淺談文書檔案管理的特點

郭春霞

摘 要：文書檔案管理作為行政管理的一部分，在日前數據急劇擴張的背景下，受到了廣泛重視，文書檔案管理人員作為具體的執行者，也不斷被賦予更多的責任。隨著多項研究的深入，信息化文書檔案管理的理念不斷被傳播，一些新技術和新方法被應用到實際的工作中，對檔案收集和歸檔工作具有積極的影響。本文在此背景下，對新形勢下文書檔案管理特點的分析，結合企業及各單位管理現狀，提出了未來發展方向及改進措施，以期促進這一工作的推廣和提升。

關鍵詞：文書檔案；管理

作為服務型及高技術型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發展空間。為了保障檔案質量，發揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優化，完善其制度和規范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發和利用價值。

一、文書檔案管理概況

1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內容，在業務決策、企業發展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業事業單位等歷史資料的總結和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業和單位實現科學管理發展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發現，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發受到社會的關注，在現有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術水平與保密等級等，已成為企業事業單位發展的一項核心內容，因此規范文書檔案的保密管理、創新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現實需求。

2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現各種問題。研究文書管理方法必須對現有問題進行充分認識，以實現深入的結構調整和改進。文書檔案管理的概念產生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規范，就極容易出現銜接方面的脫節與不順暢，造成漏歸、錯歸等現象的產生。

3.未來文書檔案管理特點及發展趨勢。文書檔案具有穩定的傳承性，是企業創新和發展數據來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環節實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現今文書檔案管理的新趨勢。傳統的方法采用紙質檔案和人工填寫，對環境和人員有較高的要求，且隨著時間的發展，必然出現一定的問題和弊端。現階段企業電子文檔雖然普及，但部分企業和單位僅僅局限于將手寫內容轉化為電子文本，并未完全實現檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發和利用。

二、新形勢下文書檔案管理改進方向

1.健全文書檔案管理規章制度。為了實現文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據企業或單位的實際情況以及相關的法律法規，對關鍵問題如歸檔期限等進行規范和管理。各單位在制定文書檔案管理規章制度時，應對突發情況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關領導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環節的安全信息管理，以適應不斷發展變化的文書檔案收集及保密需求。

2.強化檔案管理人員專業技能。作為一名優秀的檔案管理人員，專業水平和專業技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優秀的檔案管理專業人才加入企業，提升專業化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業技能的學習來實現整體素質的提高。培訓的內容和形式可以多樣化，例如聘請相關學校的老師現場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業文化建設部門及相關部門積極配合，加強部門之間的聯系，通過文化宣傳來提高企業或單位內部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發揮文書檔案的最大價值。

3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業或單位應對傳統文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術方法，例如圖像、聲音與文本的轉換方法，以此加深對資料的連續性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關的保密級別，對信息進行數據化處理，加強數據化檔案的安全性。最后，企業在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統和檔案管理系統為企業或單位提供了更多的選擇，新技術的發展也使得數據錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發展的信息化文書檔案管理平臺，充分發揮文書檔案的服務性質。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發揮信息化平臺的優勢，確保檔案的安全。

三、結語

文書檔案是企業發展過程的記錄者，也是核心技術和數據的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發展的需求。

參考文獻：

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