淺析人事檔案在醫院人力資源管理中的作用

李欣

摘 要：隨著我國經濟地不斷發展，國內的各個行業都開始嘗試與國際接軌，以期帶給自己更加長遠的發展，醫療市場也是如此。為了提高國內的醫療技術水平，我國的醫療相關從業人員加深了與國際市場的合作，在帶來機遇的同時，挑戰也不可避免。在這種情況之下，醫院的人力資源管理問題便成為了醫院不可忽略的問題。本文就人事檔案在醫院人力資源管理當中起到的作用進行了探索與研究。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；醫院；作用

從歷史發展過程當中的經驗來看，人是組成一個企業與機構的重要部分，也是企業與機構壯大的不可或缺的條件。然而，人事檔案基本上涵蓋了一個人的大致的人生軌跡，從人事檔案上我們可以大概的看出一個人的經歷與抱負，性格與能力。因此，根據人事檔案企業基本上便可以篩選出自己所需要的人才，并且能夠大致的了解這個人的情況，在做出一些決定時也可以根據每個人的具體條件來執行，從而使得每個人都可以做到能量的最大化貢獻，促進企業的發展。相對一般企業來說，醫院的人員編制更為復雜，人事檔案的重要性便更為突出了。

一、人事檔案的作用

1.員工職位變動的重要依據。在醫院的日常工作當中總會涉及到員工的績效考核，工作情況評估等，這些工作情況的記錄一般都會與員工的薪酬分配以及職位升遷等有著密切的關系。這便需要醫院的人力資源使用到員工的人事檔案，根據員工的工作業績，能力等進行全方位的評定，并依此做出合理的人事安排，以保證醫院工作效率的不斷提升。

2.優化人力資源的合理配置。人之所以為人，便一定會有其存在的價值。每個人都有屬于自己的閃光點，只要在合適的職位上，充分發揮自己的優勢，則會起到令人驚喜的效果。因此，用人單位在篩選人才的時候應當注意選擇適合該職位的人才，做到人盡其才。然而，想要做到深入的了解一個人，緊靠短短的幾分鐘的面試時間是遠遠不夠的，此時，人事檔案的優越性便顯現出來了。從人事檔案當中，我們可以看出一個人的許多方面，從而使簡短的面試變得充實起來，面試者的形象也豐滿起來，極大程度上地方便了企業人員選拔人才。

二、人事檔案發揮作用時遇到的問題

1.醫院忽視檔案管理問題。在目前的環境下，大多數醫院并不重視人事檔案的管理問題，也不看好人事檔案在人力資源管理中所起到的積極作用。因此，這些醫院在人事檔案管理上極少投入財力和人力，更遑論安排專業的團隊與部門對人事檔案進行管理了。

2.人事檔案管理人員的業務水平低。由于醫院長期以來對人事檔案管理工作的忽視，導致了從事檔案管理的工作人員也并不在意這份工作本身，對待工作敷衍，平時工作懶散。再加上醫院本身在招聘時也并未對檔案管理的工作人員進行嚴格的篩選，從事這項工作的人員通常并不具備專業的管理能力，對人事檔案資料的收集、整理與保存等工作不熟悉。他們也缺乏專業的培訓，對人事檔案的保密意識不強，這往往導致了醫院人事資料的泄露。

3.人事信息更新滯后。醫院的人事調動經常會根據醫務人員的個人信息來安排，但是醫院的醫務人員的人事資料往往不能夠及時更新，現存的人事信息大多數已經不完整或是有錯誤，這便容易誤導醫院領導作出不正確不合理的判斷。

三、改進人事檔案現狀的建議

1.提高檔案管理人員的工作水平。醫院可以定期開展檔案管理人員的培訓活動，根據其平時的工作內容制定培訓目標，也可以根據員工的表現酌情獎勵，提高積極性。在一個階段的培訓完成之后，可以開展一個與培訓內容相關的競賽類活動，使得員工能夠將學習的內容充分運用到具體的工作當中去，做到真正的學以致用。再者，醫院在招聘檔案管理人員時應當注意專業對口，選擇專業的或是有相關管理經驗的人才來擔任這項工作，做到事半功倍。與此同時，醫院可根據員工的工作情況來保留一部分員工，然后招收一些新的人才進入，保證人才的流動性，刺激老員工的積極性。

2.提高醫院領導對人事管理的重視程度。領導的所作所為基本上是一個集團或者企業員工行為的標桿，即“上有所好，下必甚之”。只有醫院的核心人物對檔案管理工作重視之后，員工才能體會到該項工作的重要性，并且開始認真負責的踐行領導的要求，然后用自己飽滿的熱情為醫院服務。相關政府部門也應開展相關的宣講會，給醫院領導闡述完善人事檔案管理機制的重要性，并且應該強調出人事檔案的有效管理對醫院的發展與壯大所起到的作用，潛移默化地改變醫院領導對人事檔案管理工作的看法。

3.設立單獨的檔案管理部門。將檔案管理這一工作設立一個單獨的部門，方便管理。并且根據日常所需給予必要的款項，購買所需的設備。從而使得檔案管理這一工作形成一個體系，對平時的工作人員的考核也有了一個系統的評估，減少了管理當中的漏洞，同時也避免了個別工作人員妄圖通過管理系統的缺陷來獲取利益的行為。通過專業化的培訓與管理，大大地提高了從業人員的職業素養，減少了醫院工作人員人事資料外泄的情況。

4.人事檔案管理信息化。隨著電子科技的不斷發展，電子信息技術已經逐漸取代了紙質檔案的地位，并逐漸有成為主流的趨勢。在這種大環境的影響之下，人事檔案信息化管理也將成為必然。從本質上來看，人事檔案信息化存在許多的優勢。首先，它避免了紙質檔案容易損毀與丟失的缺點，存在醫院自己的信息庫當中，一般還會有備份，基本上等于上了雙重保險，十分可靠。再者，信息化之后檔案泄漏的風險大大降低。醫院建立起自己的網站與信息庫，將人事檔案存放在只有專人才可進入的資料庫當中，規避了資料泄漏的風險。最后，檔案信息化管理之后方便了人事資料的更新。電子信息處理數據較人腦來說相對靈活，并且不容易出錯，人事資料一旦有了變動，便將其輸入進專門的資料庫當中保存，便不再存在紙質檔案查找的困難性。

四、結語

人事檔案在醫院人力資源管理中有著不可忽視的作用，是醫院發掘人才，選拔人才，任命人才以及制定決策的重要參考依據。人事檔案管理工作的科學化、規范化、制度化，將不斷推動醫院人力資源管理工作高效進行。因此，提高對人事檔案管理工作的重視，力求將醫院的人力資源管理做到漸臻完美，并做到全面保護醫務人員的隱私不被泄漏。

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