新形勢下煤礦企業重大建設項目檔案管理工作優化探析

摘 要：隨著經濟和社會的快速發展，對煤炭、石油等能源的需求也越來越多，為了滿足不斷增長的社會需求，優化開采量，煤礦企業通過承擔重大建設項目也在增加。煤礦企業重大建設項目的檔案管理工作記錄著項目的質量和安全管理的每個細節，貫穿于項目建設的全過程，文章通過對如何優化煤礦企業重大建設項目的檔案管理工作進行探討，以期為煤礦企業的重大項目建設檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞：煤礦企業；重大建設項目；檔案管理；優化

隨著我國經濟社會的飛速發展，煤礦企業的重大建設項目也不斷增加。煤礦企業對建設項目進行檔案管理，對重大建設項目從立項、審批到施工、驗收等各個環節所形成的文字、影像、圖紙等材料進行收集和整理，是重大項目管理的最基礎的工作。進行重大建設項目檔案管理不僅是項目主管部門和建設單位的職責，也是更好完成項目的重要保障。

1 提高認識，高度重視重大建設項目的檔案管理工作

首先，根據《重大建設項目檔案驗收管理辦法》的具體規定，檔案的驗收是重大建設項目完工后進行驗收的重要部分，重大建設項目的檔案如果驗收不合格或沒有經過驗收，將導致整個項目不能通過竣工驗收，檔案管理工作對工程項目的驗收起著決定性作用。重大建設項目的檔案資料是否完備、準確是重大建設項目檔案管理的基礎。其次，要高度重視重大建設項目檔案的質量問題。檔案管理的質量控制是一個涉及面廣的系統性的工作。檔案管理從管理層到工作人員涉及的人員多而雜，牽扯到從生產一線到后勤管理等各個部門，從項目立項到最終的完工時間跨度大。檔案資料的質量是項目工程建設檔案管理的最終反映，只有真正提高認識，高度重視重大項目建設工程檔案資料的管理，做好全程跟蹤控制，確保檔案資料的管理質量。再次，項目檔案在項目建成后也發揮著作用，日后如果項目在維護、擴建和改建等方面有問題，可以通過查找檔案來解決。檔案的收集、保管如果不完善、不到位、不規范，都將影響項目的整體效益。因此，必須高度重視項目檔案管理工作，嚴格按照有關要求做好資料的歸檔。

2 健全制度，確保重大建設項目檔案管理有章可循

重大建設項目檔案管理制度的完善是提高管理工作質量的前提。為更好規范和完善檔案管理工作，必須建立和完善長效管理機制。首先，要嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《檔案管理制度》、《檔案實施管理細則》等有關制度的要求，從檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個環節都要制定詳細的規定和標準。其次，要分工到人，明確職責。要根據檔案管理工作的要求，明確工作職責，確保由專人負責，明確分管領導，實行科學考核工作制度，將工資績效與考核相掛鉤，提高檔案管理人員的工作積極性和責任感。再次，要將檔案管理工作納入建設單位的工作計劃和議事日程，由于建設項目涉及單位和人員比較多，只依靠檔案部門的工作人員很難實現有效管理，必須建立合理的組織構架，才能切實為重大建設項目的檔案管理工作提供有力保障。

3 完善機制，實行重大建設項目與檔案工作同步管理

煤礦企業項目檔案管理人員應根據項目建設的計劃和進度，進行檔案資料的收集和整理。施工、監理、設計等部門要配備專業人員來配合檔案資料的收集、整理和歸檔工作，實現項目建設與檔案工作同步管理。首先，事前要把好檔案管理的質量關，建立工程檔案質量控制機制。同時，要及時了解重大建設項目的參建單位，掌握參建單位的基本情況，進一步指導項目檔案材料的歸檔。其次，要做好事中控制。對在工程建設過程中的文件材料要進行同步整理和檢查，實行項目建設與檔案工作的同步管理。檔案管理人員在重大項目建設過程中，要依據項目投建前制定的管理計劃和檔案管理標準，對相關部門的檔案整理歸檔進行監督指導。事中控制的重點是對工程進度和項目資料進行同步檢查，特別是要重點抓好工程建設的重點部門和環節，要檢查工程項目的原始資料是否齊全、完整，是否規范。再次，事后控制。事后控制是在工程建設完工后，對項目工程竣工的檔案資料進行整理、移交，實行與工程完工的同步檢查，實現建設項目檔案管理的最終管理。在工程建設結束后，檔案管理人員要根據之前制定的檔案管理實施細則對工程的檔案管理工作進行監督指導，檢查檔案資料是否符合規定要求，如果存在問題要進行先期整改，提出驗收意見，對發生檔案不全或丟失等問題，要及時糾正。

4 加強培訓，從源頭上提升重大項目檔案的管理質量

從事檔案管理人員的業務素質直接關系著檔案管理工作質量的高低，是對檔案管理工作的基本要求，要努力培養高素質的專業檔案管理人員隊伍。一是要加強業務學習。組織專兼職的檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案管理法》、《歸檔文件整理規則》等相關的法律法規和標準規范，并通過舉辦培訓班、專題培訓、競賽問答等多種形式的活動，提高檔案管理人員學習專業知識的積極性。二是要加強業務培訓。通過培訓，提高檔案管理人員的業務素質和重視程度，使他們盡快熟悉檔案管理的技術操作，確保在工作中嚴格按照相關規定執行操作流程，提高檔案資料的完整性和準確性，實現檔案管理的規范化，滿足竣工后的改建、擴建等工作的需要。三是要加強業務指導。檔案管理人員要結合工程的進展情況，深入建設現場指導檔案工作，及時了解工作動態，確保檔案資料的收集，并要及時發現問題、解決問題，從源頭上控制檔案的管理質量。

5 全程跟蹤，重大項目的檔案收集整理納入合同管理

對煤礦企業重大建設項目的檔案資料進行全過程的跟蹤收集和整理，才能確保檔案資料的完整性和內容齊全，才能建立規范的建設項目檔案。煤礦企業重大建設項目涉及的單位多，參建的單位也很多，在建設過程中形成的文件資料內容繁雜，數量龐大，因此，完全要求由建設單位整理和收集十分不切實際，建設單位可以在招標合同中注明對檔案資料的要求和標準，在簽訂合同時要提前規定好建設項目檔案資料的數量和質量以及移交時間等要求，把建設項目的文件資料等檔案管理的內容納入合同管理，建立檔案管理負責制，對不根據要求提交檔案資料或過期仍不提交檔案的，要提出整改意見并依據合同要求進行處罰，情節嚴重的要追究相關責任人的責任。在檔案收集的過程中，不僅要對紙質的檔案材料進行收集和整理，還要對電子的文件資料進行歸檔，真正實現檔案整理的數字化管理。同時要注重對項目開工、竣工的照片和影像等音像資料的收集。檔案管理人員在移交檔案資料時要進行檢驗和鑒定，如果相關工作不符合要求必須根據要求進行整改，整改合格后才能進行移交。

綜上所述，煤礦企業重大建設項目全面反映著煤礦項目建設的全過程和真實情況，是實現煤礦安全生產的重要因素之一，抓好煤礦企業重點建設項目的檔案管理工作，對煤礦企業的安全管理和生產經營發揮著重大作用。做好重大建設項目檔案管理工作首先要高度重視檔案管理的重要性，建立完善檔案管理機制，加強檔案管理人員的培訓，提高檔案管理水平和質量。

參考文獻

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作者簡介

李曉波（1971-），女，山西襄垣人，山西潞安礦業集團五陽煤礦檔案室，館員，大學本科學歷，研究方向：企業檔案管理。