數字檔案資源建設的問題與對策分析

李叢

摘 要：我國數字檔案資源建設目前還存在收集渠道不暢、缺乏統一的數據規范、傳統檔案與數字檔案重復存儲、服務功能不完善等問題，究其原因是因為電子文件中心定位缺失、法律障礙和行業壁壘、檔案信息的收集內容單一、技術運用能力不足，因此，檔案部門要注重探索建立集中管理的數字檔案管理體制、建立統一的標準體系、加強數字檔案信息服務工作、完善相關法律法規、加強新技術的廣泛應用。

關鍵詞：數字檔案資源建設；問題；對策

隨著電子檔案建設成果大量增加以及電子政務的不斷推進，數字檔案資源日益豐富。數字檔案資源以更加快捷的方式，向公眾提供高效便利的信息服務。在此過程中，檔案館越來越清晰地認識到，檔案資源建設制約著檔案的信息服務。然而，我國數字檔案資源建設還存在一些不容忽視的問題。這些問題能否得以解決，制約著數字檔案資源服務的質量，影響到公眾的利用效率。因此，如何認識數字檔案資源建設面臨的問題，探索其解決方法，是當前各級檔案館都需要關注的問題。

1 數字檔案資源建設面臨的問題

1.1 數字檔案資源收集渠道不暢。隨著辦公手段現代化和無紙化辦公的推進，各部門產生的電子文件呈數量級增加，因此，數字檔案的收集工作顯得非常重要。但是，數字檔案信息主要在單位內部局域網運行，政府網部分運行，加之檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，大部分辦公網絡在設計時，并未將檔案電子化管理考慮在其中，因而，數字檔案收集還沒有建立起暢通渠道。檔案部門對于如何與迅速發展的電子政務接軌，如何收集急劇增長的電子文檔還未形成有效的對策。

1.2 數字檔案資源建設缺乏統一的數據規范。許多國家成功的數字檔案管理經驗證明，數字檔案資源建設離不開統一的數據規范，否則，就會造成數據孤島。目前，我國還有大量的檔案資源沒有數字化，通過紙質載體分散在各個不同系統、不同級別的檔案館內。雖然也有一部分檔案館進行了信息化建設，但是，由于地區之間、行業之間、部門之間檔案信息化建設缺乏統一的標準體系，在檔案數據庫建設時，大都各自為政，從而導致數字檔案信息出現孤島現象。以目前數字檔案建設常見格式為例，文字格式有DOC、XML、RTF和TXT，圖像數據格式有JPEG和TIFF，網絡圖像查詢格式有CEB和PDF。但隨著科技水平的不斷進步，這些格式又發展出很多版本，且兼容性不強，因此，如果沒有統一的數據規范，勢必導致數字檔案資源的格式標準出現混亂，無法兼容。

1.3 傳統檔案與數字檔案重復存儲。和傳統檔案比，數字化檔案資源存在磁化和病毒的嚴重危害，遭受損壞后，具有不易恢復的致命缺點。[1]數字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，對保管條件的要求比較苛刻。早期經常采用的3.5英寸軟盤在常溫下最長保存時間為 15年，目前普通光盤最長保存期限為20年，數字膠片等存儲介質的保管時間還要視保管條件而定。為此，在電子文件傳遞和保存過程中，往往還需要以紙質文件進行歸檔和保存，這就造成電子檔案和紙質檔案雙重保存模式，在這種保存模式下，存在大量重疊問題，造成資源浪費。

1.4數字檔案信息服務功能不完善。當今社會，網絡化已滲入到了各個領域內，給檔案信息服務創造了良好的內外部環境，使檔案信息服務沿著高效、良性方向發展，企業檔案、家庭檔案、民生檔案的建設在我國各地初見成效，進一步拉近了檔案與人們的距離。由于檔案涉及公民個人信息如學歷、房產、銀行業務、誠信等諸多領域，因此，檔案意識逐步增強。但是，目前我國數字檔案資源的服務功能還不完善。一是信息渠道單一。現在，數字檔案信息資源服務主要依靠網絡，由于網站資源獲取單一，每個網站基于各自擁有的檔案資源進行網站信息的相關服務。用戶如需找到自己需要的特定信息，就要對不同的檔案網站逐個瀏覽。雖然大部分網站都提供了對本區域范圍內的部分檔案網站的超鏈接服務，但只是鏈接到相應的網址，遠遠未達到檔案資源內容的整合和跨庫檢索，各個檔案網站從內容管理層面看，仍是一個個的信息孤島。二是網站內容陳舊。網站內容不斷更新是可持續提供信息資源的基本條件。但是，很多網站的更新頻率甚至達不到每月1次，導致網站上呈現的很多信息屬于“陳年舊事”。

2 制約數字檔案資源建設的原因分析

2.1 電子文件中心定位缺失。我國大多數電子文件中心定位為對現行電子文件的一個中間型保管機構和服務平臺。很多地市的電子文件中心都定期將符合要求的電子文件歸檔，歸檔后的電子文件由部門檔案室、電子文件中心保管，這其實是充當了數字檔案館的角色，使得各個部門、行業之間形成的電子文件不能保持與檔案館之間的渠道暢通，長期處于分散狀態，不能集中統一管理。

2.2 法律障礙和行業壁壘。學者們普遍認為，目前的檔案法律法規存在缺陷，檔案法規原則性明確，可操作性不強，尤其在檔案資源的歸屬和流向方面顯得無能為力。如學籍檔案、病歷檔案的行政主管部門均強調此類檔案提供查詢、服務不能由外單位承擔，不將檔案移交進檔案館。

2.3 檔案信息的收集內容單一。與歐美國家檔案館相比較，國內檔案館征集檔案資料的范圍非常狹窄，尤其是缺乏人本、人文檔案，在信息收集、開發、利用方面，不能做到圍繞中心工作開發預測性的檔案信息，不能主動為專業人員開發建設性的檔案信息，影響了檔案自身價值的發揮。

2.4 技術運用能力不足。從近年來統計資料看，檔案辦公人員對計算機使用率普遍偏低，僅局限于開發檢索性、介紹性、匯編性的內部參考材料，缺少系統性、綜合性、專題性的開發材料，有些人只會編輯、打印文檔或傳輸文件，手段十分原始和公式化，沒有開發帶有通用性、可轉換的檔案信息。檔案管理隊伍中專業人員比例偏低，現有人員知識老化，缺乏開發能力，影響了檔案信息開發的力度、深度和檔案的利用率。

3 加強數字檔案資源建設的對策

3.1 探索建立集中管理的數字檔案管理體制。數字檔案建設涉及多個部門，涉及電子文件完整的生命周期，其組織、制度和方法都面臨著融合和集成的要求。對于電子文件管理，學界早已提出，最適合的、最有效的管理應是全程管理，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行管理。我國目前的這種分段管理狀態無法適應全程管理的需要。這種前端與后端割裂的管理體制，開始阻礙文件與檔案工作的發展，影響數字檔案的管理效率。數字檔案管理必須走由后端輻射全程的道路，因此，必須創新管理體制，理順電子文件中心與檔案管理機構的關系。各級檔案館要積極建設電子文件備份中心，及時對本級各機關電子文件進行在線接收或離線接收，并相應進行脫機異地備份，確保電子文件及時歸檔。

3.2 建立統一的標準體系。數字檔案資源建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化轉換、資源整理加工、建立各類資源庫等內容，資源類型豐富，如文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各類資源。因此，在數字檔案資源建設工作中，要對檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等多個環節，制定統一的標準體系。地方檔案部門應在國家檔案局統一的標準下，開展數字檔案建設，防止因建設數據多樣而影響全局資源的互通共享。地方檔案部門要加快推動電子文件的信息標準化建設，確保數字檔案管理系統具有較好的統一性和協調性。

3.3 加強數字檔案信息服務工作。大數據時代，高速信息網成為信息資源存貯和傳播的主要場所，高速信息網把方便的信息服務帶進了家庭和辦公室。數字檔案管理也必須從收藏走向信息公開，向社會提供高質量的公共文化服務，這既是經濟社會發展的必然需要，也是公民對各類環境、知識、文化的需要。[2]因此，在大數據背景下，要借助信息技術實現數字檔案資源的整合，建立檔案網站集群，為分散的檔案網站提供統一的信息入口或檢索平臺，為公眾查詢檔案信息提供統一的服務。對數字檔案的收集應盡可能擴大覆蓋面，加強與工作、生活、學習密切相關的檔案資源的收集，開展數字檔案資源建設；要充分利用數字技術給檔案工作帶來的各種契機，增進檔案部門與公眾之間的交流與互動，通過編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節目、發布網絡視頻、發行音像制品等多種形式，把“死檔案”變成“活資訊”；建設智慧管理系統，通過挖掘和分析數據，把“數據庫”變成“思想庫”。

3.4 完善相關法律法規。建立集中統一的數字檔案管理體系，需要強有力的法律法規以及相配套的政策做支撐。因此，應在已有法規基礎上，加快政府信息資源管理法規建設，特別是要抓緊制定完善與數字檔案管理有關的法規條例，以制度和法律的形式，將國家檔案行政主管部門的主導權牢牢掌握在檔案部門手中，實現檔案部門對檔案信息資源的完全掌控，實現檔案部門對所有數字檔案資源的集中、長久保存。[3]

3.5 加強新技術的廣泛應用。大數據時代，云計算、云存儲技術的應用和普及，為我國檔案部門加強數字檔案資源管理提供了新的空間，如江西省檔案局（館）利用“云”技術進行的區域數字檔案資源建設與管理。因此，對于檔案工作者來說，必須加強新技術的學習和新媒體的運用，這對于數字檔案的安全保管、對于充分挖掘數字檔案的信息價值，都具有十分重要的作用。

參考文獻：

[1]姜針針.數字檔案面臨的災害及應對研究[J].蘭臺世界，2015（14）：96～97.

[2]田偉，韓海濤.大數據時代檔案館服務創新研究[J].檔案學研究，2014（5）：64～67.

[3]趙豪邁，寇曼.數字檔案集中管理策略初探[J].檔案與建設，2014（12）：8～13.