檔案工作者的素養(yǎng)養(yǎng)成：心理分析的視角

◇文/內(nèi)蒙古社會(huì)主義學(xué)院 燕曉玲

檔案利用服務(wù)工作是檔案部門(mén)為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，是一種針對(duì)全體群眾的資料來(lái)源，檔案的利用者幾乎涉及各行各業(yè)以及不同的人群。而這些不同利用者的心理素質(zhì)、文化水平以及對(duì)檔案的利用目的都不盡相同，這就要求檔案工作人員在進(jìn)行檔案服務(wù)工作時(shí)，要根據(jù)不同的人群心理特點(diǎn)做好檔案服務(wù)工作，提高檔案工作人員的素養(yǎng)。

一、檔案利用者的心理分析

心理是人腦對(duì)客觀事物在主觀意識(shí)中的反映，是一種人的內(nèi)心活動(dòng)。人的心理活動(dòng)可以通過(guò)情感的流露、語(yǔ)言的表達(dá)、動(dòng)作的表現(xiàn)等顯露出來(lái)，有一定的客觀性和規(guī)律性。實(shí)踐證明,凡與人打交道,就要分析研究人的心理現(xiàn)象及其規(guī)律。一個(gè)檔案工作者與檔案利用者直接接觸也應(yīng)從心理的角度研究利用者的需要、動(dòng)機(jī)及其影響他們利用的心理狀態(tài)的各種因素,把握利用者的心理,理解他們的言行,分析利用者的心理，積極做好服務(wù)工作。

那么，如何對(duì)利用者進(jìn)行心理分析呢？

第一，應(yīng)研究利用者心理過(guò)程和個(gè)性心理特征。檔案利用者的心理過(guò)程是指他們?cè)诶没顒?dòng)中產(chǎn)生的認(rèn)識(shí)、情感和意志等心理過(guò)程。一般的檔案利用者初次涉足檔案館或?qū)n案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉(zhuǎn)變?yōu)檎_的查問(wèn)，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時(shí)，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務(wù)。要滿足利用者的求助心理，使他們高興而來(lái)，滿意而去。還有一種檔案利用者到檔案館，一般都是來(lái)尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無(wú)法通過(guò)其他途徑實(shí)現(xiàn)的，有的還有較強(qiáng)的時(shí)間要求，服務(wù)的延擱甚至?xí)绊懙絾?wèn)題的解決。所以，檔案利用者希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現(xiàn)得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業(yè)，比較普遍。因此，檔案工作者應(yīng)該根據(jù)不同的個(gè)性心理，采取心理分析的方法，準(zhǔn)確判斷出檔案利用者在各種情況下的行為特征，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施，提高利用服務(wù)工作的質(zhì)量。

第二，應(yīng)分析檔案利用者的客觀需要與心理動(dòng)機(jī)。檔案利用者利用檔案最根本的心理原因就是客觀需要，利用者的客觀需要使其產(chǎn)生了利用的動(dòng)機(jī)，從而產(chǎn)生了利用行為。需要的不同，利用的動(dòng)機(jī)也不相同，一般講利用動(dòng)機(jī)有以下幾種。一是求實(shí)的利用動(dòng)機(jī)。即利用者追求有實(shí)用價(jià)值的檔案，這種動(dòng)機(jī)的利用者，只關(guān)心該檔案是否對(duì)他有實(shí)用價(jià)值，而不注重檔案的歷史價(jià)值和其它價(jià)值。二是求真的利用動(dòng)機(jī)。即利用者只注重檔案本身和記載內(nèi)容的真實(shí)性。三是求名的動(dòng)機(jī)。即利用者借助有名望的單位或個(gè)人的檔案材料，來(lái)論證和充實(shí)自己的觀點(diǎn)。

檔案是一種記錄真實(shí)信息的權(quán)威性文件，鑒于檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，檔案利用者都會(huì)在為達(dá)到某種目的的情況下進(jìn)行檔案查詢與利用，目的的不同導(dǎo)致檔案利用者在利用檔案時(shí)的心理活動(dòng)有了很大差別。因此，我們可以根據(jù)不同的特點(diǎn)，從不同角度滿足檔案利用者的需要，在條件允許的情況下，讓檔案利用者從檔案中獲取更多的檔案資料，并啟發(fā)他們新的需要。檔案工作者不僅要滿足檔案利用者的需要，而且要引導(dǎo)他們產(chǎn)生新的需要，只有這樣，利用工作才能如潺潺流水，經(jīng)久不息。

第三，檔案利用者的分類。不同類型的利用者，他們?cè)诶弥械男睦頎顟B(tài)表現(xiàn)也不相同，因此分析不同類型的利用者的表現(xiàn)，對(duì)我們做好利用服務(wù)工作，提高檔案工作人員素養(yǎng)有著重要作用。檔案利用者，按利用需要大致分為三類。一是學(xué)術(shù)利用，主要是專家、學(xué)者 、教授或大學(xué)生，他們花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，查閱大量文件，是一種智力轉(zhuǎn)化。二是實(shí)際利用者，主要是專業(yè)人員、技術(shù)人員和行政管理人員。其利用目的是實(shí)用性。三是普遍利用者，是自由職業(yè)者、機(jī)關(guān)工作人員或職工等等，其目的是獲取資料。

總之，通過(guò)對(duì)以上幾種檔案利用者的心理特點(diǎn)進(jìn)行分析，我們可以大致了解到檔案利用者在進(jìn)行檔案查詢利用時(shí)的心理活動(dòng)，除了這些，還有些檔案利用者存在從眾心理，即大家都來(lái)檔案查詢，自己也跟隨著來(lái)查詢；或者獵奇心理，即很多利用者都想在檔案館找到一些外界不能找到的資料信息，以滿足其好奇心理等等，這些心理活動(dòng)對(duì)于檔案服務(wù)人員來(lái)講都是很有研究?jī)r(jià)值的，只有充分掌握利用者的心理特點(diǎn)，才能更好的展現(xiàn)檔案服務(wù)水平，提高檔案的利用價(jià)值。

二、針對(duì)檔案利用者心理，提高檔案工作者素養(yǎng)

檔案工作者的素養(yǎng)，在這里是指檔案工作者在思想作風(fēng)和專業(yè)技術(shù)方面，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期學(xué)習(xí)和實(shí)踐達(dá)到一定的水平，以及逐漸養(yǎng)成的對(duì)待檔案事業(yè)的正確態(tài)度。檔案利用者有檔案利用者的心理，檔案工作者也應(yīng)該有檔案工作者的心理。那么檔案能夠被很好的利用，實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值，作為檔案工作者應(yīng)該具備什么樣的素養(yǎng)呢？

第一，在主觀上，必須樹(shù)立堅(jiān)定的事業(yè)心，兢兢業(yè)業(yè)的工作作風(fēng)、良好的職業(yè)道德。檔案工作者應(yīng)該認(rèn)識(shí)檔案的重要性，熱愛(ài)檔案事業(yè)，要全心全意做好檔案工作。檔案工作是一份默默無(wú)聞的工作，但又是一項(xiàng)不可或缺的工作。檔案是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中形成的有價(jià)值的保存起來(lái)以備查考的文件,是人們各種活動(dòng)的真實(shí)記錄,是黨和國(guó)家寶貴的財(cái)富。檔案工作是一項(xiàng)既復(fù)雜又細(xì)致的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用都需要檔案工作者付出艱辛的勞動(dòng)，任何粗心、不負(fù)責(zé)任的做法都將帶來(lái)后患，檔案工作者的職責(zé)是維護(hù)檔案完整與安全，便于檔案的利用。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，所以，檔案工作者應(yīng)該是熱情的、和藹的、作風(fēng)要沉穩(wěn)、態(tài)度要認(rèn)真。主觀上的思想道德素養(yǎng)，是靠平時(shí)磨練養(yǎng)成的，如果沒(méi)有養(yǎng)成高尚的品德，就不容易也不可能很好履行檔案工作者應(yīng)有的莊嚴(yán)職責(zé)，更談不到素養(yǎng)的提高，因此在主觀上樹(shù)立堅(jiān)定的事業(yè)心、良好的職業(yè)道德、踏實(shí)的工作作風(fēng)都是提高檔案工作者素養(yǎng)的源泉和內(nèi)在動(dòng)力。

第二，針對(duì)檔案利用者的需要與動(dòng)機(jī)，做好利用服務(wù)工作，提高檔案人員素養(yǎng)。由于檔案利用者所需的不同、動(dòng)機(jī)的不同進(jìn)而表現(xiàn)出的行為動(dòng)作也不相同。這就要求檔案工作者首先要熟悉館藏內(nèi)容，再者要對(duì)所存檔案進(jìn)行分析研究，掌握檔案的各種基本情況，給求真的利用者提供我們考證過(guò)的真實(shí)的檔案材料；給求實(shí)的利用者提供有實(shí)用價(jià)值的檔案；給求名的利用者提供可證明或充實(shí)觀點(diǎn)的有名望的檔案。檔案工作者要根據(jù)檔案利用者的不同心理，注意為他們積累材料、提供材料。

第三，檔案利用者的種類不同，利用層次不同，要求檔案工作者素養(yǎng)也不同，因此檔案工作者要針對(duì)不同種類的利用者，來(lái)磨練自己的修養(yǎng)。對(duì)于學(xué)術(shù)利用者，因?yàn)檫@些利用者學(xué)識(shí)高、知識(shí)面廣、反應(yīng)快、理解能力強(qiáng)，這一類利用者不需要檔案工作者更多的幫助，迅速準(zhǔn)確地提供他們所需檔案即可。對(duì)于實(shí)際利用者，則要求檔案工作者進(jìn)行廣泛的社會(huì)調(diào)查，預(yù)測(cè)檔案利用者所需，及時(shí)提供實(shí)用性的檔案材料。對(duì)于普遍利用者，由于檔案利用者的層次不同，所以要求我們要有較強(qiáng)的針對(duì)性。所以要耐心細(xì)致的為不同層次的檔案利用者提供各自所需的檔案資料。

研究檔案利用者的心理特點(diǎn)，針對(duì)其利用檔案的實(shí)際需求，進(jìn)行有針對(duì)性的檔案服務(wù)工作，對(duì)于提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理目的來(lái)講是很有必要的。隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步，產(chǎn)生檔案的領(lǐng)域日益擴(kuò)大，社會(huì)對(duì)檔案利用的需求也在增加，而且要求提供利用服務(wù)必須是主動(dòng)的、多層次的、多類型的。這就要求檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)要達(dá)到一定的水準(zhǔn)，需要檔案工作者努力學(xué)習(xí)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理設(shè)備的性能的方法，將先進(jìn)的理論為我能用。此外，還要加強(qiáng)信息交流，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化要求，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理上升到現(xiàn)代化的科學(xué)管理。要跟上時(shí)代步伐，勇于接受新事物、勇于創(chuàng)新，不斷作出新貢獻(xiàn)。