高校圖書與檔案信息資源整合的策略與價值

張衛華

摘 要：隨著用戶的信息環境的變化，信息獲取者更加渴望快捷、方便、簡潔的信息獲取方式，因此，高校檔案、圖書急需積極探索一種共享合作的信息整合模式，將圖書、檔案信息資源整合在一個寬泛廣闊的平臺上，真正實現越來越迫切的便捷化、信息化、知識化、數字化需求，同時將重點放在盡量開發可滿足需求的具備針對性的資源，以逐步提升信息資源建設的有效性和準確性。

關鍵詞：信息整合；檔案；圖書檔案資源

1 研究背景

1.1 前提條件。高校檔案與圖書具有許多相近之處，比如對信息的收集和整理是前提，最終目的都是為了向大眾提供各自所儲備的信息資源，業務開展多通過閱覽、外借、參考咨詢等一系列手段進行，而且二者在著錄項目內容、著錄的標識符號、著錄格式、目錄組織的程序上都大體相同，最主要的區別在檔案更側重于原始記錄性，圖書更側重流通性[1]。在網絡環境下，計算機技術及網絡技術的應用拉近了圖書、檔案這兩個學科之間的距離，文獻信息資源的網絡化、數字化使得各類檔案、文獻信息的組織趨向統一，向一體化方向整合。

劉旭光、劉蔚在《淺談圖書檔案一體化管理》中，提出圖書與檔案“結合”的幾個可行條件：①圖書檔案同宗同源；②現代檔案學和現代圖書館學具有相同的學科內核和構成體系；③圖書工作和檔案工作在業務上具有共同點；④檔案工作、圖書工作對庫房、物資設備、現代化管理設施的要求基本一致；⑤計算機網絡技術為圖書檔案信息資源共享提供保障；⑥在檔案工作和圖書工作的實踐中，往往是你中有我，我中有你。[2]這些基于信息資源的管理、開發和利用的理論、原則、方法上的共性，成為兩者整合的先決條件。

1.2 履行原則。信息資源整合指將某一范圍內，原本離散的、多元的、異構的、分散的信息資源通過邏輯的或物理的方式組織為一個整體，使之有利于管理、利用和服務。

信息整合并不是簡單做加法，在進行中有許多需要遵守的原則：①整體性原則，又稱完整性，在信息資源整合工作里盡力保持信息資源對象的完整與全面。②科學性原則，主要是指對整合工作進行全面規劃、科學論證，在確保整合的合理性、科學性和規范化基礎上開展。③層次性原則。一是整合數據的層次性；二是指信息資源整合的結構性；三是檢索操作的層次性。④最優化原則，整合后的信息資源達到最佳的使用效果，將原本并不是緊密關聯的數據有機地聯系在一起，并能夠發現隱藏在其中的信息和知識，使一加一大于二。[3]

2 高校圖書與檔案信息資源整合的策略

2.1 整合機構以加強資源整合的基礎。學校行政體制改革。高校檔案圖書情報信息資源整合需要打破常規，建立全新的體制。在當前高校，圖書、檔案等具體工作被劃分在不同管理單位，從領導人員到具體業務人員鮮有互通，盡管檔案、圖書業務相通之處很多，但由于各單位、部門的利益糾葛和管轄范疇等諸多因素制約，彼此的聯系很少，這便在一定程度上造成資源、設備、人力和財力的浪費。雖然目前已有實踐，但采取的是縱向合作的模式，具體操作為存在隸屬關系的文化機構在一定層次上共建共享信息資源，并未突破平行、不相隸屬組織之間合作的瓶頸。[4]面對這種情況，有學者提出對圖書館和檔案館進行重組，將辦公設備、劃撥款項、人員編制和信息資源進行全方位融合，以優化圖書館和檔案館的信息資源配置。例如天津南開大學泰達學院圖書館，采取館長負責制的一館兩中心，即文獻信息中心和檔案信息中心，以實體融合換取優良的社會效益和經濟效益[5]。

個人工作觀念更新。高校管理者從圖書、檔案事業共同發展方向進行變革的同時，個人也應對圖書、檔案工作方法以及工作觀念進行更新。作為高校圖書或檔案工作者，必須樹立適應知識創新工作的新觀念。如今，“互聯網+”概念的實踐日益普及，科學與技術的快速發展已使多項事業得到飛速且長遠的進步，這就需要高校的圖書、檔案工作者將現代化信息技術手段運用于圖書、檔案的知識創新服務之中。正如梁繼宏在《信息時代高校圖書與檔案資源的整合模式探討》中提出的舉措：“實現圖書、檔案等文獻采購編目、查詢、借閱等服務工作全程網絡化，將傳統的圖書檔案、資料服務工作方式改變為開放型的網絡信息服務方式，將原來的被動服務轉變為積極為教師和學生的主動服務，用非常先進的技術手段為知識創新提供更全面更具體的文獻信息服務。”[6]

2.2 聚合資源以鞏固資源整合的進行。數字化平臺建設。高校檔案、圖書信息資源整合的最終結果往往需要通過建設一個全媒體數字化的信息資源服務平臺予以實現，指基于校園局域網，在同一個平臺提供整合信息服務的工作方式。這個平臺應是一種數字化信息資源平臺，它的實現依賴于計算機、通訊與網絡的綜合技術平臺，具有較強的開放性和廣泛性。該系統可實現信息發布、信息交流、信息反饋及互動等功能，最終得以向利用者提供更加專業化、智能化、精準化的多維度集成式服務。[7]高校具有更為便利的整合實施條件，例如，數字圖書和檔案資源整合最需要的計算機網絡技術實現條件，打破了傳統技術條件下地域、時間和行業的限制，更益于整合圖書、檔案以及更多其他類型信息機構數據庫及功能，并提供更廣泛、更優質服務。

人力全方位培養。進入信息化時代后，人才成為發展最重要的資本之一，所有的發展、競爭都離不開人力資源，所以想要對圖書、檔案信息進行整合，就要發掘和培養人才，這樣才能使三者的整合快速完成。圖書、檔案信息整合最需要的是一批既掌握相當的計算機技術，又具備圖書、檔案方面的專業知識，擅長外語、懂得統籌管理、了解業務內容，并掌握了數據庫管理和網絡管理、系統工程等基本技能的高素質人才。雖然高資歷的復合型現有人才很難得，但這種人才的培養和尋求具有先天優勢，不僅部門內工作人員眾多，因相似背景易產生相互的交流，這就可使單向人才通過各色見聞和學習成為圖書、檔案整合一體化所需要的專業人才，再通過學校層面的激勵制度，及理念培養，這些越來越重要的人才可實現自給自足，已達到收集人才的目標。

2.3 融合服務以保障資源整合。倡導“以人為本”個性化服務。在信息收集與構建方面，在校大學生對信息資源提出越來越高的要求，尤為需要個性化檔案的構建。不僅具備私密性和特定性，還應是動態的，多種渠道搜集資料以更好地滿足學生的需求，同時還應該積極做好檔案信息建設的追蹤，進行客戶體驗反饋，提供最貼心的服務。在信息提供與推送方面，用戶的需求越來越呈現出多樣化的趨勢，不同類型的用戶對知識內容、服務方式、檢索結果的要求也不盡相同。信息管理領域越來越重視通過定制與推送方式實現個性化服務。個性化服務的基礎在于借助網絡技術和人工智能主動評估和預測用戶的需求，挖掘用戶興趣，根據用戶需求主動地提供推送服務。

3 高校圖書與檔案信息資源整合的價值

3.1 有利于改善高校的內部管理。改善了信息管理的手段，使圖書館、檔案館不只是知識信息和資料的搜集、存儲、傳播基地，也成為知識創新、信息技術實現的重要基礎。通過利用多媒體技術、網絡通信技術，為用戶提供信息服務，實現信息資源的智能化。改善了機構管理手段，借鑒信息整合的再造，習得多種管理技術和管理方法，對圖書館、檔案館的業務流程進行整合再造，帶動組織結構和管理模式的新思維，解決分工與合作之間的關系。

3.2 有利于館員的綜合素質提升。適當調整圖書、檔案從業人員的學習側重點，在強調專業知識學習的基礎上，開展多領域廣泛學習，同時強化信息技術的學習與實踐，為網絡環境下圖書館檔案信息資源整合提供充足和必要的后備力量，進一步構建出先進的能力、理念和知識結構。這就迫使高校需要改進培訓模式，例如，提倡學習通信技術和計算機知識，或者通過開設學習班進行技術層面的培訓，讓這些從業者熟練掌握圖書館檔案信息資源整合中所需的現代化專業知識，增強高校圖書館、檔案館的競爭力，而且還能調動館員工作的積極性，從而促進圖書館檔案信息資源整合的有效開展，彰顯了網絡環境下檔案信息資源整合的必要性和重要性。

3.3 有利于建設智慧化服務體系。圖書與檔案信息資源整合時要考慮充分利用數字化與信息技術，以電子資源為切入點，延展流通領域和流通渠道，整合設備資源、人才資源、網絡資源、使用群資源，使其服務更具現代化和自動化效果，基于需求創建智能化信息服務模式、個性化服務模式、知識管理服務模式，“變擁有為付出，變靜態為動態，變分散為整體，變自足為共享”。加強信息溝通，建立綜合信息服務門戶，提供一站式服務，構建高校科技情報的資源整合共享機制，形成統一的大型數字資源庫。這個過程中，高校在縮小社會上新出現的“技能鴻溝”方面發揮重要作用，敦促完善自身轉型發展服務機制，承擔社會賦予高校的責任和使命。

參考文獻：

[1]郭艷.全媒體時代高校檔案圖書情報信息資源整合策略[J].蘭臺世界，2016（20）：77～78.

[2]劉旭光，劉蔚.淺談圖書檔案一體化管理[J].檔案學通訊，2010（6）：82～85.

[3]蘇新寧，章成志，衛平.論信息資源整合[J].現代圖書情報技術，2005（9）：54～61.

[4][7]趙紅穎.圖書檔案資源數字化融合服務實現研究[D].吉林大學，2015.

[5]趙海榮.淺談高校圖書館與檔案館集中式管理的可行性[J].全國商情理論，2013（21）：76～77.

[6]梁繼宏.信息時代高校圖書與檔案資源的整合模式探討[J].邊疆經濟與文化，2016（7）：110～111.