淺析高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)

摘 要：檔案信息化建設(shè)如今成為全國(guó)范圍內(nèi)高校學(xué)生檔案工作改革的重中之重，一方面在信息化時(shí)代檔案工作數(shù)字化勢(shì)在必行，另一方面數(shù)字化管理下的檔案工作其效率、便捷性都大大提升，這也可以看出如今高校學(xué)生檔案管理工作迎來(lái)了一場(chǎng)深刻的革命。本文結(jié)合高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作開展的現(xiàn)狀，探討檔案數(shù)字化工作的重要性問(wèn)題，希望能立足于當(dāng)下和發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)清信息數(shù)字化管理對(duì)高校學(xué)生檔案工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；重要性

1 高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的背景

當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作開始于2008年教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學(xué)校檔案管理辦法，作為當(dāng)今檔案數(shù)字化管理工作的指導(dǎo)性文件，在該管理辦法下，突出了高效學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。一是提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，二是提高檔案管理效率。其中結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是高校學(xué)生檔案管理的出路，作為高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的指南，在理念上實(shí)現(xiàn)了更新，特別是把握當(dāng)前計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機(jī)遇，大大提高了高校學(xué)生檔案管理的效率。

2 信息數(shù)字化對(duì)高校學(xué)生檔案工作的重要性

2.1 推動(dòng)了檔案形式的革新

數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號(hào)、電視信號(hào)、錄音機(jī)都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其儲(chǔ)存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個(gè)檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，雖然對(duì)于檔案操作人員在接受時(shí)會(huì)有一定的復(fù)雜性和難度。

2.2 檔案工作人員觀念的更新

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)實(shí)體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會(huì)的多元化需求。

我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)橛^念上的落后，勢(shì)必上會(huì)阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)人—計(jì)算機(jī)的雙向互動(dòng)，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動(dòng)檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。

2.3 實(shí)現(xiàn)了信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化檔案的產(chǎn)生使得檔案管理的機(jī)制和組織更具標(biāo)準(zhǔn)化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網(wǎng)狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數(shù)字化管理的組織非常標(biāo)準(zhǔn)化、有序，而不是過(guò)去過(guò)于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無(wú)章，同時(shí)信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化也在不斷改進(jìn)過(guò)程中，比如對(duì)“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)推進(jìn)技術(shù)，數(shù)據(jù)打包技術(shù)”等的改進(jìn)，都為信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作的開展現(xiàn)狀

我國(guó)在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化浪潮的沖擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數(shù)字化的進(jìn)程，國(guó)家檔案局把電子文件研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)。2000年5月，經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，深圳構(gòu)建了我國(guó)第一個(gè)高校學(xué)生數(shù)字檔案館，這也象征了我國(guó)開啟了高校學(xué)生數(shù)字化檔案的進(jìn)程。縱觀二十年來(lái)我國(guó)高校學(xué)生檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國(guó)當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因?yàn)橘Y金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因?yàn)槠渲鲗?dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入，速度較慢的同時(shí)儲(chǔ)存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享，所以說(shuō)我國(guó)高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作依然還有很長(zhǎng)的路要走。

2011年由中國(guó)檔案學(xué)會(huì)、北京市檔案學(xué)會(huì)和清華大學(xué)檔案館在清華大學(xué)聯(lián)合主辦了“國(guó)際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)，議題是探討檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化工作最為迫切的問(wèn)題進(jìn)行了探討，比如對(duì)高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問(wèn)題、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館的關(guān)系問(wèn)題的研究，對(duì)于近五年檔案數(shù)字化工作的開展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。總的來(lái)看，目前檔案工作管理人員對(duì)于檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程的認(rèn)識(shí)依然不夠，沒有充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化對(duì)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

4 高效學(xué)生檔案數(shù)字化工作發(fā)展的對(duì)策

4.1 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，確定范圍

目前許多高校學(xué)生檔案管理部門都沒有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化媒介對(duì)于高校學(xué)生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，特別是要認(rèn)真貫徹落實(shí)教育部和國(guó)家檔案局第27號(hào)令，把高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作納入到年度工作日程中來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)在體制上和管理上對(duì)高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格把關(guān)，順應(yīng)時(shí)代要求，擴(kuò)大學(xué)生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學(xué)生檔案管理的功能，覆蓋數(shù)字化檔案管理的使用范圍，對(duì)于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個(gè)步驟實(shí)行程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理操作。

4.2 調(diào)整工作節(jié)奏，參與必要培訓(xùn)

如今高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會(huì)有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應(yīng)高校學(xué)生檔案管理的工作時(shí)序。比如要按照歸檔的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)及時(shí)安排上傳。如考試成績(jī)?cè)谄谀┙Y(jié)束后一周內(nèi)錄入，過(guò)期即鎖定，嚴(yán)禁改動(dòng)。同時(shí)校園網(wǎng)也可以作為一個(gè)窗口接受大眾的監(jiān)督。同時(shí)高校學(xué)生檔案管理工作的推進(jìn)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要管理人員能夠接受相關(guān)的培訓(xùn)，不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理升級(jí)和優(yōu)化工作。

4.3 設(shè)置權(quán)限，保護(hù)隱私

數(shù)字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問(wèn)題，因?yàn)榘踩珕?wèn)題隱患造成的數(shù)據(jù)信息泄露的后果是非常嚴(yán)重的，因?yàn)闄n案數(shù)字化管理的有點(diǎn)在于區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，其缺點(diǎn)也是如果不注意權(quán)限的加密或是設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)却胧菀自斐蓚€(gè)人數(shù)據(jù)的泄露（比如學(xué)生的身份證號(hào)碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設(shè)置權(quán)限，保護(hù)學(xué)生和學(xué)校的隱私變得尤為必要。

4.4 拓展功能，完善服務(wù)

上述提到了高校數(shù)字化檔案管理是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要在功能、管理和服務(wù)商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠(yuǎn)程拓展功能，方便對(duì)畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉(zhuǎn)出和接收時(shí)間等，應(yīng)能通過(guò)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程在線查詢。數(shù)字化檔案管理對(duì)于高效學(xué)生檔案管理而言，無(wú)疑是一次深遠(yuǎn)的變革。

5 總結(jié)

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)革命對(duì)于高校學(xué)生檔案工作的升級(jí)和更新無(wú)異于是以此絕佳的契機(jī)，給檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)、革命性的變化，高校學(xué)生檔案數(shù)字化毫無(wú)疑問(wèn)是檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)方向，對(duì)于我們這些從事高校學(xué)生檔案工作管理的人員而言，是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。一方面需要充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化工作的重要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的改變，積極適應(yīng)數(shù)字化信息技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理工作的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平，我國(guó)檔案管理事業(yè)才會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

王秀芳（1974-），女，浙江省紹興市，漢，館員，本科，研究方向：檔案管理方面，高校學(xué)生檔案管理研究。