從秘書的信息處理探討《速記》課程教學對策

內容摘要：速記是秘書高效辦事、參謀助手、保守機密的有力工具。為使學生更好地掌握手寫速記技能，本文針對《速記》課程教學中學生存在的“不知記錄什么、速度提不上，情緒波動”等問題，提出了“基本速記方法、句段合理精簡、建立個人專屬的速記符號”三大教學對策。

關鍵詞：秘書 信息處理 速記 課程教學 對策

在知識經濟時代，信息就是企業的生命和財富。而獲得信息的關鍵是搶時間，誰贏得了時間，誰就贏得了效益，速記是企業秘書搶時間、搶信息、提高工作效率的最有力的工具。高職文秘專業《速記》課程就是專門培養學生速記能力的學科。在信息時代，如何讓學生掌握又快又準的信息記錄與處理能力，是本文重點探索的問題。

一.速記與秘書的信息工作

1.速記有助于秘書收集全面的信息，提高辦事的效率。秘書的工作多而雜，要保證工作不撞車又處理得快而得當，信息的作用是不可磨滅的。以公司召開一個重要的會議為例，會前電話聯系與會單位，速記下他們的情況及要求，然后快速核算出參會人數、資料打印裝定份數及食宿等事項的安排；會中用速記做會議記錄，會后就可完整而準確地直接打印出來，印發給有關單位和部門；會后快速整理好整個會議的情況向領導匯報。平時工作時，用速記收集上司或某些重要客戶的工作、生活習慣等信息，如客戶的飲茶（咖啡）習慣、上司會客時間的長短等，既不耽誤工作，又能幫助秘書迅速做出正確的判斷。當來訪者下次來訪的時候秘書就能準確地按照他們的喜好來泡茶或咖啡，或者為上司的會談備齊所需要的物品，在他們暢所欲言時，不受秘書中途服務的干擾。相信，辦事效率高又細心的秘書一定是非常受歡迎的。

2.速記有助于秘書提高信息的領悟力，更好地發揮參謀輔助作用。秘書利用速記可以把各位領導對企業未來發展部署、企業重大問題的處理等方面的不同看法與分歧詳盡地、準確地記錄下來，并在詳細的記錄中捕捉到領導的思維以及思維的特點和思維的方式，這樣可以幫助秘書正確地領會領導的意圖，寫出領導滿意的文章。當秘書代替領導出席上級單位組織的會議時，利用速記將上級的會議精神和其他與會單位的情況全面而準確地傳達給本單位領導或有關部門，使企業領導根據上級的精神做出正確的決策。

3.速記有助于秘書保護信息的安全。在工作中，秘書由于參加領導層會議，經常要接觸到許多有時效性的保密問題，經常要起草領導在重要會議上需要暫時保密的講話稿，經常要為領導摘抄保密文件等等。只要是用速記符號記錄信息，秘書就不用過度擔心“機密泄露”的問題，因為速記符號具有很強的私密性和個性化，一般人是很難辨認出來的。

總之，速記在秘書的工作中尤其是信息處理中的作用是非常大的，可以說具備熟練的速記技能有助于秘書快速有效地開展各項工作，幫助秘書提高個人修養和工作能力。

二.《速記》課程教學中存在的問題

1.無法快速抓住說話人的核心思想。在聽到說話人的語音時，很多學生剛開始的反應是“懵圈”，覺得語速太快，東西太多，不知道該從哪里下手。這一現象說明學生對說話者的內容及說話的背景沒有一個良好的理解。沒有及時把握說話者的思想脈絡，以至于老是“追音”，卻又總是追趕不上。針對這種現象，老師在課堂教學中，就應重點培養學生在短時間內對所聽到的內容快速理解與高度概括的能力。要做好秘書的信息處理工作，這一項是必不可少的。因為只有理解講話者的發言內容，秘書筆下的速記內容才有它的價值，從而才能為接下來的工作提供充足的信息支撐。同時還要指導學生加強相關的知識背景的了解與學習。

2.腦袋空白，想不起要記什么。學生在最初進入速記訓練或提速訓練階段時，剛開始還能勉強跟上，但持續時間不長，慢慢地就會感到力不從心，到最后只能記下幾個毫無關聯的詞匯。出現這一問題，一是學生的持續注意力不夠，即不能持久地將自己的精神集中在發言人的講話上，關于這一點，老師應對學生進行持久注意力的訓練；二是學生的記憶力不強，尤其是記憶抗干擾能力不強，除了前面幾句和后面幾句容易記憶外，中間的大部分因前后信息的干擾而記憶不全，針對這一問題，老師應加強學生的記憶力和抗干擾能力訓練。

3.學生的情緒容易波動。當經過長期的速訓練，記錄速度仍不能有所提高，達不到預期的目標時，有的學生就會出現煩躁、沖動甚至消極應付的心理及行為。這主要的原因在于學生急于求成的心理障礙。殊不知，任何一項成功都是來自堅持不懈的努力。這時，老師首先是肯定學生前一階段的訓練成績，同時以名人名家的成功故事告訴他們“冰凍三尺非一日之寒”的道理，鼓勵他們再接再厲。

學生在訓練過程中無論出現哪種問題，解決的關鍵都在于要有扎實的速記功底，即熟練地掌握基本的速記方法，具備較強的信息歸納概括能力，形成自己的專屬速記符號系統。

三.《速記》課程的教學對策

（一）掌握基本的速記方法

手寫速記的原理有兩個：拼音與漢字。其中漢字速記法主要建立在漢字的基礎上，借用漢字草體、詞語詞組略寫法、替代法等方法達到速寫，對于以漢語為母語的學習者來說更簡單易行，故此本文主要以漢字速記方法為主，拼音字母為輔。

1.行草書快寫法

草書因其筆畫簡省、用筆圓轉的特點，常常一筆一字，甚至一筆多字，實現了漢字的“快寫”。也正是因為這一特點，漢字速記最開始的方法便是草書。當然傳統的草書辨認起來稍有難度，因此教學時我們本著“快寫、易認”的原則，推出一套創新的速記快寫方案，即把人們已熟悉的、常寫的草書字、連筆字與已習慣的意象性的符號融合貫通。如何達到融合貫通呢？只要按照以下幾個要點操作即可達到意象符號融合。一是大部分漢字依其筆順進行快速書寫，只要將速度練習到一定程序，自然會形成連筆；二是筆順以方便書寫為主，即為了能連寫，適當地改變一些字的筆順；三是省略框內筆畫，只要框架不變，個別筆畫省略不影響漢字的辨識。注意，行草書練習的要訣是練習、練習，再練習，因為只有勤奮練習才能生巧，才能有自己的感悟，也就自然達到意象符號融合貫通。

2.詞語、詞組、格言等的略寫法

詞語、詞組主要是根據詞語的音節、結構、詞性、穩定程度等特點進行有規律地略寫。

一般來說，雙音節的詞語略寫，通常是以保留中心詞、省略重疊的字或后綴、符號代替反義字等方法，如：人民→民、茫茫→茫、兔子→兔、是非→是﹨。對于那些有虛詞的或是中間嵌字的常用三音節詞，一般以字母來省略虛詞和嵌入字，如：組織性→組X靈活性→靈X，經得起→經d、好得很→好d，而外來的三音節詞可直接省略后面的兩個字，如：巧克力→巧-、吉普車→吉-。四音節詞中帶“主義”、“國家”、“改革”等使用頻率高的詞尾，可將詞尾中的一個字設置成上標，如“社會主義”可略寫成“社主”。而成語、格言、諺語、歇后語等因其結構的穩定程度及人們的熟知程度都很高，所以常用長短橫線來替代要省略的內容。如：風和日麗→風和-，如：不入虎穴，焉得虎子→不入-——，如“知識就是力量”→“知識——”。

3.數詞縮略法和替代法。

漢語詞匯中還有一些并列詞組，這類詞的略寫常用數字概括幾種具有共同性質的事物或行為稱為數詞縮語，如：真善美→真、輕重緩急→輕重，立場、觀點、方法——立場，有理想、有道德、有文化、有紀律→有理想，“三好”、“四季”、“五講四美”等。在速記中常用同音的筆畫簡單的字來替代筆畫繁多的字，如“乂”字替代“裔、毅、肄”；或者借用筆畫繁難字的一部分筆畫來代替，如“餐”用“”代替；還可用非漢字符號替代一些高頻漢字，如“我O，他（她、它）T，對D，要Y”等可加快書寫的速度。

（二）學會句、段的合理精簡

秘書的工作速記一般情況下，只要記住事件的梗概就行了，如一般的工作會議、座談會等只用要點記錄，即抓住重點和典型事例即可。所以除了掌握上述的縮略方法外，在句、段的精簡方面也是有方法的：

1.單句的精簡主要是保留句子的主要成分，刪除修飾的成分或可用可不用的虛詞。如，他是一位大名鼎鼎的科學家。句中“大名鼎鼎”一詞可省去；又如，這是一條新的裙子。句中“的”字可刪去。

2.盡量用指代性或替代性詞語替代前文中出現的內容。如：中國科學院最近在鄭州舉行全國超對稱性和超引力問題學術討論會，對超對稱性和超引力問題進行研究和探討。這個復句中，后一分句中的“超對稱性和超引力問題”完全可用“上述問題”來替代。

3.通過概括內容、提取要點來精簡內容。通常采用“抓關鍵詞”、“提取要素”、“合并同類”等方法來進行。“抓關鍵詞”主要是將每句話或每層意思中的重點找出來，然后連綴成句進行概括。“抓要素”指的是將語段中敘述的要素，時間、地點、事件、人物等提取出來，然后按一定的邏輯順序連接起來。“合并同類”是指將段落中相同的一類事物合并概括。

（三）建立個人的專屬速記符號庫

速記沒有定法，在熟練掌握基本速記方法的基礎上，個體都可以根據自己的書寫習慣、知識結構和所從事行業的特點來建立一個屬于自己的速記符號庫。有了自己的速記符號庫，速記時就能得心應手。

速記符號庫的內容可以多種多樣，草書、拼音字母、英文單詞，還可是具有一定意義的圖形、符號，如專業術語的英文縮寫：“世界貿易組織”（WTO），“網上與網下相結合”（O2O），“集成電路”（IC）等；生活中常見事物的英文縮寫：電話（Tel），電視（TV），上午（AM），下午（PM），身份證（ID）；漢語詞匯替代符號：提升/提高（↑），降低（↓），前進（→），問題（？），角度（<°）。

速記符號的創造可以是多種形式。首先是漢字草書字庫和字母組合，這是最基礎的；其次是自創漢字，可運用漢字象形、指事、會意三種造字法創造屬于自己的速記符，比如“起點”這個詞匯就可運用象形法來創造速記符號“|·”，運用指事法創造“在原有基礎上提升”這句話的速記符號“↑”，運用會意法創造“多個問題”的速記符號“？？”；第三是借助網絡語言、圖形、數字等創造速符，如“+U”就是“加油”的意思，“84……94……”指“不是……就是……”。速記符號的創造是一個思維的過程。教師要引導學生充分發揮形象思維、聯想思維、發散思維，將已有的知識重新組合或與新事物相結合，創造出新的符號、新的意義。速記符號庫的建立原則：意義要清晰明確，沒有歧義；易于快速書寫（不超過3筆）；制定個人專屬的符號。符號庫的建立貴在堅持，積少成多，最好能形成自己的一本速記符號“詞典”，這樣才能確保面對秘書工作中龐大的信息量時應對自如。

參考文獻

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（作者單位：湖南大眾傳媒職業技術學院）