大數據時代高校檔案信息服務提升策略研究

李娜

摘要：如今，互聯網幾乎覆蓋了全球90%以上的地區，并且為滿足人們的各種需求，還開發出了多種軟件，例如物聯網、元計算等，引導社會進入大數據時代。在此大環境下，各行各業發展模式都在發生改變，高校人員流動大，人員信息多且復雜，引用互聯網協助高校檔案部門管理檔案，為人們提供更優質的服務，如何在大時代環境下轉變檔案信息管理模式是當下研究的重點，本文將圍繞何為大數據，高校檔案信息服務提升的必要性和如何提升服務質量進行敘述，為人們提供參考。

關鍵詞：大數據時代 高校檔案 信息服務 創新

中圖分類號：G71724文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）04-0127-02

在高校中，檔案信息資源是高校最具保留價值的信息之一。自改革開放以來，我國高校不斷增多并且規模不斷擴大，留下的檔案資料只增不減，如何使這些資料有條理地、長久且完整地保存下去是目前備受關注的話題。檔案是內容準確、利用價值高且全面的資料，以往都是存放在固定且保密的位置，但普遍存在丟失資料和占據空間等問題，有些高校為了節約儲存空間，在學校辦學過程中產生的一些教學改革、科研、學科建設、師資力量、學生管理、黨群以及相關部門的資料沒有及時有效地歸檔。大數據技術的出現，很好地解決了這些方面的問題，實現了相應數據的有效歸檔以及高效利用。

一、大數據含義的相關理解和特征

1.大數據的含義

有關于大數據的定義有很多，有幾個定位較為全面的是：麥肯錫全球研究所認為大數據是一種在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合；Gartner是一個較為權威的信息技術研究公司，它對大數據的理解是：需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。還有一些其他的理解，都對大數據的運用價值表示肯定。將大數據技術運用于高校檔案管理及檔案信息服務建設，能夠促進其結構完善，加快信息數據儲存和收集。

2.大數據的特征

大數據具有四個個性鮮明的特征，一是數據容量很大，之前的“小數據”系統已經不能夠滿足很多組織或團體的需求，大數據系統將TB的容量上升到PB的容量；二是數據類型多，現如今數據類型有網絡日志、視頻、圖片、地理位置等，這些信息都能以數據符號儲存；三是價值密度低，商業價值很高，例如如果儲存視頻，尤其是監控數據，一段視頻儲存數據中只有幾個數據符號有價值；四是處理速度快，以秒來計算其處理速度，快速實時獲取所需的信息，這是與傳統儲存數據系統反差最大的一個特征。

二、大數據與檔案的關系

《檔案法》規定：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數據沒有任何關系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數據。從檔案的特征來分析，檔案具有社會性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數據也具有類似的特征，大數據也是人類社會活動的原始記錄，其內容也具有確定性，且其記錄的內容只反映事物已經完成的狀態，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數據的關系僅是具有相似的特征，大數據是具有鮮明檔案特性的數據集合。但是，從數據的保存價值來說，有些數據集合對國家和社會沒有永久的保存價值，不需要永久保存。真正與大數據有直接聯系的，只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數據之間是種概念與屬概念的關系。

三、高校檔案信息服務提升的必要性

1.高校檔案信息服務提升是順應大數據時代的必然要求

在大數據環境下，產生的信息數據量大、種類多、并且這些數據信息的密度低，處理起來速度快。為順應時代變化，高校檔案信息服務系統需要快速改變發展模式，在此環境下尋找新方向，避免與時代脫節，避免有價值的資料丟失，最大化運用高校檔案服務資源，發揮其具有的價值。

2.高校檔案信息服務提升是數據信息服務的時代需求

根據調查發現，現在人們獲取信息的手段各式各樣，并且需求的信息也是多樣化的，出現這種現象的根源在于人們的信息獲取觀念發生了改變。伴隨著信息供給方要不斷地拓展信息處理和發出方式，以數據、示例描述一個觀點，增加說服力，提高服務質量，現在高校檔案信息服務還沒有做到這一點，高校檔案信息服務部門必須做到與社會發展和需求相匹配，建立新型的檔案信息服務模式。

3.高校檔案信息服務提升是促進自我發展的內在要求

現在各組織或團體內部產生和獲取的信息不但數量巨大，且種類繁多，尤其是高等院校，人口基數大，信息資料量也相應大一些。傳統的服務方式在現在環境中使用顯得比較拖沓，服務范圍小，受益者少，并且服務過程比較死板，手續多，用戶對此系統反映不好。必須轉變高校檔案管理和服務模式，才能保證其長效發展。

四、大數據時代高校檔案信息服務水平提升策略

1.基于大數據理念合理定位，深挖高校檔案信息資源價值

在大數據環境下，無論是資源的提供者還是資源需求者都很重視資源的經濟價值和實用性。對于高等院校來說，其內部信息資源被分門別類，學生和老師可以輸入關鍵字來獲取信息，但是學校作為提供規范的教育平臺，其內部資料具有方向感，也就是信息供給者根據環境有針對性地發布一些信息，需求者只能獲取教育相關的信息。為了更加細化信息，提高高校發展速度，需要明確高校檔案信息服務方向，再確定發展模式和發現方法，找出合適的大數據產品，簡化信息挖掘方法，提供檔案共享平臺。在大數據背景下，高校檔案管理人員應該科學地運用大數據技術不斷地挖掘檔案信息資源價值，打破以往檔案資源不能外泄的思想，拓展檔案信息資源建設的廣度與深度。

2.推動檔案信息資源內外整合，構建智能化信息服務平臺

在大數據環境下，處理復雜的信息一定要有信息資源整合意識。做到信息整合首先要仔細分析和優化檔案信息資源的結構，根據學校發展方向，有目的地收集信息，擴大資源途徑，將傳統的、紙質的資料與現在的檔案信息資料進行整合，將檔案信息的側重點突出，形成有自己特色的服務系統。此外，學校不能閉門造車，要加強與第三方高校檔案資源、網絡檔案資源的合作關系，將獲取的信息進行整合，充實現有的信息數據系統。從上面分析大數據特征可以看出，在大數據環境下信息處理速度快，施行一秒鐘處理信息計劃，因此，高校檔案信息服務管理和服務部門的工作者要充分利用技術手段，提高服務平臺智能化水平，根據高校發展方向，不斷地完善和革新服務平臺，滿足用戶需要。

3.充分運用云計算的架構優勢，推動高校檔案數字化升級

現在信息大部分是以數字形式存儲，為提高高校檔案信息服務水平，推動檔案信息的數字化升級是必需的，在目前的條件下，信息數字化升級過程比較復雜，在升級過程中要保證信息含量高，信息的準確度好，保證不會出現信息遺漏或更改的現象。此外，現在為了提高高校檔案信息的數字化升級效率，引進云技術，在構建信息網絡構架上具有一定的優勢，高校檔案管理部門科學合理地使用該技術，提高信息資源使用的靈敏度和廣度，擴大用戶使用權限。

4.加強檔案信息服務思想認識，探索檔案服務多元化模式

在大數據環境下，無論是用戶還是信息資源的提供者都需要具有資源共享的思想，獲得一加一大于二的效果，充分發揮檔案信息資源的價值，尤其是高校檔案管理者，更需要具有資源共享的思想。不過在進行資源共享之前需要對檔案信息資源進行分類，重點在于權限分類，在確保信息資源安全的前提下，將一定權限范圍內的信息進行分享，也吸收其他院校的優秀資源，不斷提高檔案信息服務質量。此外，將無形的信息資源轉化成有形的經濟價值還需要信息服務部門探索多元服務模式，從服務高校行政部門，向服務全校師生、服務社會轉變，最大限度地發揮高校檔案資源的價值。檔案信息資源的多元化服務模式需要進一步深化，根據資源類型與用戶群體特征，構建多元化、個性化、業務化檔案信息服務新模式。

5.構建完善的資源共享體系和共享模式

通過大數據技術能夠獲取很多的便利，實現了校內眾多資源的有效共享，讓檔案信息的采集工作、管理工作等都形成了有效的協同互動。另外，大數據技術加強了各個檔案之間的共享效率。大數據中的DWA技術能夠對檔案進行統一的管理，大數據技術管理下多種類型的共享模式，統一在大數據技術中心平臺的管理控制之下，利用P2P技術，構建起對等的網絡。在這一環境當中，每一個登錄檔案資源庫的客戶端都變成了收集端和利用端，各節點之間在大數據技術的處理下實現著平等的資源信息互換。

五、結語

在大數據時代，高校檔案管理既面臨嚴峻的挑戰，也有很多發展機遇，如何把握機會發展自己是當前面臨的困難。現在服務行業發展迅速，作為服務于高校的檔案工作人員，也有必要提升自身的服務意識，在實踐中探索其發展方向，面對大量數據，挖掘其中蘊含的價值，樹立大數據理念，利用新技術、新措施、新手段大膽嘗試創新，提升檔案信息資源數據的精準性、價值的真實性，不斷推進高校檔案信息服務質量。

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責任編輯：楊國棟