品管圈在提高全自動擺藥機分包前流程效率中的應用

蔡卓倩，宋惠珠，楊 華，陳佳鋼（無錫市人民醫院藥劑科，江蘇無錫 214000）

品管圈在提高全自動擺藥機分包前流程效率中的應用

蔡卓倩＊，宋惠珠，楊 華，陳佳鋼#（無錫市人民醫院藥劑科，江蘇無錫 214000）

目的：提高全自動擺藥機分包前流程效率。方法：成立住院藥房品管圈，按照品管圈活動步驟，找出影響全自動擺藥機分包前流程效率的關鍵環節、關鍵因素，針對要因制定相應對策并實施，再通過對品管圈活動實施前后的分包前流程用時等指標對本次活動進行評價。結果：針對分包前流程用時最長的2個工作環節即“去除藥品外包裝”和“人工統計制訂加藥單”，通過采取準確設定加藥數量及品種、定時盤點擺藥機、及時調整擺藥機藥品目錄、加強培訓等措施提高了工作效率，全自動擺藥機分包前流程用時由活動前的179.8min縮短至活動后的119.2min（縮短33.7%），目標達成率為168.5%；且QCC活動成員在品管手法、責任心和團隊凝聚力等方面均正向增長（增長率為15%～81%）。結論：品管圈活動提高全自動擺藥機分包前流程效率的效果顯著。

品管圈；擺藥機；分包前流程；效率

藥房自動化的應用提高了藥品調劑的質量、降低了調劑差錯。自動擺藥機作為藥房自動化管理的重要設備，其在調劑中的投入使用，在很大程度上減少了藥品污染及患者交叉感染的發生，還提高了調劑質量、改善了服務環境、降低了服務成本。我院于2007年引進全自動擺藥機2臺，每臺可存儲各類型藥盒520個，擺藥速度能達到每分鐘60包。全自動擺藥機模式主要以醫院信息系統（HIS）為基礎，依托網絡傳遞藥品調配信息，當醫囑通過醫師工作站傳送至藥房信息系統后，藥品經擺藥機自動分裝，形成單劑量藥袋，經藥師、護士核對后，最終發放給患者。該模式下，藥品調劑準確性高于傳統手工擺藥模式，并在一定程度上縮短了藥師的調劑時間和護士的等候取藥時間。但筆者在應用中發現，由于擺藥機分包前流程比如制訂加藥單、去除藥品外包裝等環節過多，在實際操作中，擺藥機分包前的整個過程效率較低。

為了解決“全自動擺藥機分包前流程效率較低”問題，我院采用品質管理圈（Quality control circle，QCC，簡稱品管圈）對此進行研究。QCC是指同一工作場所、工作性質相類似的基層人員為進行品質管理活動所組成的小集團[1]，是采取發動員工自愿主動組合的方法開展質量促進活動的一種質量管理方式[2]。QCC過程可分為主題選定、計劃擬定、現況把握、目標設定、解析、對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化、檢討與改進等10大步驟[3-4]。筆者在本文中即介紹本院在解決“全自動擺藥機分包前流程效率較低”問題時進行的QCC活動內容，以供同行參考。

1 主題選定及計劃擬定

此次品管圈活動提出了7個建議主題，通過各成員打分評價，將得分最高的“提高全自動擺藥機分包前流程效率”選為活動主題。制訂QCC各環節以及整理相關論文發表等為期8個月的計劃安排。

2 現況把握及目標設定

為了解我院全自動擺藥機分包前流程的現狀，通過對全自動擺藥機分包前流程作梳理，并對各環節耗費時間進行統計，分析出導致效率較低的關鍵環節，并制訂目標。

2.1 全自動擺藥機分包前流程

全自動擺藥機分包前全部流程見圖1。

圖1 全自動擺藥機分包前流程Fig 1 Flow chart of the automatic dispensation machinebefore dispensing

2.2 導致效率較低的關鍵環節分析

QCC小組在組員的協同合作下，對14項分包前操作流程各環節用時進行連續21 d的統計，共收集了294項數據，并制作出了住院藥房全自動擺藥機分包前準備時間匯總表，見表1。

表1 全自動擺藥機分包前流程環節及用時Tab 1 Process and time of the autom atic dispensation machinebeforedispensing

為方便進一步的研究，將14項分包前工作流程整合為6項：第1項，“去除藥品外包裝”（A）；第2項，“人工統計制訂加藥單”（B）；第3項，“抽取藥盒后取藥并核對”（C、E、F、H、J）；第4項，“將加好藥片的藥盒放入擺藥機”（G、I、K、L）；第5項“計算機錄入加藥數量”（D）；第6項，“搬運放置藥盒的推車”（M、N）。按照80/20法則得出最耗時的兩大環節是第1項和第2項，這兩個環節占據約78%的時間，因此將這兩項作為重點改善的項目。

2.3 目標設定

在把握我院全自動擺藥機分包前流程的現狀后，提出此次QCC活動的計劃目標是將全自動擺藥機分包前流程效率提高20%，即操作流程改善后的用時由179.8 m in降為143.8m in。

3 解析

在得到最耗時的“去除藥品外包裝”與“人工統計制訂加藥單”這兩個關鍵環節之后，從人員、設備、材料、方法、環境等5個方面分別進行因素分析，并繪制出魚骨要因分析圖，見圖2。

圖2 魚骨要因分析圖Fig 2 Fishbone diagram for key factor analysis

為了進一步得出真因，QCC小組對這些項目再次進行了查檢。通過21 d真因查檢，對所得210項數據進行匯總分析，將10項要因查檢結果按時間占用百分比進行了排序。

在“去除藥品外包裝”因素分析中，“除包裝量大”占53%，“未使用正確人工除包裝方法”占24%，“抽錯藥盒”占11%，“剝藥機未使用”占8%，“藥品本身損壞”占4%。通過80/20法則，發現“除包裝量大”及“未使用正確人工除包裝方法”這兩個因素成為造成“去除藥品外包裝”時間長的真因。

在“人工統計制訂加藥單”因素分析中，“人工確定待加藥品種不準確”占45%，“人工憑經驗設定待加藥數量不準確”占34%，“人工計算煩瑣易錯誤”占11%，“發現數量不對時沒有在庫存量中及時改正致剩余數量不準確”占8%，“對藥盒數量與推車數量估計不準”占2%。通過80/20法則，得出“人工確定待加藥品種不準確”及“人工憑經驗設定待加藥數量不準確”這兩個因素為造成“人工統計制訂加藥單”時間長的真因。

4 對策擬定、實施及效果確認

4.1 對策擬定

圍繞上文提出的“除包裝量大”“未使用正確人工除包裝方法”“人工確定待加藥品種不準確”以及“人工憑經驗設定待加藥數量不準確”4項真因，對其進行分析探討，針對4項真因分別擬定多項對策方案，然后進行票選匯總，選取其中的7項為待實施對策。但是這7項待實施對策具有一定的相似性，比如“按庫存量與每2日平均使用量之差選擇加藥品種”可以解決“除包裝量大”“人工確定待加藥品種不準確”2項真因，因此最終總結為3項對策。

4.1.1 準確設定待加藥數量及品種 由于醫師每日醫囑用量不固定，藥師憑經驗確定加藥數量及品種，導致人工憑經驗設定待加藥數量及品種不準確。因此，QCC小組通過計算某藥品在上一年同月份以及同年上月份的使用量來確定該月份的添加量，再除以該月份的天數，即為該月每天的藥品添加量，以避免人為因素造成的加藥數量及品種不準確。此外，隨時跟蹤醫師每日醫囑藥品使用情況、藥品消耗量變化，以便隨時變更加藥數量與品種，減少除包裝量，縮小添加量與實際使用量的差距，進而解決人工確定待加藥品種、數量不準確及除包裝量大問題。

4.1.2 定時盤點擺藥機 在之前的工作中，盲目信任自動擺藥機系統自帶軟件的統計查詢功能，結果經常出現顯示的藥品剩余量與實際剩余量不對應等問題，致使不能及時更正藥盒內剩余量，造成人工制作加藥單工作量增大、人工憑經驗設定待加藥數量不準確。因此，QCC小組規定對2臺擺藥機的藥品進行每日盤點，及時更正藥盒內剩余量，減少加藥品種及數量，提高人工制作加藥單的準確率。

4.1.3 及時調整擺藥機中藥品目錄 在之前的工作中，由于加入過多易發生潮解、變色的藥品，也造成除包裝量工作時間的浪費；另外，因無法及時用掉多余的藥品，還造成大量藥品浪費。因此，對于易結塊、部分沒包糖衣的片劑（比如分散片）等易潮解的藥品以及容易發生顏色變化（變暗、失去光澤等）的藥品，藥師應將其作為不適宜擺放于擺藥機的藥品種類。我院通過對易潮解、易變色藥品進行整理并歸納成冊，整理出易變色藥品（頭孢克洛分散片、頭孢地尼分散片等）6種、易潮解藥品（維生素D膠丸、黃連素片等）24種，將這類不適用于擺藥機內擺藥的藥品移出擺藥機，減少除包裝工作量。

4.1.4 加強培訓，選用合理方法拆除藥品包裝 由于不同人員拆除藥品包裝方法不同，且協作意識薄弱；另外，一些藥品本身易破損，拆除時方法不當可導致藥品損耗。因此，QCC小組統一優化了人工除包裝方法，以減少藥品破損，并合理使用剝藥機，縮短去除包裝的工作時間；同時加強對新職工的除包裝崗前培訓。

4.2 效果確認

4.2.1 有形成果 經過對逐條對策進行優化并實施，對改善后操作流程各環節耗費時間又進行了為期21 d的統計，對同一環節的多次數據求取平均值以縮小誤差，最終獲得改善后各環節用時，詳見表2。

表2 改善流程前、后各環節用時比較Tab 2 Comparison of time for each link between before and after im proving the process

由表2可知，制訂加藥單和去除藥品外包裝這兩個環節用時顯著縮短，總用時由179.8min降為119.2m in，流程效率提高了33.7%，目標達成率為168.5%。

4.2.2 無形成果 由QCC小組成員按各項要求進行評分，每項最高為5分，最低為1分。結果從品管手法、積極性、溝通配合、解決問題能力、團隊凝聚力和責任心等方面均得到正向增長，并以品管手法、責任心和團隊凝聚力增長最高，分別為81%、76%、71%。因此，QCC活動不僅讓成員學習掌握了品管手法，還提高了解決問題的能力，讓彼此的積極性、溝通配合度等均得到了明顯提高。

5 標準化建議

在對“全自動擺藥機分包前流程效率較低”進行分析之后，提出了多項解決方案，經過相應的實踐，對可行的方案進行總結，提出相應標準化的政策建議。

5.1 擺藥機藥品盤點標準化

通過每天對2臺擺藥機內的全部藥品進行盤點，更正系統中藥品的庫存量，從而使系統加藥單加藥品種及數量更準確，不但避免了藥品的損耗而且節約了加藥時間。制定的擺藥機藥品盤點標準化流程見圖3。

圖3 擺藥機藥品盤點標準化流程Fig 3 Standardization process of counting drugs by dispensationm achine

5.2 采用數藥片機核對藥盒內藥品剩余量流程標準化

通過采用數藥片機對藥盒內藥品剩余量的準確讀取核對系統自動生成的建議加藥量，從而使加藥量更準確、節約藥品。具體步驟：在準備加藥前先在系統中打印出加藥單，由一位藥師報藥盒數，另一位藥師根據所報藥盒數抽取藥盒；報藥盒數的藥師在報數時同時報出相應的藥盒內藥品剩余量；抽取藥盒藥師在取出藥盒時觀察藥盒內藥品，估算藥盒內藥品剩余量；經目測后如果兩者數量差距比較大，則將相應藥盒放置于數藥片機上點清數字，并將新數字記錄在加藥單上，藥片倒入相應藥盒后放置于推車上。其他不需要核點藥片數的藥盒則直接放置于推車上。

5.3 使用正確人工除包裝方法標準化

通過優化人工除包裝方法，減少藥品破損，合理使用剝藥機，縮短除包裝工作時間。具體標準化操作為：第一，正確快速選擇需要使用剝藥機的藥品；藥品去除外包裝之后，依據藥片大小選擇對應大小的剝藥口；根據藥片厚薄調整剝藥機壓條的松緊；拉動藥板，使藥片從藥孔掉入接藥盒，空藥板丟入垃圾箱；將接藥盒中的藥片倒入相應藥盒后將接藥盒用毛刷刷干凈以便繼續使用。第二，每日進行拆藥工作的藥師將拆零時發現的易破損的藥品及時記錄下來；統計之后，由相關責任藥師將所有藥品名稱匯總，制成表格；整理好易破損拆零藥品目錄后打印，分發給藥房每個成員。第三，每日進行拆藥工作的藥師將拆零時發現的外包裝包裝煩瑣、不易拆除的藥品及時記錄下來，之后由相關責任藥師將所有藥品名稱匯總，制成表格；將整理好的合理拆除藥品方法的目錄打印，分發給藥房每個成員。

6 檢討與改進

通過采用QCC的方法，梳理全自動擺藥機分包前流程的各個環節，采用80/20法則找到關鍵環節，分析出真因，探究解決方案。經過效果確認，本次QCC活動實現了全自動擺藥機分包前流程效率提高的目標，并提出相應的標準化政策建議。在此次QCC活動中，目標達成率168.5%，提示在目標設定時由于信心不足以致目標值設定太低。故在今后的QCC活動中，應注意此項問題，客觀評價圈能力，對圈成員有信心，設定更加精確的目標。

7 討論

QCC作為一種有效質量管理工具已成功運用于醫院藥學服務的各領域并取得顯著成效[5]。比如蔣曉梅等[6]證明了QCC在提高門診藥房服務質量的作用；江紅星等[7]提到QCC活動在提高藥品周轉率中的作用；錢芳芳等[8]認為QCC活動在提高臨床科室對住院藥房滿意度中起著重要作用。在此次QCC活動中，我院以戴明循環（PDCA循環，包括Plan-Do-Check-Action 4個階段，是廣泛應用于質量管理的標準化、科學化的循環體系[9]）為管理基礎，參考文獻[10]方法，對“全自動擺藥機分包前流程效率較低”問題進行討論分析，最終達到科學優化流程、精益化操作步驟、減少全自動擺藥機分包前準備工作時間、降低藥品損耗、提升工作效率的效果，證實了QCC活動在提高全自動擺藥機分包前流程效率方面可發揮重要作用。此次活動不僅收獲了有形結果，顯著提高了全自動擺藥機分包前流程效率；更重要的是獲得了許多無形成果，極大地提高和改善了QCC活動參與者的團隊凝聚力、溝通配合程度，使工作人員的潛能得到了激發。

[1] 梁禮莉，閔麗華，李潔，等.品管圈活動在降低產婦會陰切開率中的應用[J].四川醫學，2013，34（10）：1505-1506.

[2] 梁銘會，劉庭芳，董四平.品管圈在醫療質量持續改進中的應用研究[J].中國醫院管理，2012，32（2）：37-39.

[3] 王臨潤，張國兵，汪洋，等.品管圈在醫院藥劑科質量管理持續改善中的應用[J].中國藥房，2010，21（37）：3491-3493.

[4] 許晨耘，符林秋，陳克妮，等.以點帶面全面推行醫院護理品管圈活動[J].護理學雜志，2013，28（13）：4-6.

[5] 鄭必龍，劉俊.品管圈在改進醫院藥學服務質量中的探索和應用[J].安徽醫藥，2014，18（6）：1169-1171.

[6] 蔣曉梅，劉翀.如何利用“品管圈”提高門診藥房服務質量[J].海峽藥學，2013，25（6）：297-298.

[7] 江紅星，嚴安定，許杜娟.“品管圈”活動在提高藥品周轉率中的應用[J].安徽醫藥，2013，17（5）：872-874.

[8] 錢芳芳，李一帆，李莉，等.品管圈在提高臨床科室對住院藥房滿意度中的應用[J].安徽醫藥，2013，17（3）：513-515.

[9] 闞全程.PDCA循環在醫院戰略管理中的運用[J].中國醫院管理，2009，29（8）：47-49.

[10] 李茜，鄭東升，杭漢強，等.品管圈在醫院制劑生產質量持續改進中的應用與成效[J].中國藥房，2014，25（33）：3112-3115.

（編輯；劉 萍）

Application of Quality Control Circle in Im proving the Process Efficiency of Automatic Dispensation M achine before Dispensing

CAIZhuoqian，SONG Huizhu，YANG Hua，CHEN Jiagang（Dept.of Pharmacy，Wuxi People’s Hospital，Jiangsu Wuxi214000，China）

OBJECTIVE：To improve the process efficiency of automatic dispensation machine before dispensing.METHODS：A fter building quality control circle（QCC）in the hospital inpatient，according to the steps of QCC，the key links and factors that affect process efficiency of automatic dispensation machine before dispensing were found out，corresponding countermeasures were developed based on causes，then itwas evaluated by process time and other indexes in dispensing before and after the development of QCC.RESULTS：The 2 links（removing the drug packaging，manually counting and developing add-drug list）w ith the longest time before dispensing improved work efficiency by setting add-drug quantity and variety truly，tim ing checking dispensation medicine，timely counting dispensationmedicine drug list，strengthening training and othermethods，process time of automatic dispensationmachine before dispensing was shortened from 179.8min（before）to 119.2min（after）（shortened by 33.7%），target achievement rate was 168.5%；and QCC staff showed positive grow th in means，responsibility，team cohesion，and other aspects（increase rate were 15%-81%）.CONCLUSIONS：QCC shows obvious effect on improving process efficiency of automatic dispensationmachine before dispensing.

Quality control circle；Dispensationmachine；Process before dispensing；Efficiency

R95

A

1001-0408（2017）13-1801-04

2016-08-20

2016-11-10）

＊藥師。研究方向：藥物與臨床應用。E-mail：bigfry@126.com

#通信作者：助理研究員，碩士。研究方向：醫院管理、流程創新。E-mail：chenjg@wuxiph.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.13.21