乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局著力加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化建設(shè)

李玉娥

近年來，乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局在局黨委的正確領(lǐng)導(dǎo)及各級檔案業(yè)務(wù)主管部門的精心指導(dǎo)下，堅持以“抓規(guī)范、上精品、求提升、爭一流”為目標(biāo)，認(rèn)真對照山東省檔案規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理，突出重點，全面加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化建設(shè)，為做好機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作提供了有力保障。該局檔案室被評為省三級檔案室，一名職工被評為威海市檔案工作先進(jìn)個人。

1 明確責(zé)任，始終把檔案管理工作擺在重要位置

為切實加強(qiáng)檔案管理工作，該局從三個方面入手，強(qiáng)化檔案管理工作的主體意識和責(zé)任意識。

一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業(yè)務(wù)工作同部署、同推進(jìn)、同考核。同時，為加強(qiáng)檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)常調(diào)度，及時了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎(chǔ)。

二是責(zé)任落實到位。嚴(yán)格實施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實行主管領(lǐng)導(dǎo)、政工科長、檔案管理人員三級責(zé)任連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確工作目標(biāo)，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責(zé)任運行機(jī)制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2 加強(qiáng)建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強(qiáng)制度建設(shè)。嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計為主要內(nèi)容的《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復(fù)印機(jī)1臺、打印機(jī)1臺、碎紙機(jī)1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴(yán)格達(dá)到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實的物質(zhì)條件。

三是加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。該局高度重視加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓(xùn)及文書檔案歸檔培訓(xùn)，累計培訓(xùn)人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面內(nèi)容，提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級來文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機(jī)關(guān)事務(wù)各項工作的開展提供保障和依據(jù)。

一是突出規(guī)范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務(wù)、聲像等各門類檔案進(jìn)行了持續(xù)的完善補(bǔ)充和規(guī)范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環(huán)節(jié)上嚴(yán)格把關(guān)，保證了歸檔案卷的質(zhì)量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務(wù)檔案2639冊、基建房產(chǎn)檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規(guī)則，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列編號規(guī)范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標(biāo)記。建立了檔案統(tǒng)計臺帳和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準(zhǔn)確。

二是突出安全保密。檔案室配備、配齊了消防、防盜器材，嚴(yán)格落實檔案庫房的“十防”措施，確保庫房安全。日常檔案管理工作中，堅持每天測記溫濕度，并做好詳細(xì)檢查記錄，確保庫房溫濕度達(dá)到規(guī)定要求，定期檢查檔案，確保案卷完整，不受損，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜。

三是突出綜合利用。檔案室檔案員，熟悉室藏檔案內(nèi)容，做到主動、熱情、積極為機(jī)關(guān)提供檔案信息服務(wù)，并堅持檔案查（借）閱及利用效果登記制度，較好地解決了科室各項工作中的實際問題。各科室也能夠把利用好檔案作為業(yè)務(wù)工作的一個重要環(huán)節(jié)，日常工作中，對年代較久、把握不牢、事實不清的重要數(shù)據(jù)、資料，及時到檔案室進(jìn)行查詢，充分發(fā)揮好基建檔案在市直機(jī)關(guān)日常管理維修、財務(wù)檔案在經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、公車檔案在日常管理及車改前期調(diào)研中的作用，保證各項工作有據(jù)可依，萬無一失。