提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

摘 要：目前而言，我國檔案管理科學化的水平還遠遠不夠，為了使檔案管理事業能夠朝著網絡化、系統化、規范化的方向去發展。本文具體通過分析檔案管理現狀，提出分工不夠明確，管理技術不夠先進，管理制度不夠完善三個方面的問題，得出改變原本工作形式、加強工作人員綜合素質、完善檔案管理制度的建議用以提高檔案管理科學化的水平。

關鍵詞：檔案管理；研究；提高

科學化的檔案管理所指的就是以科學理論為依據，將檔案管理工作進行系統有效更加科學的方法進行管理。隨著時代發展越來越迅速，人們對于檔案的需求逐漸變強，檔案管理也開始被重視起來，目前，我國檔案里科學化的水平跟不上時代發展的水平，面對日益增加的檔案數量只有提高檔案管理科學化的水平，提升檔案管理的辦事效率，才能滿足社會對于檔案管理方面的需求，檔案管理事業才能蒸蒸日上。

1 檔案科學化管理存在的問題

1.1 檔案管理工作方式落后

傳統的檔案管理工作仍然采用書面文字形式記載，這種老式的記錄方式面對現階段“爆炸式”增長的檔案數量顯得力不從心，同時還要耗費大量的人力資源，導致沒有必要的社會開支。而當人們需要檔案的時候，因為許多年份上，地域上的問題，更加難以查找使用，對當事人造成很大的困擾。想要提升檔案管理科學化的水平改變落后的檔案管理工作方式是重中之重。

1.2 人員綜合能力不足

目前檔案管理方面的人員水平參差不齊，大部分的工作人員沒有接受過系統性的崗前培訓，對于檔案整理、收集、歸檔等業務不熟，且大多數的檔案人員都有著自己的“副職業”，難以在檔案管理方面投入過多的心思，尤其在當今數字信息化的前提之下，檔案管理工作者對于新式的檔案管理工具不能很好的接受并熟練應用，這對于先進檔案管理設備的引入是一個巨大的阻力，提高檔案管理工作者的綜合素質是提升檔案管理科學化的必要過程。

1.3 制度不完善

檔案管理方面，現階段制度還不夠完善，導致工作人員左室沒有邏輯性、原則性。例如檔案交接過程當中移交檔案的手續不按照程序走，核實、整理、簽字等方面的工作做得不到位，導致檔案數量、界限不清不明等問題。為后續工作的進行造成了很大的困擾。因此，改變人們對于檔案工作的看法，完善檔案管理的制度是提高檔案管理科學化的前提。

2 提高檔案管理科學化的策略

2.1 改變檔案管理工作方式

提高檔案管理科學化的水平，需要改變檔案管理的工作方式，利用轉變檔案工作職能的方式來提升工作效率，將檔案管理者的部分權限公開化。例如：在電子檔案這一方面，檔案管理會涉及到“歸檔”這項工作，因為工作人員對于生成資料人沒有了解，也因為生成資料的人群過于龐大導致這項工作費時費力，效率極其低下，失誤率長期偏高，如果轉變思路，“歸檔”這項工作不再由工作人員完成，而是讓資料生成者去將自己的電子檔案進行“歸檔”，即幫助工作人員減輕了這項工作沉重的負擔，又因為資料生成者對于自己的資料了解最深，同時很大限度上避免了電子資料歸置錯誤的情況發生。隨著信息化時代的到來，人們對于信息攝取的方式也逐漸從紙張之上轉變為數字設備當中，對檔案服務的要求也從開始的面對面服務發展到了網絡層面上的服務。檔案管理的工作也應當學會與互聯網結合，檔案查詢不需要專門去各地的檔案室，而是在網絡上，通過建立網絡信息平臺的方式，將各種地方的、城鄉的檔案全部集中在網絡上，建立完善的網絡信息庫，利用現在網絡上獨有的強大的信息檢索功能，使人們在家里就能精準快速的找到自己想要查詢的內容。查詢檔案不再受到地域、時限的限制，有效的提升了檔案管理科學化的水平。

2.2 加強工作人員工作能力

檔案管理工作本身就是一個覆蓋面廣泛的綜合性很強的工作，特別是如今信息時代下檔案管理工作工作內容覆蓋范圍更廣泛，對于工作人員的工作能力、專業知識就有著更強更高的要求。做為一名合格的檔案管理工作者要加強自我檔案管理意識，嚴格做好自己的本職工作，不僅對傳統的字面上的檔案能夠進行系統快速的管理、歸檔、分析，更要與時代接軌，對于在檔案管理工作方面所接觸到的高科技設備，都能夠很好的接受了解和操作。除了自己本身的專業素養之外需要提高，對于其他方面的知識都需要有所涉獵，這樣在面對咨詢者是才能給出更加精確有效的信息建議。檔案管理科學化的提高是不僅要檔案管理數字化、信息化，同時更與檔案管理工作者的個人能力息息相關，檔案管理工作者水平的高低直接影響著檔案管理工作的工作效率。所以，對于提高檔案管理工作人員的工作能力，系統、科學的對其進行專門培訓，明確自己的責任，嚴肅認真的對待自己的本職工作，在檔案交接時做到認知細致、嚴格按照規章制度辦事，對于接出的檔案整理好借據，做到及時催還，能夠將檔案交接的具體形式時間、地點、監交人等信息進行詳細的記載，能夠提高檔案收集的質量關。所以要對檔案管理工作的工作人員進行系統的全面整合，進行統一的培訓將工作人綜合素質提升，讓工作人員對于檔案管理這一份工作重視起來，全身心的投入其中，檔案管理科學化的水平自然而然的就會隨之提升。

2.3 完善檔案管理科學化機制

想要提高檔案管理科學化的水平，從最根本入手，就是要加強檔案管理的機制，樹立先進的檔案管理理念，理論是實踐的指南針，要讓工作人員行為規范，工作方式系統化、標準化就要先將檔案管理科學化的大方向確定下來，建章立制，讓工作人員辦事有章可尋[3]。例如：人事化檔案的管理，人事化檔案一直以來都被人們當成“職業誠信記錄”對于人們的工作生活等方面及其重要，但是由于檔案管理一直以來不夠透明，往往會出現許多莫名其妙的問題。完善的規章制度就是要解決這種“不透明”的現象。建立條例清晰有科學依據的制度，以實際情況出發，制定的方便使用、操作性強，以便于內容能更好的被工作人員接受。檔案管理的規章制度執行之中，做到賞罰分明，讓制度深入人心成為工作人員的行為標準。只有在一個科學完善的制度之下，人員的行為才能規范，管理流程才能系統，檔案管理的科學化才能提升。

3 總結

面對如今社會的高速發展，資料基數成倍的上升，檔案管理工作面臨著前所未有的嚴峻的考驗[4]。本文通過對提高檔案管理科學化的路徑的研究提出了上述三點建議，希望可以對以后的檔案管理科學化的提升產生一定的幫助。

參考文獻

[1]鄧丹. 關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J]. 經營管理者，2014，26：298.

[2]李鐵英，徐華妹. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 經營管理者，2015，04：317.

[3]呂清. 分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 東方企業文化，2015，21：183.

作者簡介

劉婷婷（1984-），女，云南省個舊市人，漢，助理館員，大學本科畢業生，研究方向：檔案管理。