淺析總公司其他應收款的管理

（廣東培正學院，廣東 廣州 510830）

淺析總公司其他應收款的管理

李金瑩

（廣東培正學院，廣東 廣州 510830）

其他應收款在總公司債權中的權重不高，數額較小。但由于其核算的范圍廣、業務雜，需要財務部門對其進行專項管控。否則，將會有很多賬款收回不及時或無法收回，導致資產的流動性差，而現金比率降低又會增加財務風險。因此，對其他應收款進行管理是總公司需要重視的一個現實問題。本文從很多總公司存在的“掛賬”、負數列示、報銷和歸還不及時等問題入手，分析其影響和可能產生的原因，并提出了完善其他應收款的催收機制、預收性質的款項用預收賬款科目核算、加強各部門之間溝通和合作等一些切實可行的措施，希望能夠對總公司其他應收款的管理起到一定的作用。

其他應收款；壞賬準備；掛賬

一、研究目的

《企業會計準則》對于應收賬款、應收票據、預付賬款等會計科目有明確的規定，但對于其他應收款，其定義為：企業除應收賬款、應收票據和預付賬款等以外的其他各種應收及暫付性款項。這會造成其他應收款的核算內容不夠明確。盡管其他應收款在絕大多數總公司債權中的權重不高，但近年來很多總公司業務發展飛速，其他應收款的余額也隨之劇增，需要財務部門對其進行專項管控。一方面，其他應收款對現金流的影響很大，需要加強對其他應收款的管理，建立完善的其他應收款管理制度以及催收機制。另一方面，由于其他應收款的核算范圍廣，該賬戶很容易進行財務操作，造成經營風險的增加。所以，對其他應收款的管理，是總公司需要重視的一個現實問題[1]。

二、總公司其他應收款的管理現狀

大部分總公司其他應收款的管理現狀主要表現為：其他應收款賬戶長期掛賬、負數金額的存在以及部門之間溝通問題導致的報銷和還款問題等。

1、其他應收款賬戶長期掛賬

（1）其他應收款——保證金掛賬。通常情況下，總公司會將日常經營中無法收回、超過正常收回期限（一般為三年）的業務借款、保證金等，長期掛在其他應收款科目。以制造業的某一上市總公司為例，如表1所示。

由表1可以看出，該公司2014年12月31日壞賬準備——其他應收款主要是無法收回的投標保證金，掛賬都超過了三年。2015年該總公司其他應收款壞賬準備比例雖小，但絕對值較大。同時查閱該公司壞賬計提的明細可知：2016年總公司有14，268.54K元的保證金和相關的訴訟費用暫時無法收回。

（2）其他應收款——內部往來和關聯公司掛賬。總公司與關聯公司長期掛賬的情況比較具有代表性，通常情況下關聯公司的掛賬表中雖然注明總公司未核銷，但是總公司相關人員在查找原因時，無法找到對應的明細，仍然無法核銷相關款項。基本可以確定該部分對賬表的解釋有誤。財務人員雖按時清理、催收，但仍有很多賬務長期掛在其他應收款科目，如內部往來和關聯公司往來掛賬[2]。

2、其他應收款科目出現負數金額

負數余額問題在總公司其他應收款的管理過程中一直存在，產生負數部分金額的原因主要有：一些出口收入沒有開票或者沒有找到對應的發票進行核銷；總公司收款后未核銷、未及時開票；非關聯公司“錯匯”借款；提前歸還相關代墊費用、材料款、安裝借款、技術援助費等。同樣以制造業的某一上市總公司“其他應收款——關聯公司”科目的負數金額統計數據為例，如表2所示。

表2 某上市總公司“其他應收款——關聯公司”科目負數金額統計表

3、員工業務借款和備用金報銷或歸還不及時

如果員工在業務借款、備用金請款后，沒有及時將發票拿回總公司報銷，也沒有及時歸還相關款項，導致其他應收款——業務借款和備用金掛賬。這既不利于資金管理，不能很好地利用閑置資金；也不利于業務開展和財務費用化處理。

例如，某部門同事由于不了解財務制度，拿到增值稅進項稅票后遲遲沒有交給財務報銷；財務人員在催收過程中，該業務人員以工程還未完工、機器還需調試等原因告知財務人員還未取得相關發票，導致兩筆增值稅進項稅額過期無法抵扣，這對公司和個人來講都是一筆損失[3]。

三、相關影響

1、影響現金流且易虛增利潤

財務人員在進行賬務處理時會堅持依據發票進行費用化處理的原則，本該記入損益的費用類支出因為沒有發票依然會列示在其他應收款科目。其他應收款“長期”掛賬，不僅會影響企業的資金安全和現金流，還會高估資產類科目，虛增會計利潤，造成會計報表不真實[4]。

2、易引發審計風險

大量的預收性質的款項掛賬在其他應收款科目下會造成其“負數”列示，這不符合會計制度中權責發生制原則的要求。所以，對于其他應收款負數“掛賬”的部分，要重點關注，在對外信息披露中，資產以負數的形式掛賬在關聯公司名下，既不符合資產的定義，也不符合財務報表相關信息正確披露的規定，容易引發審計風險[5]。

3、易誘發稅務風險

其他應收款不及時歸還或報銷都會誘發稅務風險。由于其他應收款核算范圍廣、內容繁雜，現實實物操作中，結合其他應收款“長期”掛賬的現狀，很容易會造成利潤虛增，預繳所得稅的金額會增加。加之，增值稅進項稅發票的有效期為180天，如果報銷人員不及時報銷，進項稅票過期則無法抵扣，這會造成公司應交增值稅額增加。這些都是財務人員應該規避的結果，應努力把稅務風險降到最低。

四、產生問題的原因

1、總公司內部治理制度不完善

（1）其他應收款催收制度不完善。總公司缺乏完善的其他應收款催收機制，造成很多保證金、代墊款項、業務借款不能及時收回。盡管有些催收制度已經制定，但很多制度并未真正嚴格執行，如何保證這些催收制度的有效落實仍是急需解決的最大問題之一。導致保證金無法收回的客觀原因大致分正常原因和非正常原因。正常未收回的情況有：很多保證金轉為履約保證金；招標方案或項目變更、未定標；項目沒有完結；重新招標、轉投標等因素。非正常未收回的情況主要有：保證金已退回，錯誤沖銷其他請款；政府項目沒有資金，等待政府撥款；法院審理、執行中等因素。如何區分這些正常未收回和非正常未收回的長期掛賬款項以及何時以何種方式收回，都需要在相關制度中予以明確規定。

同時，在其他應收款中，分子公司的代墊費用、安裝借款、技術援助費等占了絕對權重，但是在催收過程中，很多公司主要依靠總公司的催收和年底會計科的清賬。總公司由于財務人員本身的局限性（輪崗）和分子公司往來業務量的繁多，工作不夠精細化，同時，很多分子公司并沒有積極主動歸還相關費用，這也是長期無法解決其他應收款掛賬的主觀因素之一。

（2）考核機制不完善。很多制造業公司在固定的時間內都要對總公司和分公司的業績進行考核，考核主要從營業、工程、財務、安全質量四個層面出發進行評價。每一個一級指標都設置有相對應的二級指標，然后根據專家意見賦予各個指標對應的權重。

關于指標（目標值或基準值）的制定和發布方面，各項指標（目標值或基準值）一般都是由各負責考核的總部總經理審批后發布給各分公司，并抄送給營業總部和戰略規劃部備案，作為分公司績效考核的標準。然而很多公司財務層面的指標中并沒有對其他應收款的“賬齡”情況進行細分，對于與賬齡有直接關系的保證金、歸還相關費用等的催收情況也沒有給予相應的權重或考核。

2、部分賬務處理不規范

其他應收款會出現“負數”余額問題的根源是：《企業會計準則》沒有對其他應收款科目的核算內容加以明確的規范。由其他應收款的定義可知，其他應收款的核算范圍和內容，是采用“倒擠”的方法加以規范的。這給財務人員提供了便利的同時，也會給其他應收款的管理造成困擾。

3、部門之間缺乏溝通

部門之間的溝通，不僅包括總公司內部和分公司內部的溝通，還包括總公司與分子各部門之間的溝通。在日常的經濟業務中，這些部門就報銷和掛賬問題經常缺乏溝通。如果不同部門之間能相互加強溝通和合作，就能夠避免很多重復出現的問題。

五、總公司其他應收款管理的相應對策

1、完善其他應收款內部管理制度

（1）加強保證金管理。投標保證金一般由總公司匯出，到期收回時由分公司業務人員跟進。到期收不回時，如果營業人員和分公司不能證明是正常未收回的情況，可以執行對營業人員項目提成費和分公司項目服務費的扣減處罰。一方面，可以根據賬齡明細，建議對超過3年及以上的“長賬齡”非正常部分做出額外扣減處罰比例。另一方面，可以把在應付模塊進行賬務處理的其他應收款——保證金與相應的合同收款模塊和發票結算模塊三者關聯起來，加強合同和保證金的管理，同時把應付模塊的保證金請款，以事后錄入合同號等方式和合同模塊進行關聯，督促業務人員積極采取措施追回其保證金。

（2）組建一支高效的清欠隊伍。總公司可以授權并組建一支高效的清欠隊伍，清欠隊伍成員應包含一定相關財務人員和有關營業人員，負責清理包括其他應收款賬戶在內的所有以往掛賬或借款的事項：首先，可將掛賬明細科目分類排序，按照對內和對外的金額大小或發生時間的先后排序，并簡要注明每筆款項的發生時間、經手業務人員、相關領導、清理情況、遺留問題等；其次，定期對其他應收款中的各項欠款分別進行集中專項治理。對于不同的欠款情況，清欠小組應采取不同的方式進行催收。如，對于內部員工的欠款，可采取扣發獎金的辦法來收回款項；對于整個內部部門的欠款，可采取暫停報銷的辦法；對于暫掛在其他應收款中的內部事項，應嚴格按照限期清理。

（3）實行請款人責任制度。對其他應收款的管理實行請款人責任制度，對逾期的其他應收款項應采取多種方式催收，例如根據款項的金額大小，可采取信函通知方式、電話傳真催收方式、派人面談催收方式等。對于跨總部的調崗、輪崗等情況，交接過程中，財務人員應將賬戶信息與債務人信息核對無誤后，再編制移交清冊；對于因移交需要處理的遺留問題，相關財務人員應當事先提交書面材料，說明相關事宜，以便接手的工作人員了解實際情況[6]。

（4）明確分子公司還款和對賬的主導地位。目前，很多總公司下面有多家分公司或子公司，其他應收款對賬和催收的難度可想而知。總公司相關科室需要費極大的精力對這些賬務進行排查和監管，同樣總公司會計科也需要對龐大的掛賬和異常賬務進行處理，工作力度和工作精細程度都會受到諸多限制。如果能明確分子公司的還款主導地位，使其積極主動地跟進相關問題、歸還相關費用，長期掛賬的金額會減少很多。

2、預收性質的款項用預收賬款科目核算

對于那些已記入“其他應收款”且具有預收性質的收款仍需調整到“預收賬款”科目。現在，很多總公司出口的收款都在應收模塊出賬，目前都掛在其他應收款科目，原因是截止到目前，合同結算模塊不能處理外幣問題。如果按照現行的處理方式，進出口科可以對提供的材料進行初步判斷，把及時結果反饋給財務，如果本期不能開票，說明收款具有預收性質。財務人員在處理應收模塊時，需視收款性質和開票情況確認其他應收或預收賬款，而不能全部掛在“其他應收款”科目。

3、加強各部門之間的溝通和合作

（1）需要加強業務人員和財務人員的溝通。對于員工請款，可將逾期表發給對應的業務人員，請他們說明預計報銷的時間，如有問題應及時和財務溝通。可以科室或部門為一個整體，在費用報銷系統中進行“費用和請款總額”的控制。這樣既可以督促業務人員及時還款或報銷，也有利于費用的管理和控制。尤其要注意“長賬齡的多個員工請款對應同一個公司”的情況，查明原因，必要時建議暫停類似的所有請款。

（2）需要加強財務部門內部的溝通和交流。結合其他應收款的賬齡分析，重點跟進金額較大、長期掛賬的款項，查驗截止本期期末未收回、計提壞賬款項；查明未能及時收款或已收款未及時核銷的原因并上報部門領導，及時進行處理。

六、結論

其他應收款問題已經成為財務管理活動中的一個亟待解決的問題。本文僅從“掛賬”、負數列示、報銷和歸還不及時問題入手，研究其影響和原因，并提出了完善其他應收款的催收機制、改進分子公司的考核指標、預收性質的款項用預收賬款科目核算、加強各部門之間溝通和合作等措施，希望能夠對其他應收款的管理起到一定的作用。

[1] 楊玉峰：淺析其他應收款的管理[J].現代經濟信息，2012（7）.

[2] 周潔：淺析其他應收款的關聯方交易和審計策略[J].財會研究，2012（12）.

[3] 邱百鳴：其他應收款——員工借款常見問題與管理對策[J].會計之友，2013（2）.

[4] 錢愛民、張新民：巨額其他應收款的質量辨析[J].財務與會計，2008（20）.

[5] 陳德祥：其他應收款的審計方法[J].財會月刊，2014（9）.

[6] 陳雪芩：淺談其他應收款存在的問題及對策[J].財務與會計，2014（4）.

（責任編輯：張瓊芳）