淺析現代科技在高校檔案管理中的應用

（河北體育學院）

現代科技發展迅猛，給我們的生活和工作帶來了便捷和高效。特別是以互聯網為代表的信息現代化技術，改變著大家以往的生活和工作方式。而高校檔案管理工作同樣也要緊跟時代的步伐，充分利用好現代科學技術的成果，盡快要將科研成果轉化為生產力，從而提高我們的工作效率。本文作者僅就現代化科學技術在高校檔案管理工作中的逐步應用進行簡單的設想，為高校檔案管理工作今后的發展提供一些思路。

一、現代科技在高校檔案管理中應用的現狀

現今我國高校檔案管理已經基本脫離了原來手抄、謄寫、人工整理的狀態，電腦、打印機、掃描儀、復印機等一些新科技得到了較為普遍和廣泛的應用，有的高校檔案管理已經逐步開始實施數字化和網絡化建設。通過這些現代科技的應該用，極大的提高了高校檔案管理的工作效率，提升了服務水平。目前在數字化和網絡化高速發展的形勢下，傳統的檔案管理工作服務模式已不能滿足未來信息化發展的需求，檔案管理工作只有適應數字化和網絡化的發展趨勢才能更好的生存和發展，從而在信息化社會中生存和發展。

二、今后現代科技在高校檔案管理中的應用設想

1、高校檔案管理的網絡化建設。

高校檔案管理要適應互聯網的發展，網絡化就是不可逾越的重要步驟。高校目前有本科、專科和成人教育，研究生招生規模也不斷擴大，這些都形成了不同類型的教學檔案。社會對于高校提供檔案服務需求也在不斷增加，高校檔案部門一定要學會適應這些發展變化，充分發揮高校檔案管理的網絡化建設優勢，為借閱者提供專業化的信息服務，而數字化的高校檔案能夠為借閱者提供權威性、豐富性、有效性的信息資源，而且還在不斷及時更新，從而為借閱者提供專業的服務；根據不同借閱者的個性需求，提供不同分類、不同類別、不同項目的個性化信息服務；高校檔案管理者需要加強最新高校檔案管理軟件產品的開發和利用，結合高校自身特點和需求，制定詳細可行的管理制度，從技術上不斷突破進取，利用網絡技術不斷開發更新豐富檔案資源，為借閱者提供新的檢索方式、網絡導航和解惑答疑等方式，為檔案借閱者提供現代化的信息服務模式，創新服務方式，從而使借閱者能夠充分利用好檔案信息，為他們提供便捷全天候、24小時的多樣化的檔案查閱服務，從而形成管理系統完備、科學有效和運行有序的制度體系，為提高高校檔案的利用率提供有力保障。

2、高校檔案管理的數字化建設。

通過網絡傳輸的檔案資源都是以數字文件形式存在的，這些數字文件是數字檔案館建設的重要基礎，所以說做好高校檔案管理數字化建設是網絡化建設的前提和必要。在日常工作中每天都會產生大量的文字、影像、實物等檔案資料。對于高校的每一位畢業生的檔案來說，普通高等院校的學籍和檔案記錄了該名學生在校就讀期間，獲得的各種獎勵和證書影印、對失當行為的懲罰和記錄、每一個學年度參加各個課目的考試成績、在校期間社會實踐成果，以及學生的住址、教育經歷、老師評價等等原始和真實的信息。檔案可以反映出每位學生的綜合素質、專業素質和個性特長。而高校可以通過學生參加各種大型活動等系列照片檔案的展示，充分體現出學校形象、并拓展辦學思路，深化辦學思路提供切實的幫助，展示了教學的內在辦學質量和成就和豐富多彩的校園文化生活。這些檔案信息就需要檔案形成部門按照檔案管理部門的條目要求，分門別類的編輯和整理。然后將紙質的檔案通過計算機錄入、掃描儀掃描等形成數字文件；圖紙、照片等圖表可通過微縮技術、掃描技術、翻拍技術形成數字文件；視頻、錄音等檔案資料可通過數字圖像技術、多媒體技術等手段進行數字化處理；實物檔案等也可通過制作視頻、全息攝影等技術手段制成數字文件，然后將數字和實物檔案一同上交檔案管理部門；檔案管理部門通過成熟的檔案管理軟件，將收集整理的數字檔案錄入系統，通過微縮存儲技術和數字存儲技術存儲在磁盤、光盤、硬盤等存儲介質中，通過系統軟件利用計算機的邏輯功能、運算功能來管理各種資源，并利用數據庫和網絡的數據處理能力和傳輸能力，來實現數字檔案的網絡化。一個完整的數字化網絡化的高校檔案管理系統，應包括檔案整理、檔案處置、檔案保管、檔案查詢、檔案利用分析等結構。還用高校畢業生為例，不僅方便畢業生在畢業后查詢自己在大學生活中的點點滴滴，還方便用人單位通過高度數字化網絡化的高校檔案管理系統，了解畢業生在大學生中的真實表現，對該名畢業生有一個全面的基本判斷，從而作為選擇人才的重要依據和參考。

3、隨著時代和科技的進步，云計算、云存儲正在逐步推廣和應用。百度上對云計算和云存儲是這樣定義的：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問， 進入可配置的計算資源共享池（資源包括網絡，服務器，存儲，應用軟件，服務），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務供應商進行很少的交互。云存儲就是將儲存資源放到云上供人存取的一種新興方案。使用者可以在任何時間、任何地方，透過任何可連網的裝置連接到云上方便地存取數據。高校檔案管理工作要樹立服務思想，明確服務的方向，更好的利用云計算和云存儲的這些特性，采取各種方式改革服務手段和辦法，研究利用通過云計算系統運算和處理的檔案信息的大量數據的存儲和管理，為高校檔案管理者和借閱者在任何時間任何地方，通過任何可以連接上網的設備連接到云上，方便的讀取和存入數據，并且可以對檔案的借閱類別、數量、人員信息等等資源進行大數據的考量，以更好的為借閱者提供更專業、更高效、更現代化的服務，變被動服務為主動服務，從而使高校檔案管理工作上升到一個全新的更高階段。

總之，現代科技不斷變化發展，高校檔案管理工作更要開拓創新，與時俱進，將現代科技更多的應用于我們的檔案管理工作中去，利用先進科技輕裝上陣，結合高校實際情況制定出可行詳細的檔案管理規定，并開展多渠道、全方位、立體式的檔案服務方式，提高借閱者的檔案意識，為其提供源源不斷的信息流，更優質的服務，從而促進高校檔案管理工作的完善和發展。

參考文獻：

[1]向理琛，高校檔案管理嵌入數模整合系統研究 科技視界，2016 172（13）：71-72.

[2]最新檔案工作實務 中國檔案出版社 1996.

作者簡介：孫彬彬，女，在河北體育學院辦公室從事檔案管理工作二十多年。