文書檔案管理工作的幾點創新思考

馬木生

摘 要：一個單位的檔案管理水平是由其文書檔案管理質量來決定。在單位文書檔案中，詳細記錄著本單位的各項工作開展情況，這些記錄不僅能為單位的日常工作提供指導，更是歷史考察的重要依據。本文首先闡述做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，再深入分析當前文書檔案管理工作存在的問題，并針對實際情況提出文書檔案管理工作的幾點創新策略，旨在全面提升文書檔案管理工作的水平。

關鍵詞：文書檔案；管理；工作創新

文書檔案是單位檔案資源體系的重要組成部分，在文書檔案中所記錄的各項工作成果乃至單位的整個發展過程，都是單位最為寶貴的歷史資源。其中所記錄的各項工作不僅能客觀的反映出目前單位中所存在的問題，還能為今后的工作提供借鑒[1]。因此，作為單位文書檔案管理者，應對文書檔案管理工作給予足夠的重視。隨著時代的不斷發展，現代社會對單位文書檔案管理工作的要求早已不再局限于準確、系統、完整，其對單位文書檔案的管理工作提出了更高的要求。

1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準確與完整將直接影響到單位所制定各項重大決策。因此，作為單位管理者，應對文書檔案管理工作給予足夠的重視。

首先，要認識到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數人群僅了解文獻內容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻，其中詳細記載著單位員工的個人信息以及單位的真實工作，具有強烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會提供信息服務方面。由于單位的文書檔案信息中對各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當前我國社會注意市場經濟的發展現狀，并能為之后的發展提供相應的信息服務。

2 分析當前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理不夠規范

目前，我國大多數單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規范的現象，主要表面在以下幾個方面：檔號不規范、標題不規范、案卷目錄不規范、組卷混亂等。導致文書檔案管理不規范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監督制度。從而導致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。

2.2 文書檔案檢索效率不高

隨著社會的不斷發展，我國已全面步入信息化時代。然而在此新的時代背景下，絕大多數單位的文書檔案檢索工作并未實現辦公自動化，即仍以傳統的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因為大多數文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內容的數量，而忽略了檢索的質量。如針對專題類的文書檔案，便未能就題材進行相應的歸類。

2.3 文書檔案管理人員的專業素質不高

隨著時代的不斷發展，現代社會對文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內大多數單位的文書檔案管理人員文化程度與專業素質并不滿足時代發展的要求。在信息化與科學化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應的電腦應用知識。此外，國內針對文書檔案信息進行研究與開發的專業人才并不多，從而導致了我國的文書檔案管理工作質量始終難以得到有效提升[3]。

3 文書檔案管理工作的創新途徑

3.1 加強制度建設，提升執行力度

上文中我們提到，缺乏相應的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領導對文書檔案管理工作缺乏系統的認知，進而導致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎，并在此基礎上結合我國基本國情進行合理創新。

具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應在不違背相關規定的前提下，創建一套符合自身發展規律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結構、形式以及內容，又要包含一套較為完整的領導體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責任[4]。此外，在制定出一套相對較為合理的管理體系之后，單位還應建立一套與之相對應的監督體系，用以確保該制度體系的執行力度。如針對單位的文書檔案管理工作，相關領導可定期對其進行評審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。

3.2 積極構建文書檔案管理信息系統，提升文書檔案管理水平

造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領導的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統已逐漸無法滿足現代社會對文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統僅僅實現了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現。此外，由于傳統的文書檔案管理系統未能預留能與OA對接的接口，致使單位的檔案數據安全存在一定的風險。因此，要想切實提高單位的文書檔案管理水平，相關管理系統的革新與升級勢在必行。

3.3 優化隊伍結構，提高隊伍質量

無論國家單位或是企業，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對此，作為單位領導者，應該在完善文書檔案管理制度的同時加強對人才隊伍的建設，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務必要挑選具有相應資質的專業人才。其次，針對現有的文書檔案管理人員，單位應對其展開進一步的培訓，以提升相關管理人員的專業素質，進而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質均符合社會對文書檔案管理工作的要求。

3.4 文書檔案實現辦公自動化，確保文書檔案信息的安全性

隨著社會的不斷發展，各類電子文檔以及現代化辦公技術的普及標志著我國已全部步入信息化時代。在此新的時代背景下，單位的文書檔案管理工作也應逐步往信息化、現代化的方向發展。然而，為了能夠實現文書檔案辦公自動化，首先針對單位文書檔案管理的信息錄入工作，應采用統一的專業用于以及統一的技術標準，以滿足科學管理的要求。其次，單位應積極建立與文書檔案管理工作相對應的檔案數據庫，規范數據的轉入與轉出。再次，為確保檔案信息的安全，針對文書檔案的電子信息除了采取相應的監管措施外，還需進行內外網的隔離。通過建立完善的管理體系，推動文書檔案管理工作的自動化辦公。

4 結論

總而言之，單位的文書檔案管理工作水平是衡量單位檔案整體管理水平的重要指標。文書檔案管理工作的質量將直接影響到文書檔案信息的完整性，所以作為相關領導者，務必對單位的文書檔案管理工作給予足夠的重視，并積極做好文書檔案管理工作的規范化銜接，以提升文書檔案管理工作的利用效率。

參考文獻

[1]陳龍民.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013，（20）：62-63.

[2]張萍.淺談文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2013，（07）：103+111.

[3]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經營管理者，2010，（19）：346.

[4]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現代經濟信息，2010，（16）：62-63.