淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

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引言：大數(shù)據(jù)已經(jīng)來臨，所以將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到電子信息檔案管理中是非常重要的。所以本文首先將會論述大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，其次，會論述電子信息檔案管理工作中會出現(xiàn)的問題。

1 將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

1.1應(yīng)用大數(shù)據(jù)讓檔案館與城市融為一體。2013年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部提出了智慧城市的概念，并在一些地區(qū)開展了試驗工作。建設(shè)智慧城市主要依靠的是信息，它們可以通過信息數(shù)據(jù)，計算能源的利用，從而避免能源浪費，其次，還可以用信息提前預(yù)知類似于地震、海嘯、山洪的自然災(zāi)害，避免人類受到損傷，耕地受到破壞。總之，如果可以多多合理利用信息，就可以對百姓做出有效益的事。

檔案館的存在主要還是為了便攜人民的，然而，由于目前我國對于檔案管理的方式還不是很先進，所以，檔案館還存在收集信息方式落后、缺少人才等問題，才會導(dǎo)致檔案館的資料未能被妥善運用。

建設(shè)智慧城市需要運用到大量的數(shù)據(jù)，無論是地皮的采購還是人員的征集都需要數(shù)據(jù)。此時，檔案館就可以起到很明顯的作用了，檔案館中的大部分資料都可以為建設(shè)智慧城市做出一定的貢獻，工作人員可以將檔案館中的資源最大化的挖掘出來，供建設(shè)城市使用。然而，目前檔案館的數(shù)據(jù)是多到超出人類所想象的范圍，光憑人工是很難篩選出合理有用的信息的，因此，我們必須將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到檔案館中，才可以使檔案館與智慧型城市融為一體。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于電子文件的管理

2.1應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)鑒定電子文件。在步入大數(shù)據(jù)時代之后，電子文件的數(shù)量呈指數(shù)模式增長，排除掉那些無用的電子文件，即使是有用的電子文件，人工也很難將其中重要的信息提取出來。在過去的年代，記錄數(shù)據(jù)都是用紙張，按理來說，數(shù)據(jù)應(yīng)該比紙質(zhì)更加容易查詢，可是實際情況確是數(shù)據(jù)比紙質(zhì)更難查詢。如今提取電子檔案的方式，都是讓工作人員一頁一頁地尋找其中重要的信息。然而，隨著時代的不斷發(fā)展，社會采取的數(shù)據(jù)都越來越多，如果依舊采取傳統(tǒng)的方式，根本無法按量完成任務(wù)。所以，想要對這些電子檔案進行檢索、歸類的話，首先就必須對所有的數(shù)據(jù)進行大致的分類，用大數(shù)據(jù)技術(shù)檢測、歸類，緊接著判斷文件是否有價值，篩選掉無用的文件。之后，就是對這些數(shù)據(jù)進行編程、分類，然后供社會上的一些工程使用。

除此之外，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后可以將篩選出來的數(shù)據(jù)重新分類，方便日后需要。

2.2大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助處理非結(jié)構(gòu)化的電子文件。電子文件分為好幾種類型，以前，用戶大多使用關(guān)系型的文件，然而這種類型已經(jīng)不能順應(yīng)如今的時代變遷了，而如今大多數(shù)用戶都會選擇使用非結(jié)構(gòu)化的電子文件。關(guān)系型的電子文件占用的內(nèi)存非常大，那么，如何處理好大內(nèi)存的關(guān)系型電子文件和非結(jié)構(gòu)化文件就是一個炙手可熱的問題，使用大數(shù)據(jù)庫技術(shù)就是最好的選擇。

2.3大數(shù)據(jù)技術(shù)可以儲存檔案數(shù)據(jù)。提高電子信息檔案管理的質(zhì)量無非就是使用檔案數(shù)據(jù)庫，然而，最近常常會有新采集的檔案無法加入檔案數(shù)據(jù)庫的情況，這種情況就像紙質(zhì)的檔案沒有地方存放一樣。出現(xiàn)無法存放的問題，檔案數(shù)據(jù)庫的工作人員一般就會將最早的數(shù)據(jù)銷毀，然后再將新的數(shù)據(jù)存進去。但是，在被銷毀的檔案數(shù)據(jù)中，肯定也有一些價值很高的數(shù)據(jù)，如此一來，就非常可惜。然而，國家現(xiàn)在不會為了一個數(shù)據(jù)庫建立一所大樓或者建立一整個機房專門存放數(shù)據(jù)，解決此問題的唯一方法就是優(yōu)化存儲方式，做到在相同的存儲空間下可以存放更多的電子信息。如今大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生對于電子檔案管理來說，是非常有效的。因此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到社會上其他的大數(shù)據(jù)行業(yè)是非常可靠的。

3 運用大數(shù)據(jù)時需要注意的問題

3.1需要有明確的標準和目標。電子信息檔案中擁有很多有價值的資源，在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，我們首先需要知道自己需要的信息是屬于什么分類的，在找到這個分類之后，再對需要的內(nèi)容針對篩選。這樣，才可以在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中更加方便。

3.2注意存在的潛在危險。對于執(zhí)行電子信息檔案管理的工作也有可能會做出一些違法的行為，因為工作人員是近距離接觸這些數(shù)據(jù)的，所以他們很容易可以篡改檔案信息，造成對他人隱私的侵犯。大數(shù)據(jù)時代到來后，電子信息檔案管理人員也不可過于放松，只有合理得當?shù)倪\用，才能提高對于電子信息檔案管理的應(yīng)用。