會議可視化管理應用的設計與實現

江蘇蘇源高科技有限公司 王征美

會議可視化管理應用的設計與實現

江蘇蘇源高科技有限公司 王征美

本文以會議可視化管理為實現目標，貫穿會前、會中、會后全過程管理，實現會議資源集約化，會議信息可視化。

會議發布；會議可視化；即時提醒

引言

會議是開展工作的必要手段，也是解決問題的重要方式。為推動公司會議管理工作模式和業務流程的創新發展，建設會議管理模塊，利用信息化手段輔助實現會務管理工作可視化、智能化、集約化的目標。

1.項目必要性

常見到會議室門口的紙張張貼，各會議中心、會議室、培訓場所等會議資源未達成統一管理，會務管理手工化，缺乏信息系統支撐、無法實現對會議管理的會前準備、會中組織、會后跟蹤、會后會議資料查閱的會議全過程管理。因此，在信息化發展迅猛的當下，會議管理模塊的建設有助于實現會議安排的科學管理，提高會議的效率與價值。

2.業務需求

應服務發展方式轉變需求，建設會議可視化管理模塊，整合會議資源，實現會議資源管理、會議過程管理、會議引導可視化、會議即時提醒，提高人、財、物集約化管理效率和現代化管理水平。主要包括以下部分：

（1）會議資源管理：對會議室、會議中心、培訓場所等資源、服務項目進行統一管理。

（2）會議過程管理：實現會議的會前籌劃、會議發布、會中控制和會后跟蹤等全過程管理。

（3）會議引導可視化：通過大廳、樓道及會議室門外的顯示屏對參會人員進行有效引導。

（4）會議即時提醒：通過消息通知、OA等方式，提醒參會人員會議時間、地點。

3.集成設計

通過軟件接口的方式,將會議信息、會議督辦、會議更改等信息以郵件、消息通知等方式發送給參會人員。推送會議列表到門戶網站，顯示會議安排列表。通過軟件接口的方式，實時向會議可視化顯示終端推送會議會表，實現會議可視化引導。

4.功能實現

系統業務模塊主要模塊包括：會議資源管理、會議過程管理、會議可視化管理、會議統計分析。

4.1 會議資源管理

建立會議室檔案，會議申請人員可根據會議的規模以及性質申請相應的會議室。對會議提供的服務固定項目進行規范化定義與管理。通過會議移動設備管理，實現會議室移動設備品名、參數等基礎信息的維護及空閑、維修中等設備狀態的動態更新。記錄會議室及會議室設備的維修檢修信息，對正在維修檢修的會議室及設備及時更改相應的狀態[1]。

4.2 會議過程管理

登記會議信息，根據會議類別形式，提交會務管理部門審批。會務管理部門對上報的會議資源申請進行審批[2]。會議管理部門可對已審批通過的會議室進行統籌調度，并對原會議安排相關人員發送會議變更通知。掛接相關會議文件，進行會議信息發布，通過消息或郵件等途徑發送至各參會人員[3]。通過會議簽到，統計實際參會人員。會議室門口顯示終端顯示人員的簽到情況，信息顯示與會議簽到臺實時同步。會議主持者在會后可將會議紀要進行整理并上傳，實現會議紀要集中管理。各單位及參會人員，可查詢下載會議材料。

通過短信平臺或郵件方式向參會人員發送會議督辦工作及階段性任務。對未反饋的參會人員通過短信平臺或郵件方式進行再次提醒。會議主持者在會后進行會議評估總結，實現會議評估總結集中管理。

4.3 會議可視化管理

大廳會議室引導可視化：實時匯總當天所有的會議安排情況，并通過大廳會議引導終端，可視化展示當天的會議安排情況。根據會議的日程安排系統自動生成一周內會表，并通過會議室會議引導終端可視化顯示一周會表信息、動態展示會議室當前狀態及進行中的會議信息。

4.4 會議統計分析

可查詢會議狀態，會議狀態包括：申請、審核通過、進行、結束、延時、取消等狀態。查詢人員可查詢自己需要參加的會議，并通過會議的會場設計圖確定席位。通過查詢參會人員出席會議情況，合理安排參會人員參加會議的時間，減少參會人員的會議沖突。根據會議名稱條件進行查詢該會議相關綜合資料，可以直接點擊下載資料。根據時間不同周期，以圖型報表方式展示會議室使用情況。

4.5 系統管理

記錄并可查詢系統中每一操作的響應時間等信息，便于分析系統運行效率問題。記錄并可查詢系統用戶每一次登錄系統信息，便于分析/查詢系統用戶的操作習慣等。記錄并可查詢每一次系統發生異常時的系統異常日志信息，用來分析異常產生的原因，以便解決相應的問題。記錄并可查詢接口每一次連接、操作系統時的系統接口訪問日志信息，用來分析接口對系統的影響。根據會議、會議室的級別，設置不同用戶的會議室的申請權限、會議資料的下載查看權限。

5.總結

通過建設會議管理模塊的建設，能夠更好地提高會務管理能力、提高會議服務水平、增加經濟效益等目標。提高會議的管理水平和服務能力；提高了會議管理的信息化，提高會議管理工作效率與規范化；利用建設的會議管理信息系統，能全面掌握會議資源，統籌調配，集中管理，集約化使用，從而能降低溝通成本。

[1]錢波．杭州師范大學會務管理信息系統的研究與分析[D]．云南大學,2015．

[2]江河,蘭艷．大型會議會務管理系統的設計與實現[J]．電腦與信息技術,2005,(02)：57-59．

[3]白永生．常見信息發布、無線網絡及會議系統設計思路[J]．智能建筑與城市信息,2014,(07)：82-85．

[4][美]RalphR．Young著．有效需求實踐[M]．機械工業出版社,2002．