檔案管理及數字化建設

張玉琴

摘 要：隨著網絡技術的不斷普及，檔案管理方式也在不斷改進，使得檔案數字化管理得以實現。數字檔案因其自身優勢，已逐步取代其它檔案而存在，然而新事物在實際應用中或多或少會有局限性，所以，如何解決數字檔案在實際操作中出現的問題是當務之急。

關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數字檔案的主要特點

傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時代發展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。

1.1 數字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。

1.2 數字檔案安全性高

傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數字檔案的使用效率高

紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。

2 數字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認知度

從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數字檔案的格式的問題

數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑

紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。

3 數字檔案管理問題的解決方式

數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。

首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。

其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。

最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。

由上述可知，時代的飛躍發展，要求人們要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時代發展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時代發展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。

參考文獻

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