淺談水利工程檔案的特點、現(xiàn)狀及思考

摘 要：水利工程檔案相比其它檔案有其自身特點，由于水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)的各個階段，是判斷、衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，因此，總結(jié)水利工程檔案的特點及現(xiàn)狀，有針對性地提出加強水利工程檔案管理的思路，對提高檔案管理水平、發(fā)揮好工程檔案的作用有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；檔案管理；特點；思考

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，它真實記錄并反映了水利建設(shè)事業(yè)的發(fā)展歷程。在水利工程的設(shè)計、施工環(huán)節(jié)，除需進行理論計算外，有時還要參考已建成工程的經(jīng)驗數(shù)據(jù)。因此，水利工程檔案不僅僅是一種記錄，更可能成為其它工程設(shè)計的參考。科學(xué)管理水利工程檔案，可以為水利及水利相關(guān)部門提供信息資源，充分發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，更好地服務(wù)水利事業(yè)。

1 水利工程檔案的特點

1.1 檔案內(nèi)容豐富，綜合性強

水利工程是一項涉及多專業(yè)、多學(xué)科的系統(tǒng)工程。在設(shè)計規(guī)劃時要涉及社會經(jīng)濟情況調(diào)查、地形測量、水文調(diào)查、地址勘測等內(nèi)容，在施工中又要考慮到工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、交通、市政建設(shè)、環(huán)境生態(tài)等多個因素，據(jù)此而形成的水利工程檔案也就具有多元性和綜合性的特點。雖然名叫水利工程檔案，但其內(nèi)容卻不僅是水利，而是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

1.2 檔案形成周期長短不一

受工程規(guī)模、大小的影響，水利工程檔案形成周期的差異較大。中小型工程或應(yīng)急工程，通常僅需數(shù)月即可完成。而大型水利工程，由于其要經(jīng)歷可行性研究、設(shè)計、施工、驗收、使用等多個階段，每階段時間又較長，造成工程可能需要幾年甚至更長的時間才能完工。這種施工周期的差異直接導(dǎo)致了水利工程檔案的形成周期長短不一。

1.3 檔案形成時機性強

水利工程建設(shè)受自然條件影響較大，尤其是北方地區(qū)，一般多安排在春夏秋三季施工，而冬季基本不施工或很少施工。此外，一些工程的特點也造成了檔案形成的時機性，例如應(yīng)急度汛工程一般要求在汛前完工，據(jù)此而形成的檔案資料都有著時間短、季節(jié)性強的特點。

1.4 文書檔案與科技檔案相輔相成

水利工程的實施是規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系密切，有的文書不僅僅是檔案的前期活動記錄，更成為了科技檔案的重要組成部分，二者相輔相成，共同發(fā)揮作用。

2 水利工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理重視程度不夠

當(dāng)前，在水利工程建設(shè)過程中普遍存在著重工程運用，輕工程資料管理；重工程質(zhì)量，忽視工程資料整理等問題。此外，一些建設(shè)、管理單位的領(lǐng)導(dǎo)水利工程知識比較豐富，對水利工程業(yè)務(wù)也比較重視，而對水利工程檔案了解不多、重視程度不夠，有的甚至認為檔案工作可有可無。

2.2 對檔案管理人員培養(yǎng)不夠

對于水利工程檔案管理，有的單位在硬件設(shè)施上投入很大，例如更新庫房、設(shè)備，引進數(shù)字化檔案管理手段等等，但在“軟件”上的投入相對較小，比如對檔案管理人員培養(yǎng)上重視不夠，有的單位沒有專職檔案管理人員，有的單位檔案管理員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)等等。導(dǎo)致了檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，制約了檔案管理水平的提升。

2.3 資料收集不及時

工程檔案的形成有一部分來源于施工現(xiàn)場，只有及時收集現(xiàn)場產(chǎn)生的資料，才能保證檔案材料的系統(tǒng)與完整。目前，在工程項目建設(shè)的后期，才開始著手檔案資料的收集、整理工作，已成為施工單位的一種習(xí)慣。在整個建設(shè)周期中，由于收集不及時，難免造成一些工程原始資料破損、遺失，需要重新進行補充。既浪費了人力物力，也影響了檔案資料的真實性。

3 對水利工程檔案管理的思考

3.1 做好檔案的跟蹤管理

在水利工程建設(shè)中，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中。因此，檔案管理人員要始終跟蹤掌握工程建設(shè)進展情況，充分發(fā)揮全體人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集。及時發(fā)現(xiàn)、解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，指導(dǎo)相關(guān)人員做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。

3.2 加大檔案人才的培養(yǎng)力度

可以通過委培、進修、培訓(xùn)、參觀交流等形式，使檔案管理人員拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識，做到與時俱進；發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、遴選年輕職工充實到專、兼職檔案管理人員隊伍中，形成合理的檔案專業(yè)人才梯隊；必要時可以外聘檔案專業(yè)高級人才，指導(dǎo)、幫助提高水利工程檔案管理水平。

3.3 加強檔案的安全檢查

要建立健全檔案安全監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，加大安全檢查力度和隱患整改力度，制定應(yīng)急預(yù)案和防范措施。一是檢查基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；二是檢查檔案原件的保護；三是電子文件的保護；四是做好安全備份；五是檔案開放利用的審核等。通過檢查，確保檔案的安全存放、安全使用，增加檔案的使用年限。

3.4 推進水務(wù)工程檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化

大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運用。目前，對檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)已趨于成熟。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，推廣水務(wù)工程管理電子檔案，實現(xiàn)建設(shè)、施工、管理統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一使用平臺，提高水利工程檔案管理的規(guī)范化水平。

參考文獻

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作者簡介

李?。?981-），女，天津市人，助理館員，大學(xué)本科畢業(yè)。主要從事水利工程檔案管理工作。