新形勢下高校干部人事檔案的信息化管理研究

摘 要：檔案管理是高校教育與發展的重要部門。高校干部人事檔案管理是高校在干部人事管理過程中的重要體現和窗口，反映了高校在檔案管理中的重要職能作用，同時也是衡量高校干部管理能力的重要標準。現代科技和信息技術的發展，推動了檔案管理方式和模式的轉變，傳統的檔案管理模式很多已經不能與當前高校檔案管理的實際需求相符合。筆者從當前高校干部檔案管理出發，明確檔案管理信息化建設和管理的必要性，談談現代化檔案發展模式下，如何有效地提高高校干部人事檔案管理的成效。

關鍵詞：高校；干部人事檔案；信息化；管理

1 引言

高校的干部人事檔案真實記錄了教職員工的工作經歷、工作成績和道德水平，是高校進行職稱評定、選拔干部等工作的重要參考依據。高校干部人事檔案的信息化，就是利用現代化的信息技術和網絡技術對高校干部人事檔案進行管理。與傳統的檔案管理手段相比，檔案信息化管理最大的作用是提高了檔案的利用率和使用效率，易于保管和修改，有利于紙質檔案的保存，起到相輔相成的作用。

近年來，隨著我國經濟的快速發展和科技的不斷進步，高校人事檔案管理工作也越來越貼近時代發展的步伐。另一方面，隨著我國高等教育的轉型發展，對形式下高校人事檔案管理也提出了更高的要求。從現階段情況看，存在著一部分院校對于檔案管理信息化建設和管理處于停滯不前的狀況，制約了高校檔案管理的現代化進程。隨著信息化的發展，特別是以互聯網為代表的網絡時代的來臨，利用計算機和網絡技術進行干部人事檔案信息管理成為發展大勢和必然要求，這將大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，使人事檔案存放更加規范、系統、長久、安全，檔案查詢與利用更加方便和快捷。因此，加快建立以人事檔案信息化、網絡化為突破口的檔案管理方式改革，是高校干部人事檔案管理工作的一項刻不容緩的重要任務。

2 高校干部人事檔案信息化建設的必要性

2.1 檔案管理信息化有利于提高檔案管理的成效

實現檔案管理信息化，有利于提高檔案管理人員的工作成效。傳統的檔案管理方式，往往在信息化管理和建設的過程中，缺乏較為清晰的現代化檔案管理思路和過程，局限于紙質檔案的管理過程，其在檔案的調閱、轉調、檢索、查詢等一系列的對外服務中，缺乏現代檔案管理的便捷性與效率性，管理成效低、工作職能相對弱、服務過程效率不足。

以筆者所在的武夷學院為例，本校是國家產教融合發展試點校和福建省高校整體轉型發展示范建設校，現有在職教職工1018人，其中專任教師674人，設有專門的“干部人事檔案室”。近幾年，武夷學院強化干部人事檔案管理，不斷加強硬件建設，但信息化建設與管理卻相對滯后，傳統檔案管理模式與過程已經不能充分適應學校建設示范應用型技術大學的目標要求。所以，高校積極開展和推動檔案管理信息化的過程，不僅僅是提升檔案管理部門的工作成效和管理職能，更為推動高校在干部管理和學校整體發展上提供了保障。

2.2 檔案管理信息化有利于加強檔案資料的保存

傳統的檔案管理，由于檔案屬于紙質類的文件和資料，其保存難度相對較大，對于檔案管理室的條件、設置、設施都有著相當的要求。隨著現代科技的不斷發展，信息化系統下的檔案保存有了新的突破。在檔案的管理和保存中，高校可以積極推動數字化、無紙化的檔案管理模式，把更多的檔案通過數字化、圖像化的形式加以有效保存。這樣的方式，可以保證檔案在不斷的調閱和保存過程中不受損毀的風險，同時方便了檔案的調取和歸檔。

信息化系統下的高校檔案管理，檔案管理人員只需要輸入姓名就可以把相關人員的檔案信息從系統中檢索出來，然后通過內部系統傳遞給需要檔案內容的一方，方便快捷，省去了很多中間環節，在提高效率的同時，也為極大地提高了檔案資料的安全。近年來，隨著高校招生規模的不斷擴大，師資干部隊伍也越來越充實壯大，會有更多的高校干部人事檔案匯集到檔案管理部門，增加了檔案管理部門的工作壓力和工作強度，尤其是紙質的檔案資料管理。而信息化檔案系統管理的模式，可以進一步提高后期檔案管理的效率，一勞永逸，只需要把干部檔案信息錄入到系統中，后期的檔案管理工作會更輕松、更簡單、更有效率。

2.3 檔案管理信息化有利于推動高校綜合檔案管理的水平

檔案管理信息化的過程，是高校在檔案管理過程中的一個重要的探索和推進。高校在檔案管理中，不僅僅有干部檔案管理，還有學生檔案管理、學校建設檔案管理、財務檔案管理、后勤檔案管理等一些列的檔案管理類別。檔案管理質量的高低、成效與否，是檢驗高校一體化、全面化發展的重要標準。所以，檔案管理的信息化過程是有利于高校檔案管理的現代化發展，同時也是符合現代檔案管理制度發展的要求，是高校檔案管理走上新的發展路程的重要轉折點。

3 高校干部人事檔案信息化管理的措施

3.1 提高和強化檔案管理人員的業務素質和綜合能力

任何一項嚴謹的工作，都離不開一支高素質的管理隊伍。高校干部檔案管理在信息化的過程中，需要進一步提高和強化干部檔案管理人員的業務素質和綜合能力。在這個過程中，高校應該積極組織各類培訓活動，提高檔案管理人員的操作和實踐能力，保障高校檔案管理信息化的順利推進。為了充分調動高校檔干部檔案管理人員的積極性，高校應該科學地制定和落實相關的評價體系，并且把評價結果與管理人員的職稱、晉升等有機結合起來，激勵檔案管理人員充分發揮自身的主觀能動性，為推進高校檔案管理信息化建設作出積極貢獻。

3.2 重視檔案管理信息化的硬件和軟件條件建設

高校在信息化建設和管理的過程中，要切實的重視檔案管理部門現代化辦公設施的更新工作。辦公硬件建設方面，既要滿足現代檔案管理的切實需要，又要符合高校財務預算。在軟件建設方面，要積極制定和健全相關規章制度和管理措施，規范檔案管理人員的工作行為。實行標準化、信息化、規范化的管理過程和模式。

3.3 切實加強檔案信息化系統的安全工作，保障檔案管理實效化

網絡系統安全成為近年來各級單位高度重視的問題。高校干部檔案在信息化管理的過程中，也必須切實加強其內容和信息的安全。不但要從制度上落實信息系統安全，還要從技術上進行有效的防范，對于無權、無效的訪問需求予以回絕。此外，還要定期或不定期地進行系統安全的巡查工作，確保高校干部檔案管理系統能夠萬無一失的運行。

參考文獻

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