在辦公自動化系統中建立醫院臨時采購藥品審批功能的實踐Δ

劉英俊，吳惠珍，安 靜，張旭東，任炳楠，宋浩靜，支旭然，董占軍（河北省人民醫院藥學部，石家莊 050051）

·藥房管理·

在辦公自動化系統中建立醫院臨時采購藥品審批功能的實踐Δ

劉英俊＊，吳惠珍，安 靜，張旭東，任炳楠，宋浩靜，支旭然，董占軍#（河北省人民醫院藥學部，石家莊 050051）

目的：改進醫院臨時采購藥品審批工作流程，提高工作效率。方法：介紹我院在醫院辦公自動化（OA）系統中嵌入臨時采購藥品審批工作的功能模塊的情況，并對其應用效果進行評價。結果：通過確定并實施我院臨時采購藥品的行政審批流程、系統功能權限分配、審批流程設計等操作，在OA系統中建立了對臨時采購藥品進行審批的功能。這一功能實現了審批工作的方便、快捷、及時和網絡化、無紙化，以及采購藥品等相關信息的記錄規范化，并可隨時查閱及自動統計。結論：將臨時采購藥品審批功能嵌入進醫院OA系統中，可簡化該項工作的流程，為臨床提供更好的服務，促進醫院藥事管理工作的發展。

臨時采購藥品；OA系統；審批流程；功能模塊

辦公自動化（OA）系統是用網絡連接軟件構建的用于單位內部辦公及通信的平臺系統，該系統可實現工作流程處理的自動化、無紙化和網絡化。近年來，很多醫院和科室開始引進OA系統，以實現醫院工作的全面信息化[1-3]。臨時采購藥品是醫院的一項常規工作，即臨時采購不在本院基本用藥目錄內的藥品或臨床急需藥品、特殊藥品等。為充分提高我院臨時采購藥品審批工作的效率及實現無紙化辦公，我院將臨時采購藥品審批工作引入OA系統中。筆者從原臨時采購藥品審批工作模式分析、臨時采購藥品審批在OA系統中的建立及應用效果評價三方面來介紹將醫院臨時采購藥品審批流程引入OA系統后的作用及影響。

1 原臨時采購藥品審批工作模式分析

我院原臨時采購藥品采購流程是由臨床科室主任填寫紙質臨時采購藥品申購單后報送采購員，采購員根據現有庫存等情況判斷是否需要采購，如需要采購則將申購單填寫后交由藥學部主任、主管院長審批。此工作模式存在以下缺點：（1）紙質采購藥品申購單需人工錄入欲采購的藥品信息，因信息內容較煩瑣，包括采購科室、申請人、采購藥品名稱及規格等，導致填寫程序也較為煩瑣，采購員費時費力。（2）藥學部主任、主管院長只能在辦公時間、辦公區域內對紙質申購單進行審批，由于審批者會不時審查出申購單內藥品信息填寫不完整等情況，需多次修改或審批，因此，審批過程較煩瑣，且不利于對該項工作進行監督。如因審批者出差或其他情況，申購單不能及時被審批，導致出現采購不及時或先口頭同意再補簽字這種不規范的情況。因此，對原工作模式進行改進勢在必行。原臨時采購藥品申購單信息見圖1。

2 臨時采購藥品審批流程在OA系統中的建立

2.1 臨時采購藥品的行政審批

該項工作所有的審批都應通過臨時采購藥品審批工作流程實現：首先，由藥學部相關人員對常用臨時采購藥品信息進行維護，以保證后期統計數據準確；其次，臨床科室申請人提交申請，先轉采購員審批，并提供參考意見信息；再次，由藥學部主任、主管院長審批后采購，保障臨床供應；最后，采購完成后，采購員填寫采購藥品的價格、數量、供應商等信息后結束流程并歸檔。

圖1 原臨時采購藥品申購單信息圖示Fig 1 The original temporary drug purchase requisition

2.2 系統權限分配

系統權限分為瀏覽、新建、下載/打印、編輯、刪除、存檔、統計、分析、報表等，全院職工都有自己的OA系統賬號和密碼，均可提交臨時采購藥品申請。臨床科室負責人、采購員、藥學部主任、主管院長具有審批和查看統計結果的權限。為避免密碼被盜，主管院長使用的是個性化簽名（即手寫的電子版）。

2.3 審批流程設計

工作流程是單位制度的具體執行體現。通過預先定制設計，根據工作需要可方便地設計出自己想要的工作流程。在OA系統中，預先設計好工作流程，相關人員按制定的步驟執行，辦理完畢后流程結束并歸檔。OA系統中臨時采購藥品審批流程步驟見圖2。

圖2 OA系統中臨時采購藥品審批流程步驟Fig 2 Temporary drug purchase process steps in the OAsystem

3 臨時采購藥品審批功能在OA系統中建立后的效果評價

3.1 具有統計分析及監控功能

具有監控權限的人員可隨時調取臨時采購藥品的信息，如按申請科室、申請人、采購藥品名稱、采購數量等信息進行分類匯總統計；也可調取某段時間內某個藥品的采購信息，對采購總量、采購科室、申請人、配送公司、患者信息等進行統計分析，從而為藥事管理委員會調整目錄內藥品結構提供參考和依據。OA系統中臨時采購藥品監控界面示例見圖3。

圖3 OA系統中臨時采購藥品監控界面示例Fig 3 Example of temporary drug purchase monitoring interface in the OAsystem

由圖3可見，在OA系統中，臨時采購藥品文件齊全且可隨時查閱并統計，優于原先利用Excel表格計算公式的原始模式。在OA系統中開設臨時采購藥品審批流程后，所有文件都可及時存儲在其中，并可根據系統授予的不同權限進行調閱；通過藥品臨時采購信息管理平臺，采用數字化、智能化技術對公文信息進行整合、存儲和加工，醫院可定期對臨時采購藥品信息和臨床用藥信息進行收集、分析，并根據信息分析結果為相關問題的解決提供建議。臨時采購藥品審批流程引入OA系統前后相關指標比較見表1。

表1 臨時采購藥品審批流程引入OA系統前后相關指標比較Tab 1 Comparison of related indexes of temporary drug purchase approval process before and after introduced into OAsystem

3.2 審批方式更加方便快捷

由于采用醫院內部網絡，流程參與人員能隨時接收來自管理層或其他工作人員的信息和手機短信，極大地方便了工作人員之間的及時聯絡。審批中所附帶的文件、附件、批示意見等信息可相互展現，保證了審批流程中有效信息的完整流轉。引入OA系統后，臨時采購審批實現了無紙化辦公。只要有移動上網設備，相關負責人可在任何時間、任何地點均可及時處理臨時采購藥品申購單，極大地縮短了藥品臨時采購的審批周期。通過OA系統，管理部門可有效協調藥學部與臨床科室間的工作，實現高效協作辦公，審批流程信息化流通速度成倍提高，促進了患者用藥安全、有效、及時。

3.3 表單內容完善

臨時采購藥品的申請表單設計規范，藥品出、入庫全過程有據可查，實現了對臨時采購藥品的閉環管理。

審批者對表單的審計內容主要包括3個部分：（1）藥品信息及采購理由。審批負責人可根據藥品的性質、用途及醫院是否有類似或可替代藥品等信息決定是否采購。（2）患者信息。藥學部可對審批采購后患者的用藥進行合理性審查，藥品的去向可詳細到患者及其用藥時間、用法用量等，確保藥品使用信息可追溯，保證患者的用藥安全、合理。（3）審批意見。審批負責人可清楚地查看各審批流程中提出采購申請的科室負責人、藥學部采購員、藥學部主任、主管院長等的申請原因及相關意見等，可清晰地知曉相關負責人的意見及應注意的事項。OA系統中臨時采購藥品申請界面見圖4。

圖4 OA系統中臨時采購藥品申請界面Fig 4 Temporary drug purchase application interface in OAsystem

3.4 流程規范

OA系統中臨時采購藥品采購申請流程清楚明確，記錄填寫規范，且可進行查證管理：臨時采購藥品審批流程對所有參與者都有明確的流程指向，并可隨時查看；發起申請的操作開始后，所有參與者都會及時收到相應的通知以及時處理。另外，在該系統中，每一流程運行階段都有辦理時間記錄，不僅規范了科室管理體系及促進相關人員及時執行流程操作，杜絕了隨意涂改、篡改、漏填或不按時填寫記錄等不良工作習慣，還確保科內工作分工與責任明確，極大地提高了工作效率。辦公流程的規范，建立了緊密、協調、簡單、可靠的管理機制，也間接促使醫院員工工作的規范化。

3.5 節省資源

臨時采購藥品審批流程在OA系統的應用，不但避免了紙張的不必要使用，還減少了印刷、筆墨、訂書釘、曲形針等其他辦公費用，為醫院節省了相關開支。

4 討論

OA系統的應用改變了傳統的辦公模式，簡化了辦公流程，避免再出現“找人辦、等人辦”的現象，使需要多部門、多級別辦理的事務都可通過OA系統實現正常運轉，由此提高了醫院綜合管理水平。

OA系統應用于醫院管理流程中，實現了工作流、信息流和知識流的聯合管理，規范了辦公流程。臨時采購藥品審批流程在OA系統中運行后避免了多部門審批的等待時間，同時也實現了相關負責人處理工作的靈活性，使其可優先處理更有價值、更重要的事務，整體提高了醫院辦事效率和對信息的可控性，提高了執行力。

借助該系統，我院還可對臨時采購藥品的信息進行統計，對某段時間內采購的藥品按數量、金額、次數進行排名，對排名靠前的藥品進行原因分析；還可調查我院基本藥品目錄中的藥品常規采購價格比臨時采購的藥品價格是否更高、我院哪些品種送貨不及時或供給不足，或因地震、流感等不可抗力的突發事件而導致的我院和供貨公司藥品庫存不足等信息。根據不同原因采取相應措施，如適當調整藥品價格、對供貨公司實行服務評分制度，或經藥事管理委員會討論后決定某藥品是否納入醫院基本藥物目錄以長期采購等。另外，通過OA系統，我院對醫院現有的工作流程進行了梳理，提高了辦公效率，降低了辦公成本，為醫務工作者提供了一個科學、先進、開放的信息化辦公平臺[4]。

在OA系統中不但可引入臨時采購藥品審批工作，還可用于血站、醫院護理站等部門或排班工作[5-10]中，推進各項工作的流程改進，實現管理工作的信息化、科學化、流程化。

綜上所述，臨時采購藥品信息化管理是醫院信息化管理的重要組成部分，將臨時采購藥品審批工作引入OA系統中，不但可簡化臨時采購藥品流程，還有利于藥學部門更好地服務于臨床，促進醫院藥事管理工作的發展。

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Application Practice of Establishing Temporary Drug Purchase Approval Function of Hospital in Office Automation System

LIU Yingjun，WU Huizhen，AN Jing，ZHANG Xudong，REN Bingnan，SONG Haojing，ZHI Xuran，DONG Zhanjun（Dept.of Pharmacy，Hebei People’s Hospital，Shijiazhuang 050051，China）

OBJECTIVE：To improve the hospital workflow and efficiency in temporary drug purchase approval process. METHODS：The approval function for temporary drug purchase was introduced into office automation（OA）system in our hospital，and the effects were evaluated.RESULTS：According to ensuring the administrative approval process，system function permission assignment and approval process design in temporary drug purchase in our hospital，functions for approving temporary drug purchase were established in OA system.It achieved convenient，efficient，timely，networking and paperless approval work，as well as standardized record，checking out at any time and automatic statistics for drug purchase.CONCLUSIONS：Introducing temporary drug purchase approval function into hospital OA system can simplify workflow，provide better service for clinic，and promote development of hospital pharmacy management.

Temporary drug purchase；OA system；Approval process；Function module

R95

A

1001-0408（2017）10-1372-04

2016-06-02

2016-12-07）

（編輯：劉 萍）

河北省醫學科學研究課題計劃（No.20130418）

＊藥師。研究方向：醫院藥學信息化。電話：0311-85988640。E-mail：804998458@qq.com

#通信作者：主任藥師，碩士。研究方向：醫院藥學。電話：0311-85988604。E-mail：13313213656@126.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.10.20