論信息文化背景下高校檔案工作轉型

喻念念

[摘 要]隨著信息技術的不斷發展以及信息文化的進一步深入，廣大群眾對檔案所具有的功能價值有了新的認識。而高校檔案工作作為整個檔案工作的重要組成部分，在信息文化背景下也不斷面臨著新的挑戰和工作要求，因此，高校必須要轉變傳統檔案工作觀念，結合信息時代背景采取新的工作機制。基于此，本文主要分析了在信息文化背景下如何創新高校檔案工作方式，旨在為高校檔案工作的更好發展獻策。

[關鍵詞]信息文化；高校；檔案工作；創新；策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.115

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01

如今，隨著信息時代的飛速發展，高校檔案管理工作也擁有了更廣闊的空間，作為當下的主流文化，信息文化給高校檔案工作的進一步創新提出了更的高要求，而如何促使高校檔案工作進一步轉型，提升高校檔案工作的質量，已成為當前高校檔案工作者極為重要的任務。

檔案的功能主要是為社會公眾服務，高校檔案社會化服務的不斷推進要求高校檔案工作方式的有效轉型和創新，筆者根據信息化的特點，結合目前高校檔案工作的實際狀況，認為可以從以下幾個方面實現高校檔案工作的轉型和創新。

1 創新檔案服務理念意識，提高檔案素養

檔案是為社會公眾服務的，高校檔案為全校師生服務，且越來越趨向于社會化服務，因此，在信息文化背景下，高校檔案工作人員要積極轉變檔案服務理念，提高自身的檔案文化素養。信息化要求高校檔案資源要不斷實現共享，要促進檔案資源與檔案使用者之間建立一種和諧、良性的互動關系，最大限度發揮檔案資源的作用，實現檔案的社會服務功能。因此，高校必須要重點做好以下幾個方面的工作。首先，高校必須要秉承著信息開放化的檔案服務理念，不應將檔案視作學校的“私人財產”，而是要擴大檔案使用率，不斷增強檔案的使用效率，拓展檔案的社會服務功能，堅持促進高校檔案為社會政治、經濟、文化服務，在最大范圍和最廣領域提高檔案的利用率。其次，建立和完善關于檔案信息化的制度、規則，為檔案信息化利用提供一定的制度和法律保障，逐漸將以人為本的理念滲入到檔案工作中，進而為高校檔案工作的服務提供保障，促使檔案服務工作理念和意識的進一步轉變。最后，要加強檔案工作人員專業素質和人文素質的培養。高校要通過各種靈活手段培養一支具有服務精神、創新意識且專業技能、素質過硬的檔案工作隊伍，積極推動檔案資源的開發、整合與利用。

2 創新檔案服務工作內容，優化檔案信息資源結構

檔案信息資源是否能夠對廣大群眾產生作用主要在于檔案信息內容的適應性以及檔案資源結構的多樣性。要實現檔案服務功能的有效推進，就必須積極創新檔案服務工作的內容，努力優化檔案信息資源結構。因此，高校要通過各種方式方法不斷增加檔案內容、豐富檔案內容，使其不僅能夠滿足高校師生的需要，同時也能滿足廣大公眾的現實需求。另外，還要經常性地采集各類檔案信息，及時更新現有的檔案資源，保持檔案信息的時效性。當然，檔案內容的創新和增加是要以不危害國家、學校和社會以及公眾利益為前提的。與此同時，在信息化背景下，高校應該利用各種計算機信息技術，將各種形式的檔案資源予以整合歸類，利用計算機的搜索功能使檔案信息的查詢、使用更加快捷和方便。通過檔案信息管理系統，實時對檔案信息進行修改、更新和完善，保證檔案資源的即時性和完整性。此外，要著重提升檔案資源的質量。在保證高校檔案資源真實性和完整性的前提下，繼續開發新的檔案資源服務項目，譬如檔案信息的分層與分類、用戶導向的信息調查與整理、個性化信息收集等。

3 創新檔案服務工作機制，構建檔案信息服務平臺

在信息化背景下，要實現高校檔案服務功能的不斷轉型和創新，就必須著重創新檔案服務工作機制，構建良好的檔案信息服務平臺。高校在這方面應該做好以下幾方面的工作。第一，重點推動高校內部各部門之間檔案信息一體化的系統建設。重點利用高校的信息網絡服務系統，將教學、管理、科研、后勤和學生工作處等各部門納入到一個統一的管理體系中，做好全方位的綜合管理，這樣便能極大地降低檔案工作的重復率，有效提升檔案工作的效率。第二，努力實現各大高校之間的檔案聯通服務工作。各大高校之間以及高校與其他機關部門之間要進行相互溝通、交流，實現信息互通，以最大限度減少因地域差異帶來的時間損耗，加強各高校和部門之間檔案信息的整合，提升檔案信息服務的質量。第三，注重品牌意識。高校檔案服務工作應該積極朝著品牌化方向前進。為了在更大范圍和更廣領域內實現檔案資源的有效使用，要通過參觀、培訓、媒體宣傳、現代網絡等途徑，對檔案信息予以推廣宣傳，增加檔案資源的使用效應，逐步實現檔案服務工作品牌化。

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