試論電子檔案的利弊及電子檔案的管理

李春燕

摘 要：在先進科學技術日益發展的今天，信息技術逐漸地滲透到人們的日常工作、生活當中，互聯網技術的應用促使固有的辦公模式發生了翻天覆地的變化，就檔案管理而言，信息技術發揮著巨大的作用。而電子檔案管理模式的出現如同一把雙刃劍，其不但為日常檔案管理工作提供了非常大的便利，同時也帶來了一些不安全的因素，這是對以往傳統檔案管理模式的一次巨大的挑戰。為此，該文對電子檔案的利弊進行具體分析，同時指出如何開展高效、安全化的檔案管理工作。

關鍵詞：電子檔案 利弊 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（b）-0120-02

伴隨著最近幾年電子信息技術的日益進步及迅速發展，辦公開始不斷地向標準化、網絡化、自動化的方向發展，在目前的辦公環境中，計算機技術、各類通信技術、互聯網技術的應用隨處可見，在科學技術不斷提高的今天，在接下來較長一段時期中電子檔案將逐漸突出，但是不能完全丟掉傳統檔案，要知道，傳統檔案的社會作用是其他檔案管理模式無法取代的。電子檔案的特殊屬性及目前電子檔案管理工作中潛存的一系列問題，需要廣大檔案管理工作人員努力提升自身綜合素質，掌握先進的科學技術、電子檔案管理軟件運用技能，樹立正確科學的檔案管理觀念，從而更好地投入到檔案的分類、整理、歸檔、儲存及運用工作當中，促使當前的檔案管理水平得到進一步的提升。

1 電子檔案與傳統檔案的差異性分析

1.1 歸檔方式不同

電子檔案中運用了先進的電子編碼技術，對檔案資料進行編輯之后不會留有任何痕跡，一些鑒別檔案的原始憑證中的一些重要信息也能夠做出更改，促使電子檔案的原始憑證的主要信息進行相應的更改，從而使得電子檔案原始憑證變得更加復雜。為此，電子檔案形成的過程當中進行數字簽名、信息認證、身份驗證、加密保護，從而確保檔案在傳輸及處理過程中準確無誤，確保電子檔案基本的法律憑證地位。

1.2 歸檔時間不同

電子檔案可在文件辦理結案之后在適當的時間進行歸檔，亦可在特定周期內進行統一歸檔。由文件形成部門通過互聯網將文件傳輸至相關檔案部門，同時使用電子數碼簽署名字進行認證，由檔案工作人員接收信息進行記錄，按照既定原則進行檔案的類別劃分，設置不同的訪問限制級別，便于接下來用戶的查閱和使用。電子檔案管理模式能夠有效地避免文件漏掉的情況出現，確保檔案的完整，以免檔案受到病毒的侵害。

1.3 保管方式不同

電子檔案的載體非常容易出現變質現象，隨著計算機信息技術、互聯網技術的迅速發展，這在一定程度上促使電子檔案具備特定的長期可讀性。檔案管理部門將接收到的資料格式進行轉換，在統一格式下進行電子檔案的管理，這對于后期檔案的查閱與使用來說是非常方便的，并且能夠對所有的檔案信息進行統一的查詢與修改。

1.4 檔案管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊屬性，可實現檔案的一級化管理，為此，檔案管理部門在接收到檔案的同一時間，及時將檔案進行編號，同時制定與其對應的分類號、檔案號，按照上下行文間的聯系給出相應的檔案號，在對檔案進行歸檔的同時便于相關信息資料的檢索和查詢。用戶僅僅需要給檔案進行分類編號，便能夠方便地查出相關檔案資料及其相應的上下級行文、附件，這樣能夠促使檔案管理工作人員的工作量得到大幅度降低。

1.5 檔案查詢利用方式不同

唯有達到一定的條件，充分利用檔案才能夠順利進行注冊與登記，成為電子檔案管理部門的工作人員。作為電子檔案管理工作者，要通過遠程的方式實現電子檔案系統的登記，在電子檔案中心進行身份確認之后，才能夠得到檔案查閱的權限，同時具有借閱登記及繳納查詢費用的權利。

2 做好電子檔案管理措施

2.1 創建檔案利用制度，進行檔案資源的整合

創建科學合理化的檔案利用審批制度，檔案管理工作人員在進行檔案查詢及利用檔案的過程當中，需得到檔案部門主管領導的批準，同時要根據管理制度來創建檔案，檔案部門要充分利用現代化信息技術做好檔案的搜集與日常管理工作，做到檔案的及時性收集，確保電子檔案信息的及時更新，以滿足廣大電子檔案用戶不斷更新的各方面需求。除此之外，要做到電子檔案與紙質檔案的優勢互補，通過進行檔案資源的有效性整合，促使檔案管理模式不斷創新，從而使電子檔案需求得到本質性的發展與轉變。

2.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回的損失

電子檔案的利用并非是無任何原則可循的，要按照使用者的具體情況及電子檔案內容的密級層次對電子檔案實施系統化的統一管理。通常狀況下，電子檔案中的內容并未全部開放，并不適合讓使用者進行拷貝，針對這一性質在閱讀文件的過程當中一定要對其進行嚴格的監控，運用現代化網絡技術，對具有密級性質的信息進行加密處理，同時針對使用的“密鑰”作出定期性的更改，防止因失誤性操作給整個企業帶來無法挽回的重大損失。

2.3 利用先進技術，創建電子檔案保密系統

2.3.1 采用備份技術

電子文件備份工作的開展可從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份3個層次著手，通過多層次的有效性運用能夠達到非常良好的備份成效。

2.3.2 運用“防火墻”技術

現代化的防火墻產品逐漸向數據安全、用戶認證、防病毒、防黑客入侵等方向不斷地發展。在電子檔案管理系統及外部網絡連接的位置進行防火墻設備的安裝，按照會話信息、應用協議、訪問用戶等設置訪問控制規則，確保整個檔案網絡會話系統的安全有效。

2.3.3 網絡入侵檢測系統

當發覺電子檔案網絡系統中出現入侵行為時，可通過阻斷、報警等措施做好電子檔案管理系統的保護工作。這主要是為了通過對網絡入侵者進行檢測，補充防火墻等邊界安全軟件存在的不足，第一時間將電子系統中黑客的攻擊行為發現，預防有黑客、病毒侵入到電子網絡內部體統當中。

隨著電子計算機技術突飛猛進地發展，各行業中都已經有計算機網絡技術的滲透。電子檔案管理系統屬于信息管理系統的一種形式，其為檔案管理工作提供了自動系統化的管理方式，行之有效的電子檔案管理促使人類社會從最初的原始記錄信息的時代發生了根本性的轉變，為廣大使用者提供真實可靠的檔案資料，及時滿足單位行使各項職能的信息需求。為此，我們要在檔案學、信息學與管理學相結合的基礎上，做好紙質檔案向電子檔案管理的成功轉換，以更好滿足信息知識時代下對電子檔案管理的現實需求。

3 結語

電子檔案管理模式與以往傳統的檔案管理形式對比來看，其在某種程度上促使電子檔案管理效果得到顯著提升，節省了更多的成本和時間投入，同時對于國家環境保護而言是非常有利的。從這一層面上來看，電子檔案管理模式的運用在檔案管理工作中可發揮顯著優勢。而以往傳統的紙質檔案管理模式自身也具有一定的優點，譬如：操作起來非常便捷。二者能夠在最短時期內共同存在，不會因科學技術的進步與發展立即將紙質檔案管理模式取消。為此，檔案管理部門工作人員要汲取二者的優勢，并且丟掉二者自身的缺點，唯有做到二者的綜合性運用，才能夠促使目前的檔案管理技術及檔案管理工作效率得到大幅度的提高。

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