淺析信息化時代檔案工作的變革趨勢

◇ 文/呼和浩特市疾病控制中心 陳 峰

信息化時代就是信息產(chǎn)生價值的時代，而檔案作為一種獨(dú)特的資源，其本質(zhì)上是一種信息資源。隨著信息化時代的到來，如何讓傳統(tǒng)的檔案在信息化的時空中煥發(fā)出新的活力，使其價值得到充分利用，這對檔案工作提出了新的課題。

一、信息化時代對檔案工作提供的機(jī)遇

以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案工作的革命性影響正在顯現(xiàn)，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)構(gòu)成檔案工作的一個組成部分，以互聯(lián)網(wǎng)為基本技術(shù)平臺的信息化模式將構(gòu)成檔案工作的基本工作方式，信息化時代將為檔案工作提供新的機(jī)遇

(一)檔案資源采集更加智能化。信息化時代下，檔案館要從狹義的檔案觀向“大檔案觀”轉(zhuǎn)化，檔案館的數(shù)據(jù)資源不僅包括數(shù)字化的紙質(zhì)檔案、電子文件、音視頻數(shù)據(jù)，還應(yīng)有用戶利用信息、服務(wù)數(shù)據(jù)等資源。傳統(tǒng)的檔案收集方式對庫房、裝具、人員都有一定的要求，不僅成本較高，還會受到存儲空間的限制?；ヂ?lián)網(wǎng)的優(yōu)勢之一就是網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)遍布世界各地，虛擬存儲空間可自由擴(kuò)展。而且，龐大的檔案數(shù)據(jù)也都可通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)加以處理，建立網(wǎng)上電子平臺，依靠互聯(lián)網(wǎng)的自動采集、保存和整合功能來實(shí)現(xiàn)檔案資源采集的智能化。

(二)檔案管理工作更加科學(xué)有效。信息化時代下的檔案管理，將對檔案的使用周期、使用人群、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等進(jìn)行精準(zhǔn)管理和高效利用。在檔案與信息技術(shù)緊密結(jié)合的條件下，可以迅速而又方便地進(jìn)行各方面的信息采集，使得檔案信息在整個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中能夠被快速地共享。“信息技術(shù)+檔案”可以有效簡化工作流程、節(jié)約人力、物力、財力。無論是傳統(tǒng)的查檔借閱，還是檔案服務(wù)咨詢，檔案信息都能迅速獲取和及時處理。用戶可以通過移動終端、互聯(lián)網(wǎng)及社交媒體等信息媒介來進(jìn)行檢索、咨詢、獲取信息以滿足自身的檔案信息需求，且不受時空限制。與此同時，通過對檔案館運(yùn)行、檔案利用等大量動態(tài)數(shù)據(jù)、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的整合分析，又可以及時發(fā)現(xiàn)有價值的最新信息，預(yù)測用戶需求，更深層次推動檔案服務(wù)的智能化。

二、信息化時代對檔案工作提出的挑戰(zhàn)

一是檔案信息保密環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)，信息化時代對于檔案信息的共享程度提出了更高的要求，只有在檔案資源高度共享的情況下，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息價值的高效利用。但隨之而來，就是檔案信息的安全性問題，如何解決在多類型、多結(jié)構(gòu)、高共享程度狀態(tài)下的檔案信息安全問題，已成為十分棘手的問題。工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等對檔案信息安全構(gòu)成威脅的因素，在信息化時代下，所造成的威脅可能會被相應(yīng)地放大。信息化時代的檔案信息的保密工作，其重心很有可能不再是保密體制的設(shè)計，而更有可能是信息安全技術(shù)的有效應(yīng)用。

二是檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)。從檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)來看，信息化給檔案的收、管、用帶來挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代，“收”是指各個部門將檔案移交給檔案館、檔案室，“管”是指檔案人員對檔案進(jìn)行手工的鑒定、整理、查詢等，“用”是指根據(jù)用戶需求進(jìn)行人工查找檔案。在信息化時代，“收”既包括紙質(zhì)檔案的收集，又包括電子文件的收集，主要是各部門對電子文件的移交，“收”將是實(shí)時的數(shù)據(jù)自動歸集?！肮堋敝咐糜嬎銠C(jī)技術(shù)和檔案管理軟件對檔案進(jìn)行整理、錄入、檢索，“管”將采用云平臺存儲、計算、分析。“用”是利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行加工處理，發(fā)揮檔案的價值。在大數(shù)據(jù)時代，“用”則是分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測，為社會、企業(yè)創(chuàng)造價值。

三、信息化時代背景下提升檔案工作的路徑思考

首先，要建立分級分類管理制度。信息時代下的檔案管理，既要保證合法用戶的充分共享，又要防止數(shù)據(jù)的非法使用，造成國家資源的流失和泄密。檔案信息資源分級分類是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要前提。檔案信息資源分級是通過具體界定檔案信息公開與保密的范疇，對檔案信息資源進(jìn)行界定，根據(jù)檔案信息的不同性質(zhì)制定不同的公開與保密級別，在保障檔案信息安全的情況發(fā)揮檔案信息資源的效益。檔案信息資源分類是指把具有某種共同屬性或特征的信息歸并在一起，通過其類別的屬性或特征來對檔案信息進(jìn)行區(qū)別，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理、共享和服務(wù)的高效利用。在分級分類基礎(chǔ)上，確保檔案信息既能被高效合理利用，又能使檔案信息的安全方面得到保障。

其次，大力加強(qiáng)信息化時代下的檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。信息化時代下的檔案管理工作涉及到多學(xué)科、多領(lǐng)域、多技術(shù)，檔案管理人員肩負(fù)的任務(wù)艱巨而繁重。因此，建設(shè)信息化時代下的高素質(zhì)、綜合性檔案人才隊(duì)伍成為檔案工作管理工作的時代之所需。

最后，信息化時代下的檔案管理要樹立“服務(wù)”意識和“開放”理念。信息化時代下的檔案工作的覆蓋面更寬、受眾面更廣，體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會性、全民性和公益性。檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。檔案管理要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，方便人們查閱利用，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識。