文/許行珺

人事檔案補充學籍檔案的實踐與思考

文/許行珺

近兩年檔案專項審核工作的重點之一是核實學歷教育背景，高校教學檔案成為了補充學歷檔案的重要來源。學歷檔案應該怎么補以及補充什么內容，以下是學籍檔案補檔的實證分析——以西安理工大學為例

人事檔案是記錄個人成長經歷、思想品德以及工作業績等信息的文件材料。具有真實性和原始性，起著憑證、依據和參考的作用，是出具各種證明和各級組織部門任用干部需要查考的重要依據。人事檔案實行統一領導、分級管理、統一制度、檔隨人走，不對個人公開的管理機制。但在檔案的形成中，有些材料不能及時歸檔，還有些人受到各種利益驅使修改檔案。這樣，人事檔案就不齊全、不真實，無法為查考提供正確的依據。

2014年10月至2016年6月，中央組織部在全國部署干部人事檔案專項審核工作。各級組織部隨即展開了干部人事檔案審核，重點審核“三齡二歷一身份”等內容，即年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份。這一舉措，旨在檔案打假，建立公平、公正的人才管理制度。

專項審核分級分批進行，首先審核的是處級以上的領導干部的檔案。我校校友中有很多在各個單位中擔任中高層領導的，他們的人事檔案中也有學籍檔案不全的，需要從原畢業學校檔案館補充缺少的檔案。于是教學檔案就成了人事檔案補充學籍檔案的來源。補充檔案的過程中，我們接觸到各色各樣的查檔人，他們情況各異。以下是教學檔案補檔的實證分析——以我校為例。

一、補檔案例

案例一：不了解個人檔案需要什么，盲目要求全部資料

2016年6月下旬，碩士畢業生任校友來館補充其在碩士期間的學籍資料。我們可以提供她：當年攻讀碩士學位人員的錄取名單、授予工學碩士的校學位會決議以及讀研期間所修科目的成績單。這些檔案足以證明她確系我校畢業的碩士，但她要求復印整本學位資料。整本學位資料包含：開題報告、學位申請書、成績單、評議票及專家評閱書等約四十多頁。給她解釋完全沒有必要全都復印，因為個人檔案里不是需要整本學位資料，只是需要最重要的證據環節。解釋半天無果，于是給她復印了幾乎整本學位資料。造成了不必要的浪費，降低了人事部門篩選有效檔案的效率。

案例二：補檔是缺什么材料就補什么嗎？

2016年4月下旬，西安某高校教工封某來我館給身在外地的李校友補充個人檔案中缺少的資料。李校友本科、碩士、博士都在我校就讀。封某說李校友需要本科畢業生登記表、碩士生登記表和博士授學位決議。這些登記表我館不存，可以找對等的相應檔案復印蓋章作為補充檔案。封某聽罷還執意要填這些表。后來考慮是造假，決定按我們之前講的找對等檔案復印。給封某辦理完檔案復印蓋章，他滿意地離開了。

案例三：用人單位人事部門補檔很好溝通

2016年6月中旬，某公司人力資源部張女士和我館聯系，需要提供我校1994屆本科畢業生任校友學士學位證明。我們告訴張女士，我校學位會決議是面對全校學生的，上面沒有針對個人授學士學位的信息。畢業生畢業時存檔成績單上面有是否授學位信息，另外館存的當年畢業生情況一覽表也有一條個人信息。張女士很快領會了，同意復印并蓋章1994屆本科畢業生情況一覽表中有任校友的那條信息，作為他個人檔案學士學位的補充檔案。

二、學籍檔案補檔內容

（一）需要補充的檔案資料

1.本科生畢業生登記表

本科生畢業生登記表應該存于個人檔案中，檔案館并不會保存。它的替代檔案是畢業生情況一覽表。個人信息只是其中某頁上的某一條，復印時注意屏蔽他人個人信息。

2.入學通知書

入學通知書存于個人檔案中，如果個人檔案沒有存，替代檔案是錄取名冊。錄取名冊上個人信息只占其中一條，其他錄取考生的信息不便泄露，所以需要注意屏蔽其他錄取考生的個人信息。

3.碩士或博士學位授予材料

近十來年，碩士或博士學位資料中包含院、校學位會授予碩士或博士學位的決議。如果是這種情況直接復印校學位會授予學位的決議就行。2003年之前的，需要找校學位會授予學位名單。仍需要注意名單包含其他獲學位畢業生的姓名，注意屏蔽其他人名。

4.學士學位授予材料

學校沒有針對獲學士學位個人的授予學位材料，畢業生成績單上包含獲學位與否的信息。另外從畢業生情況一覽表中也可以查到個人畢業獲學士學位的信息。注意屏蔽他人個人信息。

（二）聯系需要補充檔案的用人單位人事部門

與我館聯系需要補充個人檔案的有：單位的人事管理部門或組織部、本人或受托人。一般來說，單位的人事部門比較清楚需要哪方面相關檔案，關于提供哪些可替代檔案方面很好溝通；個人往往不太清楚需要什么檔案，這時直接聯系他所在的人事檔案管理部門，問題也比較好溝通。

三、對補檔工作的思考

（一）補充個人檔案的辦法

補充個人檔案的辦法是“以檔補檔”。校檔案館保存的教學檔案是在學校招生、教學管理環節產生真實的原始記錄，是歷史的真憑實據，具有證據價值。當個人檔案中缺少錄取通知書和畢業生登記表時，檔案館存的教學檔案的新生錄取名單及畢業生名單可以彌補個人檔案中缺少錄取和畢業的檔案。

有些來館補檔的人以為補檔就是缺什么補什么，補的要和原來的一模一樣。這是無法做到的。例如，我館不存畢業生登記表。有些人從其它渠道弄來表格填寫，一則已經時過境遷，二則無法恢復原貌，違背了檔案要求的“真實的歷史記錄”。與其弄巧成拙，玷污了檔案的真實性、原始性，不如用真實的檔案去佐證。

（二）個人對自己檔案的知情權

根據人事檔案的管理制度和保密原則，個人是看不到自己的人事檔案的，無法知道里面都存有什么內容。一般都是個人檔案里缺少了某類材料，需要找其他相關證據才會和自己的檔案打交道。有的人甚至不知道個人檔案在哪里保管，也無從督促自己的相關材料及時歸檔，有些損失甚至無法彌補。

因此，法律應該賦予個人一定的知情權限，賦予個人一定的查詢權限，從而對個人檔案形成及保存起到監督作用，減少因檔案缺失而給個人帶來的損失。

（作者單位：西安理工大檔案館）