中小學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)探究

羅思

【摘要】在如今的數(shù)字化時(shí)代，信息化建設(shè)成為中小學(xué)檔案建設(shè)的必然趨勢(shì)。但在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中，雖然許多中小學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)取得了一定的成績(jī)，但是因?yàn)槭艿蕉喾N因素的影響，依舊存在著許多問(wèn)題迫切需要解決，如資金投入不足和操作運(yùn)作不規(guī)范等。本文針對(duì)中小學(xué)檔案管理中信息化建設(shè)的失范現(xiàn)象進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)的應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué)；檔案管理；現(xiàn)狀；信息化建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G270.7；G637.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）03-0203-01

目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀的確不容樂(lè)觀，在軟、硬件建設(shè)方面相對(duì)滯后，且許多中小學(xué)管理者缺乏良好的檔案管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)度的降低，使檔案管理在中小學(xué)運(yùn)行中無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。當(dāng)前，很多中小學(xué)檔案管理仍處于手工操作階段，由于傳統(tǒng)的手工檔案管理主要是處理紙質(zhì)文件和資料，而由于紙張質(zhì)量有好壞之分，頁(yè)面大小不統(tǒng)一等問(wèn)題的存在，且信息容量有限，無(wú)法應(yīng)對(duì)當(dāng)今檔案管理的大數(shù)據(jù)量的現(xiàn)狀，不但效率低下且安全程度低，對(duì)檔案的收集、整理、檢索、歸納和更新等諸多方面帶來(lái)不便，并增加了日常維護(hù)的難度，因此對(duì)中小學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。

一、中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

因?yàn)橹行W(xué)檔案管理信息化建設(shè)尚處于起步階段，難免會(huì)存在著諸多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是學(xué)校重視程度不夠。學(xué)校一般對(duì)檔案管理工作重視程度比較低，無(wú)法同教學(xué)管理工作相提并論，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，故而導(dǎo)致在人力、物力和財(cái)力方面投入不夠，并且信息化建設(shè)的基礎(chǔ)配套基礎(chǔ)不完善，這些都阻礙了中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程；二是人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不盡合理。學(xué)校檔案管理人員長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的、低效的檔案管理方法，在檔案管理中已經(jīng)形成了相當(dāng)程度上的思維定式，在能力和態(tài)度上可能對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)存在著一定的抵觸心理。同時(shí)，由于學(xué)校相關(guān)培訓(xùn)體系的不健全、不到位，缺乏有效的培訓(xùn)激勵(lì)機(jī)制，使得原有的檔案管理人員寧愿固步自封卻不愿意接受新事物，此外對(duì)專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)工作也停滯不前，種種因素均對(duì)學(xué)校檔案管理信息化工作帶來(lái)了不利的影響。

二、推進(jìn)中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）樹(shù)立檔案管理意識(shí)，推進(jìn)信息化建設(shè)

目前，雖然檔案管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)學(xué)校檔案管理的信息化和規(guī)范化做出明確的規(guī)定，但中小學(xué)應(yīng)以戰(zhàn)略性的超前眼光對(duì)待這一問(wèn)題。提高檔案管理意識(shí)是做好中小學(xué)檔案管理工作的前提，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理不僅僅是要求檔案人員加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，而是全校各個(gè)工作崗位均應(yīng)該對(duì)檔案管理工作高度重視，通過(guò)各部門(mén)的協(xié)作努力，建立起一個(gè)完整的、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，要開(kāi)拓視野認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的推進(jìn)作用。并且學(xué)校應(yīng)在財(cái)力和人力上給予支持，將檔案管理和教學(xué)工作放在同一工作高度上，進(jìn)行檔案管理信息化必需的硬件設(shè)施的升級(jí)換代，并采購(gòu)適合學(xué)校具體情況的檔案管理軟件。

（二）建立中小學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)目前

中小學(xué)檔案管理的信息化工作尚處于探索階段，信息資料需要從龐大的、繁雜的文字或印刷品中獲取，然后遷移到檔案信息管理系統(tǒng)中，中小學(xué)應(yīng)抓住這一變革的時(shí)機(jī)規(guī)范和推進(jìn)校園檔案的信息化進(jìn)程，并且對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)遷移工作高度重視。因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)的運(yùn)行基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)庫(kù)資料，否則只能是紙上談兵，建立中小學(xué)檔案管理信息化平臺(tái)時(shí)，應(yīng)以《檔案法》的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，規(guī)范檔案管理規(guī)章制度，對(duì)中小學(xué)檔案進(jìn)行分類處理。另外，中小學(xué)檔案管理部門(mén)要聯(lián)合中小學(xué)的其他部門(mén)制定檔案管理的聯(lián)合目錄，并形成完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便于實(shí)現(xiàn)一體化管理實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）加快網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，提高檔案利用率

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)必須從用戶的角度來(lái)構(gòu)建，為用戶提供一個(gè)順暢的溝通環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的通信結(jié)構(gòu)具有交互性和分散性的特點(diǎn)，故而信息反饋更加便捷，可以為用戶提供豐富的、即時(shí)的檔案信息咨詢服務(wù)。在中小學(xué)檔案管理網(wǎng)站上可以開(kāi)通讀者留言、郵箱回復(fù)和即時(shí)欄目等管理子平臺(tái)，以便和廣大師生進(jìn)行溝通和交流，并將用戶的信息及時(shí)反饋回來(lái)，以便于系統(tǒng)的完善和服務(wù)的改善，避免“閉門(mén)造車”尷尬局面的出現(xiàn)，從而不斷為教師和學(xué)生提供豐富、優(yōu)質(zhì)的、高效的檔案服務(wù)，使服務(wù)方式更為人性化。

（四）加強(qiáng)人才建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)

信息化建設(shè)給檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，中小學(xué)在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須充分認(rèn)識(shí)到人才的基礎(chǔ)性作用，只有擁有一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍才能保證先進(jìn)的信息管理技術(shù)和硬件設(shè)備得以充分的利用和發(fā)揮。在加強(qiáng)中小學(xué)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，要根據(jù)工作需要在財(cái)力方面予以支持，鼓勵(lì)工作人員參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，以改善檔案管理人員的知識(shí)構(gòu)建、優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，從而提升中小學(xué)信息化管理水平。此外，檔案管理工作者也應(yīng)該主動(dòng)地提升自己使用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的水平，促進(jìn)自己收集和處理信息能力的改善，并對(duì)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)要有一定的了解，防止檔案信息的外泄。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的信息化工作能促進(jìn)中小學(xué)校園管理信息化工作的全面推進(jìn)，通過(guò)將各類教學(xué)資源的合理配置，更好地幫助中小學(xué)教學(xué)質(zhì)量的提升。在現(xiàn)實(shí)情況下，許多中小學(xué)都將管理的重點(diǎn)放在教學(xué)活動(dòng)上，而忽視了檔案管理的重要性，導(dǎo)致中小學(xué)很多工作的開(kāi)展受到因此阻礙。因此，中小學(xué)應(yīng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作予以充分的重視，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)各校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

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