新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

楊素英

摘 要：醫院作為社會當中的一個運行整體，它的管理和運行機制會直接影響到醫療工作的開展和進行。隨著現代化科學技術的發展，科學化規范化對醫院檔案進行管理也就成為了提升醫院管理有效性的一種方式。在本文當中我便會立足于目前檔案管理中的問題提出相應的改善思路。

關鍵詞：新形勢；醫院；檔案管理；現代化；問題及對策

1 傳統醫院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標準不統一

檔案是一種較為特殊的管理信息，它既記錄著單位和部門的發展與變化，同時也能夠為后來的工作者提供一定的借鑒作用。在醫院當中更是如此，由于醫院工作既需要對工作人員的基本信息和發展信息進行登記管理，同時又需要對不同患者和部門的情況進行記錄，這也就使得整體醫院當中的檔案關機內容比較龐雜。從目前醫院的檔案管理情況來看，檔案內容能夠較好的整合病例，能夠有效提高整體醫院工作的科學性和有效性。從目前的情況來看，使用科室、職能科室以及檔案室是檔案管理當中的主要職能部門，他們對于檔案管理都起著一定的作用。但是由于本身醫院檔案資料內容較多，醫院本身只是要求對于檔案進行有效的管理，并沒有對每個部門所應當承擔的責任和分工進行明確的規定，這也就導致了整體檔案工作并不能夠較好的進行協調和銜接，也不能夠更好的發揮出每個部門的作用。況且由于這種管理體制的不健全，使得不同部門的檔案由不同的工作人員進行管理，這樣很容易破壞信息收集和管理的連續性和準確性。同時由于分工不明，在收集信息的過程當中很可能會出現重復收集的情況，這樣就會造成對于人力、物力和財力的浪費，得不償失，不利于對檔案信息的科學化和規范化的管理。

1.2 缺少專業管理人員，缺乏專業精神

工作人員是檔案管理的主要實施者和操作者，他們的專業水平和素質會直接影響到整體信息管理的效率。從目前我院的情況來看，許多的檔案管理者都是從護理或者是行政工作處調過來的人員，他們并不具備專業的檔案管理知識。而且由于大部分人都認為對于檔案管理是一個較為輕松且不需要嚴格要求的工作，領導人對于此也并沒有足夠的重視，從而也就導致了檔案管理者的流動性較大，他們的文化和管理水平參差不齊。況且由于人們思想上并不能夠給予此項工作以足夠的重視，因而被調的檔案管理人員并不能夠將全部精力放置于檔案科學化管理上，使得目前醫院的整體檔案管理水平呈現出徘徊不前，很難出現與時俱進的情況。而且由于這些管理者更多關注于職位升遷和醫學知識的學習，對于相關的法律了解較少，使得法律和規章的執行也不到位。因而這種缺乏專業性管理人員的情況也成為了目前檔案管理停滯不前的一個重要原因。

1.3 現代化管理水平低

由于醫院的領導人員和相關的檔案管理者對檔案管理并沒有足夠的重視，因而在實際當中其現代化發展也不能夠真正做到與時俱進。在傳統的檔案管理當中更多采用的是手工記錄和提取的方式，這樣不僅很容易出錯，而且還很有可能導致數據信息出現錯誤和檔案丟失。由于醫院的工作內容比較龐雜，人員流動較為頻繁，因而大多數人員的現代化理念更多是停留在醫療設備的引入和使用方面，對于相關醫療設備的管理也更多是關注于資金的投入。在這種情況之下，并沒有專業人員對于設備的基本情況和使用進行紀律和管理，這樣就會導致對于設備檔案管理不能夠緊跟醫院實際發展，很容易出現設備已經更新換代，但是檔案中對于其具體的性能和使用記錄不到位的情況。當然由于在思想上對于檔案管理的不重視，使得目前的現代化管理還處于較低的水平，并不能夠真正做到與時俱進。

1.4 檔案管理重視程度不夠

檔案是一個部門和單位發展的基本憑證，它能夠很好的表明在不同時期和階段當中醫院的整體情況和水平。但是由于大多數醫院更加關注的是具體的醫療工作情況和所能達到的醫學水平，領導人員更加看中的是醫院所能夠帶來的經濟效益。在這種情況之下，上行下效，工作人員也是追求提高自己的醫學技能和知識，并沒有能夠給予檔案管理以足夠的重視。這樣也就導致了醫院將更多的資金注入到了醫學設備和人才的引進上，對于檔案管理的投入相對較少。這樣更加導致了檔案管理人員的意識淡薄，并不能夠認識到自己的工作對于醫院科研進步和醫療知識傳遞的重要性。這些因素也使得在整個醫院當中還是固守舊有思想對檔案進行管理，從而導致了對于檔案的使用效率也較低。

2 新形勢下醫院檔案管理工作新思路

2.1 健全檔案管理制度，規范管理模式

制度是規范人們行為的主要內容，它能夠對于人們起到直接的規范和促進作用。因而醫院就應當給予檔案管理制度健全以足夠的重視。明確不同檔案所需要保管的時間，具體的分類標準，也可以指定一些獎懲制度進行激勵。通過這種方式不僅能夠引起人們對于檔案管理的重視，而且還能夠提高實際工作的效率。當然在完善制度的時候需要根據本院的實際情況，安排管理小組人員的時候既需要考慮到他們知識的專業性，同時也應當注意到其是否具備一定的工作經驗。這樣才能夠在規范制度化管理的同時，提高檔案資料的科學性和使用率。

2.2 強化管理意識，提高業務水平

在醫院當中，檔案管理人員的管理意識和專業素質會直接影響到其工作的質量和效率。檔案管理并不是我們通常認為的對于信息的簡單收集和管理，而是需要按照一定的制度和規范來對其進行分類整理，提高管理的科學性和完整性。因而醫院應當定期對檔案管理人員進行培訓，這樣不僅能夠提高全院對于檔案管理的意識和重視程度，而且還能夠真正提高管理人員的專業水平。當然醫院還應當對于管理人員的工作進行考核，并制定一定的獎懲規則，這樣不僅能夠提高工作人員的積極性，而且還能夠激發他們的創新意識。

2.3 引進現代化檔案管理技術

在科學技術迅猛發展的今天，將現代化技術針對性的滲入進檔案管理當中，不僅能夠避免對于人力、物力和財力的浪費，而且還能夠減少對于空間的利用，提高工作的準確性和科學性。從目前的情況來看，計算機在分類和存儲信息方面有著很大的優勢，不僅能夠擴大信息的容量，同時也能夠更好的保證存儲時間。但是這種現代化科技并不能夠真正取代傳統的檔案管理方式，因而在對醫院檔案進行管理的時候，需要將兩種手段結合起來，將病歷和人事檔案進行分開管理，這樣既便于查找，又能夠真正促進醫院檔案管理與時俱進，推動其管理的網絡化和信息化。因而將現代化的管理方式有效的引入到醫院檔案管理當中既能夠有效減少對于資源的浪費，同時還能夠有效提高對于檔案的使用率，所以這也更加的先進和科學。

3 小結

本文是基于我對醫院檔案管理工作相關知識了解展開的，在文章當中我首先從檔案管理體制不健全，標準不統一；缺少專業管理人員，缺乏專業精神；現代化管理水平低和檔案管理重視程度不夠這四個方面說明了傳統醫院檔案管理存在的問題。之后則又從健全檔案管理制度，規范管理模式；強化管理意識，提高業務水平和引進現代化檔案管理技術這三個角度論述了新形勢下醫院檔案管理工作新思路。然而宥于個人知識水平的限制，在文章當中我并未能夠就相關問題進行全面詳盡的分析和說明，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

參考文獻

[1]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014（2）：116-118.

[2]覃瞳.新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策[J].財經界（學術版），2015（5）：114.