計算機技術在檔案管理應用中的必要性分析

摘 要 在當前社會發(fā)展的過程中，我國電子技術以及計算機技術的應用更加廣泛，因為其具有準確以及快捷的特點，所以常常被應用在社會的各個領域中，逐漸成為人們在學習以及工作、生活中必不可少的重要工具。在企事業(yè)單位中，檔案信息管理具有非常重要的作用，能夠有效地提高檔案管理的效率以及質量。本文主要探析的內容有計算機技術在檔案管理中的優(yōu)勢以及計算機技術在檔案管理應用中的必要性。

【關鍵詞】計算機技術 檔案管理應用 必要性

在當前的檔案管理過程中，計算機管理系統(tǒng)屬于非常先進的一種技術工具，相比傳統(tǒng)的技術，計算機處理數(shù)據具有錄入準確、快捷等特點。在計算機中輸入檔案信息，可以將服務的質量以及工作的效率有效提高，并且還能夠拷貝檔案信息，輸入、打印、查找以及統(tǒng)計拷貝記錄。另外，當前的信息化技術應用在檔案管理過程中，可以提高檔案管理者的水平，也符合當前社會發(fā)展的趨勢，更加符合現(xiàn)代技術要求。

1 計算機技術在檔案管理中的優(yōu)勢

最近幾年，在我國各行業(yè)應用計算機技術的范圍越來越廣泛，同時在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用。相比傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理技術有著非常大的優(yōu)勢，有助于實現(xiàn)檔案的查缺補漏，簡單便捷化查詢檔案的工作，同時也能夠將工作質量提高，將管理工作的難度降低。在不斷普及以及發(fā)展計算機技術的同時，現(xiàn)代檔案管理也應用著此技術，并且計算機技術在現(xiàn)代檔案管理中屬于比較先進的技術，可以非常準確以及快捷地處理數(shù)據。在一定程度上，將計算機技術有效地應用在檔案管理中，有助于工作整體質量以及效率的提高，也更加方便今后進行信息查找。另外，我國檔案管理技術也將面臨全新的挑戰(zhàn)，同時在今后的發(fā)展中也將找到有促進其發(fā)展的模式。

在檔案管理中應用計算機技術的意義，在我國發(fā)展社會經濟的過程中更加明顯，倘若要將檔案提供給相關人員，不必要取出全部的檔案信息，而只要將需要的內容取出，可以將文件查找以及提取的效率提高，也可能將文件的保密性提高。在文件傳輸過程中應用計算機技術，能夠實現(xiàn)大量發(fā)送以及群發(fā)等功能，還能夠將傳送的速率提高，工作的整體效率也能夠得到提高。在檔案管理的中應用計算機技術，將會出現(xiàn)非常多的電子文件，其主要的載體就是光盤以及計算機軟盤等材料，并且和紙質文件存在非常大的區(qū)別。

2 計算機在檔案管理中的必要性

2.1 我國檔案管理因計算機技術而發(fā)生時代的轉變

我國科學技術的發(fā)展帶動了信息技術的發(fā)展，促使我國檔案管理因計算機技術而發(fā)生巨大的轉變，計算機技術管理時代逐漸替代了我國傳統(tǒng)紙質時代。在一定程度上，計算機的發(fā)展將對數(shù)字化檔案的過渡造成直接性影響，電子計算機技術的有效應用能夠實現(xiàn)自動化以及智能化的檔案管理，同時還能夠減少物力和人力。相比于其他發(fā)達國家，我國應用計算機進行檔案管理的技術還需要不斷提升，因此為了更好地發(fā)展檔案管理工作，我國就應該努力創(chuàng)新思想，加強建設管理檔案的工作團隊，將技術人員的專業(yè)技能提升，同時將檔案管理的效率提高。

2.2 檔案管理實現(xiàn)自動化以及工作人員工作量降低

當前，在檔案管理的過程中，有效地應用計算機技術十分必要，檔案管理實現(xiàn)自動化以及工作人員工作量降低，因為應用計算機技術進行檔案的管理，工作人員只需要在計算機中錄入紙質文件，之后形成電子文檔。管理檔案信息的主要目的就是保存資料，因為保存的資料都具有供社會各界人士工作參考的作用。另外，在檔案信息管理的過程中應用著計算機技術，可以更加便捷地提取檔案信息，并且對其進行分類，更能體現(xiàn)出檔案管理自動化的特點。同時，當前的檔案信息管理理念結合符合時代發(fā)展的新理念，更加有助于將檔案管理工作的效率提高，更有助于實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作質量。

2.3 人們的工作、學習以及生活已經離不開計算機技術

計算機技術在我國高科技水平提高的過程中也得到一定的提高，同時人們生活水平隨著社會經濟的快速發(fā)展也逐漸提高了科技技術應用要求，更多地使用著計算機技術。在人們的日常生活中，都會利用檔子檔案管理技術來保存大量的電子文檔，同時應用計算機技術能夠加快保存的整體效率以及提高保存的整體質量。通常情況下，檔案信息化具有“一次投入，多次產出”的特點，在一定程度上能夠打破之前經費受到限制的局面，并且檔案信息電子化將不會受到空間、時間、地點的制約，能夠將服務的范圍拓寬。另外，檔案電子信息化在某些方面，還能夠有助于順利結合最新的技術。在制作傳統(tǒng)紙質檔案的過程中，往往需要很多的物力、紙張以及人力，這樣不僅僅會造成環(huán)境污染，同時也會出現(xiàn)資金浪費等不良狀況，還很容易損壞紙質的檔案。在檔案管理的過程中，計算機技術的應用時間不長，在應用的過程中還會出問題，但是在技術發(fā)展中，人們認知檔案管理中計算機技術的程度逐漸加深。

3 結語

綜上所述，當前計算機屬于高科技產品中的一種，并且也逐漸在各個社會領域中得到非常廣泛的應用，同時也發(fā)揮著重要的作用。在我國不斷提高科技水平以及快速發(fā)展社會經濟的過程中，人們生活的各方面也逐漸融入了計算機技術。人們的日常生活也會出現(xiàn)非常多的電子文檔，倘若要將文檔好好保存下來，就需要利用到電子檔案管理技術。在檔案管理的過程中，有效地應用計算機技術，將會產生很多的電子文件，計算機技術在檔案管理今后發(fā)展過程中的作用將越來越明顯。

參考文獻

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作者簡介

肖殿華（1975-），男，安徽省阜陽市人。1999年畢業(yè)于安徽機電學院電氣工程系應用電子技術專業(yè)，現(xiàn)供職于安徽省阜陽市地方稅務局電子稅務管理中心，電子信息工程師，大學本科學歷，學士學位，研究方向為網絡與信息安全、稅收信息化、稅收大數(shù)據。

作者單位

安徽省阜陽市地方稅務局電子稅務管理中心 安徽省阜陽市 236009