化繁為簡 例談PPT中文字的刪減

劉華

在PPT演示文稿中大段文字是一種普遍現象，而衡量一個PPT的質量，文字的多寡通常是衡量標準之一。如果—個PPT的頁面中，大都是成段成段的文字，那么這個PPT的質量通常比較一般。不少人喜歡把Word講稿直接搬到PPT中，導致講的內容和PPT上基本一樣，講解的時候基本上是照讀，觀眾自然也會興趣索然。本文就通過實例來談談如何精簡PPT中的文字。

很多時候做PPT的和講PPT的不是同一個人，講的人通常喜歡將W0rd文稿給做的人，如果制作人只是將文本復制到頁面中，可能會將很多“廢話”收入其中，密密麻麻都是文字。

這些“廢話”其實可以移到幻燈片的備注中，這樣自己演示的時候能看到，而觀眾卻看不到。操作很簡單，切換到“視圖”選項卡，點擊工具欄中的“備注”按鈕，再在下面“單擊此處添加備注”框中點擊，然后手動輸入或剪切粘貼相應的內容就可以了（圖1）。

如果不想移到備注中，可對文字內容直接進行刪減，去除口水話，然后通過改變文字字號和顏色，突出目標數據，顯得更有條理，同時本頁的重點自然也就凸顯出來了。對于某些不太重要的文本，如果有必要保留，可以縮小字號放在頁面中（圖2）。

當一個頁面中都是文字時，觀眾容易產生疲勞感，因為一眼望去都是字符，所以我們可以嘗試在頁面中添加一些圖形作為點綴修飾，提升版面的視覺美感，讓文字不再顯得那么擁擠繁雜。

本例中，我們可以將標題中的2017做成一個圖形，也可以直接到百度中找一個適合的圖形，在每個小指標的前面添加上一個小圖標，讓指標的分類更加顯明。增加一些小圖標，能夠愉悅觀眾身心，某些時候還能起到畫龍點睛的作用（圖3）。

由于圖標通常是從網絡上搜索下載，復制到PPT的頁面后，一般可以刪除其背景或設置透明色。有時為了讓國標更好地融合在頁面中，還可以使用取色器，修改圖標的色調（圖4），讓圖標的顏色與頁面中的主體色保持一致。

除了使用國標外，有時通過一些簡易的圖形，也能很好地將大段文字進行版面分割（圖5），這樣整段的文字被分割成多個小區域，既便于閱讀，又不感覺擁擠，這就是圖形化修飾的作用。

如圖中的兩個版面都是介紹中國教師資格制度發展歷程（圖6），但是上圖一眼看去都是密密麻麻的文字，而下圖將時間通過線條進行引導，同時又巧妙地借用線條對頁面中的文本進行分割，這樣看上去我們的視線會被線條吸引，不會再感覺滿屏都是字符了。

有時面對海量的文字，卻又無法過多精簡，此時可以借助表格進行梳理。比如圖中是本市初中學科基地考核情況（圖7），由于要在一頁中呈現的信息比較多，所以字號很小，達不到演示要求，如果將優秀基地和合格基地分開，則又不便于觀眾對比掌握情況。

此時可以通過表格來呈現信息（圖8），將相同的內容合并起來，如初中某某學科基地可以直接精簡成語文、數學……表格中不同的類別通過色塊和字體進行區分，使其更加醒目，觀眾可以很快檢索到所需的信息。表格中的色塊設置是選中單元格后，切換到“設計”選項卡，在“底紋”中修改顏色即可。另外單擊“效果”按鈕還可以給表格添加一個陰影，讓其具有立體感。

圖表結合可以很直觀地呈現多維信息，這在一些商業化的PPT中十分常見（圖9）。這個例子中，上圖和下圖同樣是集團的人才招聘情況說明，下圖借助圖表，讓人才儲備情況一目了然。表格的制作很簡單，這里簡要介紹—下旁邊的餅形圖的做法。

切換到“插入”選項卡，單擊“圖表”按鈕選擇“餅圖”，然后輸入數據（圖10），數據輸入后會生成餅圖，右擊餅圖選擇“設置數據標簽格式”打開屬性面板，選擇類別名稱、百分比和數據標簽內三個選項。餅圖的顏色和文字都可以根據喜好進行修改，可以和表格單元格的顏色統一起來，這樣從視覺上也能產生聯系。

PPT中文字的精簡，不是簡單的刪除，而是在深入理解文本意思后進行的有機重組，意在讓其言簡意賅，一目了然。同時還可以借助于圖片、表格和圖表，對文本的版面進行修飾，讓文本的布局更加合理，從視覺上對文本進行“精簡”。