大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革

張寧

[摘 要]大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)檔案信息管理思維向大檔案觀和大服務(wù)觀轉(zhuǎn)變，檔案信息管理部門和工作人員也要逐步轉(zhuǎn)變檔案信息的收集方式，變革服務(wù)方式，通過更為系統(tǒng)、安全、智能化的檔案信息管理方式，提高檔案信息管理工作的價(jià)值與檔案信息的價(jià)值。基于此，本文探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理思維與方式。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案信息；管理思維；管理方式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.109

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-02

當(dāng)前時(shí)代已進(jìn)入信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)是引領(lǐng)社會(huì)變革的重要技術(shù)，并逐步滲透到各個(gè)領(lǐng)域中。檔案信息管理工作隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的滲透，也需要轉(zhuǎn)變管理思維與方式，充分利用數(shù)據(jù)分析與處理技術(shù)、智能化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，變革檔案信息管理工作。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維的變革

1.1 大檔案觀

大檔案觀，即拓寬檔案信息類別與范疇，將各種結(jié)構(gòu)性、非結(jié)構(gòu)性、半結(jié)構(gòu)性的文件、信息、數(shù)據(jù)以及多媒體資源都當(dāng)作檔案進(jìn)行收集，將這些有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化與電子化，以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就要求檔案管理部門要逐步轉(zhuǎn)變管理理念，通過智能化、數(shù)據(jù)化、云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，構(gòu)建海量的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，拓寬檔案信息概念，從海量的數(shù)據(jù)中提取更有保存價(jià)值與意義的檔案信息，將數(shù)據(jù)處理作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化，能夠以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，根據(jù)電子設(shè)備結(jié)構(gòu)、檔案工作方式、檔案信息的時(shí)空分布，完成各種原始數(shù)據(jù)的收集、整理、分析、編輯以及計(jì)算等工作，加快檔案軟、硬件系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)用，使檔案大門不斷開放，實(shí)時(shí)收集來自各個(gè)角落的檔案信息，充分挖掘其價(jià)值。

1.2 大服務(wù)觀

大服務(wù)觀，即轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的為國(guó)管檔、為黨管史的服務(wù)理念，逐步轉(zhuǎn)向人本化服務(wù)理念，建立以民為本、為民服務(wù)的檔案服務(wù)思維。檔案服務(wù)要逐步實(shí)現(xiàn)多元化、開放化與先進(jìn)化，從供給導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)樾枨髮?dǎo)向，適應(yīng)當(dāng)前客戶對(duì)檔案需求精品化、個(gè)性化以及多元化的需求，圍繞客戶需求，充分挖掘各種檔案資源，充分調(diào)動(dòng)各種檔案的服務(wù)能力，為客戶提供更全面、系統(tǒng)的服務(wù)。因此，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)觀念，主動(dòng)強(qiáng)化服務(wù)，以客戶為服務(wù)主體，以客戶需求為服務(wù)導(dǎo)向，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)充分挖掘客戶行為中包含的各種檔案信息，主動(dòng)尋找客戶隱藏的檔案需求，逐步從以檔案資源建設(shè)和收集為主的工作轉(zhuǎn)向以客戶服務(wù)為主導(dǎo)的管理。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理方式的變革

2.1 變革檔案信息收集方式

檔案信息資源是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是檔案管理部門的資源優(yōu)勢(shì)，也是檔案管理工作的發(fā)展基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案信息資源收集提供了極大的技術(shù)支持。首先，相關(guān)人員要拓寬檔案信息收集類別，重視紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案的收集，加大結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化等電子檔案的收集力度，并以此作為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案收集的主要類別。數(shù)字化改變了信息資源的存儲(chǔ)載體，檔案信息也更多的依賴于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備。檔案管理工作逐步向大檔案觀轉(zhuǎn)向，各種零散的、碎片式的檔案信息都是收集對(duì)象，如數(shù)字、符號(hào)以及以關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為主的結(jié)構(gòu)性檔案，文本、圖片、多媒體等非結(jié)構(gòu)性檔案，電子郵件、網(wǎng)頁(yè)文檔等半結(jié)構(gòu)性檔案，這些都是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息的來源。其次，檔案資源管理部門多元化，大數(shù)據(jù)時(shí)代為更多的社會(huì)主體提供了數(shù)據(jù)收集的便利，檔案部門的職責(zé)在于整合社會(huì)組織和個(gè)人的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通，通過檔案部門和社會(huì)的合作，共同建設(shè)更為龐大、豐富的檔案信息資源。再次，相關(guān)人員要轉(zhuǎn)變檔案信息收集方式，借助于大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)抓取、用戶推送等方式，使檔案信息收集實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、分類化，提升歸檔效率和質(zhì)量。最后，檔案信息資源要做到全過程管理，充分整合。將各個(gè)部門的不同檔案資源通過大數(shù)據(jù)技術(shù)完成結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，根據(jù)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整合來自于各個(gè)檔案形成者的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、電子化與結(jié)構(gòu)化，以電子檔案為主，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)將底層化、孤立化、碎片化的檔案信息全部結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化，整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案互通。借助云計(jì)算技術(shù)，建立中國(guó)檔案云，充分整合檔案資源，建立更全面、操作性更強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.2 檔案服務(wù)開放化與智能化

改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)被動(dòng)化模式，變檔案被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)運(yùn)用，大幅提升檔案的利用效率和數(shù)量，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。以大服務(wù)觀為主，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、智能技術(shù)、知識(shí)圖譜等技術(shù)，不依賴于經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)數(shù)據(jù)分析與處理結(jié)果提供服務(wù)。同時(shí)，挖掘用戶數(shù)據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)對(duì)智慧性服務(wù)的需求，從用戶的日常行為中，通過數(shù)據(jù)分析，精確感知用戶可能需要的服務(wù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合檔案管用戶的身份與檔案使用記錄，根據(jù)用戶的存儲(chǔ)方向、搜索習(xí)慣以及行為軌跡等數(shù)據(jù)，挖掘用戶的隱性需求，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案信息資源，為用戶主動(dòng)提供更為智能化的服務(wù)。充分利用數(shù)據(jù)分析等技術(shù)將各種孤立而分散的檔案和用戶數(shù)據(jù)整合到一起，以相互關(guān)系的理念指導(dǎo)業(yè)務(wù)發(fā)展，從復(fù)雜關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)中分析檔案信息與用戶信息的關(guān)系發(fā)展以及各自的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案與檔案、用戶與用戶、檔案與用戶之間的關(guān)聯(lián)服務(wù)、跟蹤服務(wù)以及精準(zhǔn)服務(wù)，使用戶需求和檔案價(jià)值都得到充分的體現(xiàn)與控制，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的社會(huì)化、開放化、智能化。

2.3 建立安全可靠的檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代不僅為檔案管理提供了更多便利，也帶來了更多的安全威脅，數(shù)字化、電子化檔案一旦遭受外來攻擊，很可能造成巨大的損失，因此檔案管理工作必須高度重視檔案安全防護(hù)。通過物理防護(hù)提升檔案管、檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的安全性；建立一支專業(yè)性、責(zé)任心強(qiáng)悍的隊(duì)伍，加強(qiáng)自身綜合技能的培養(yǎng)與提升，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、挖掘、開發(fā)，通過網(wǎng)絡(luò)編程以及數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，使檔案信息管理更為專業(yè)、先進(jìn)、可靠。最后，通過先進(jìn)的技術(shù)建立檔案信息防護(hù)的最后屏障，利用安全防護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)切實(shí)保障檔案信息的安全和完整。

3 結(jié) 語(yǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，檔案管理思維要轉(zhuǎn)向大檔案觀、大服務(wù)觀，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，拓寬檔案收集類別與范疇，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化，消除“檔案信息孤島”，使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)聯(lián)系在一起，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘檔案資源和用戶信息，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的社會(huì)化、需求化導(dǎo)向，充分挖掘檔案信息價(jià)值，提升檔案管理價(jià)值。

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