論公證的審查范圍和核實義務

孫洪艷

摘 要：公證活動是圍繞對公證事項的審查與核實而展開的，公證人員在辦理公證業務過程中如何做到事實清楚，法律關系明確，關鍵在于做好認真細致的證據核查。雖然在《公證法》和《公證程序規則》中均有關于公證審查和公證核實的規定，但均為原則性的規定，全國法院已經出現多起因當事人提供虛假證明材料而判決公證機構承擔賠償責任的案例。本文主要通過論述公證的審查范圍和核實義務，闡述我國建立審查制度和核實規則的必要性。

關鍵詞：公證；審查范圍；審查原則；核實義務

公證的目的是通過對一系列證據和事實的認定來證明當事人的某種權利或資格。《公證法》第二條規定“公證是公證機構根據自然人、法人或者其他組織的申請，依照法定程序對民事法律行為、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性予以證明的活動。”[1]公證活動是圍繞對公證事項的審查和核實而展開的，公證人員在辦理公證業務過程中如何做到事實清楚，法律關系明確，關鍵在于做好認真細致的證據核查。全國法院已經出現多起因當事人提供虛假證明材料而判決公證機構承擔賠償責任的案例。依據《公證法》和《公證程序規則》的規定，結合我國公證業務實際情況，本文簡要論述我國公證的審查范圍和核實義務，闡述建立公證審查制度和核實規則的必要性。

一、公證的審查范圍

公證審查，是指在公證機構受理當事人的公證申請后，制作公證書之前，對當事人申請公證的事項及其提供的證明材料從法律和事實兩個方面檢查核對是否真實、合法所進行的工作。[2]公證機構必須審查當事人的身份和行使權利、履行義務的能力；審查當事人申請公證的事實和文書以及有關文件是否真實、合法。公證人員應當通過詢問證人，調取書證、物證、視聽資料、現場勘驗、進行鑒定等方式認真收集證據。公證人員詢問當事人和有關證人時，應當告知其權利、義務、法律責任和注意事項，并制作談話筆錄。

（一）關于審查范圍的法律規定

《公證法》第二十八條規定：“公證機構辦理公證，應當根據不同公證事項的辦證規則，分別審查下列事項：（一）當事人的身份、申請辦理該項公證的資格以及相應的權利；（二）提供的文書內容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（四）申請公證的事項是否真實、合法。”[3]

《公證程序規則》第二十四條規定：“公證機構受理公證申請后，應當根據不同公證事項的辦證規則，分別審查下列事項：（一）當事人的人數、身份、申請辦理該項公證的資格及相應的權利；（二）當事人的意思表示是否真實；（三）申請公證的文書的內容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（四）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（五）申請公證的事項是否真實、合法。”[4]

（二）審查的原則：形式審查和實質審查

公證審查重點是根據所證明的對象不同而進行的，對于各類公證事項提供的證據不可能適用同樣的審查要求。以身份為證明對象的公證，身份審查就是工作記錄或接談筆錄審查重點；以文件、事實為證明對象的公證，審查的重點應為文件、事實本身真實性的審查。

由于業務量很大、出具公證書的期限短，公證機構對于每份申請公證事項都進行實質審查是不現實的，也是不可能完成的。因此，公證審查應當堅持形式審查和實質審查相結合的原則。

（三）審查的方式、方法

概括起來，任何類型的公證都必須審查的基本內容有如下幾項：當事人的身份真實；當事人與公證事項有利害關系；當事人具備相應的行為能力。筆者僅就實務中經常遇到的一些審查事項的審查方式、方法提出一些個人觀點：

（1）姓名。當事人提供的身份證、戶口簿、死亡證明上記載的姓名與財產權屬證書上的姓名不一致，可以通過查閱戶籍檔案或人事檔案中曾用名的記載、結婚證、駕駛證等其他證件上姓名予以證明。

（2）出生日期。依據《最高人民法院關于貫徹執行<中華人民共和國民法通則>若干問題的意見（試行）》第1條的規定，出生日期以戶籍記載為優先，其次是醫院的出生證明，再次是其他證明。

（3）住所。住所地對于公證業務的管轄非常重要，由于戶口遷移并不一定更換居民身份證，公證機構一定要注意核實，對于特殊管轄的公證事項應要求當事人同時提供居民身份證和戶口簿。

（4）死亡及死亡時間、地點。死亡事實可以依據以下一種或者幾種證據予以確認：①縣級以上人民醫院出具的醫學死亡證明；②殯儀館出具的火化證明；③生前戶籍所在地派出所或公安局出具的死亡證明；④墓證；⑤死亡公證書；⑥繼承公證書；⑦法院的宣告死亡判決書。由于死亡的事實及死亡時間、地點具有非常重要的法律意義，公證機構應當根據當事人提供的資料或者到相關單位調查，核實死亡事實以及死亡時間、地點。

（5）婚姻狀況。全國各省民政局婚姻登記管理部門沒有統一聯網，民政部又于2015年9月21日出臺了《關于進一步規范（無）婚姻登記記錄證明相關工作的通知》的規定，目前公證機構只能向當事人戶籍所在地民政局婚姻登記發函協助查詢。對于當事人有意隱瞞其在戶籍地之外的國內其他民政局登記結婚以及在國外結婚的情況則束手無策。

（6）自然人身份。《公證機構審查自然人身份的指導意見》第二條規定公證機構在辦理公證過程中應當對當事人的身份進行審查。目前公證機構只能利用二代身份證讀卡器核查身份證，“公安部全國公民身份號碼查詢服務中心”網站也可以查詢身份證信息。但對于其他身份證件（臨時身份證、戶口簿、中國護照、外國護照、軍官證、武警警官證、士兵證、港澳居民來往內地通行證、臺灣居民來往大陸通行證，等等）尚沒有專業的識別儀器，只能采用視讀的方式辨別真假。

（7）人證相符的審查。主要是公證人員將當事人提供的身份證件上的照片與前來辦理公證的當事人進行比對，目前尚無相應的辨識機器，只能憑經驗進行判斷。

（8）利害關系。根據當事人個人信息、提供的證明材料、申請辦理的公證事項等進行判斷。

（9）行為能力。通過與當事人的交談、詢問，結合申請辦理的公證事項，具體判斷當事人是否具備相應的行為能力。對于涉及人身、身份、處分財產、遺囑、放棄繼承等重大公證事項時，公證機構必須嚴格審查當事人的行為能力，一旦有疑義，應該立即停止辦理，要求當事人提供具有相應行為能力的證明。當事人不能提供或拒絕提供的，應當終止辦理。

二、公證的核實義務

核實是公證機構為確認公證事項的真實性、合法性而到公證機構以外進行實地調取證明材料、審核證明材料是否屬實的工作，是公證機構獲取證據的重要方式之一。[5]出現以下兩種情況時，公證機構應當進行核實：一是按照有關辦證規則需要核實的；二是公證機構對當事人申請公證的事項或提交的證明材料有疑義的。公證人員應當盡到謹慎注意義務，無法核實的，告知當事人并由當事人承擔舉證不能的責任。

（一）公證核實義務的法律規定

《公證法》第二十九條規定：“公證機構對申請公證的事項以及當事人提供的證明材料，按照有關辦證規則需要核實或者對其有疑義的，應當進行核實，或者委托異地公證機構代為核實，有關單位或者個人應當依法予以協助。”[6]

（二）核實的方法、范圍和程序

公證機構的工作重點在于固定、收集與當事人意思表示和待證事項有關的證明材料。核實的手段比較單一，主要是詢問當事人，有時也可以通過互聯網查詢進行印證。而外出調查證明材料并制作核實記錄的僅限于特定的或極個別的公證事項，如繼承公證中外調被繼承人檔案等。下面僅就常規的核實情況的核實方法、范圍和程序提出一些建議。

（1）做好核實的準備工作。根據需要核實的內容，結合核實的對象、核實的地點等具體情況，擬定有針對性的核實提綱，做好預案。

（2）客觀、全面的收集證據，切忌斷章取義。

（3）注意外出核實時要遵照法定程序，如除核實、收集書證外，應由兩名公證人員共同進行，做好核實筆錄并交被核實人簽名，等等。

（4）對于無法核實或者經過核實仍然存疑的證據，應當及時告知當事人補充資料。

（5）委托核實。委托核實僅是公證核實的一種特殊方式，目前委托核實的一般多為其他公證機構出具的公證書的核實。委托其他公證機構代為到其他單位進行核實的情況極少且難以執行。

三、我國目前急需建立公證審查制度與核實規則

《公證法》和《公證程序規則》都明確規定對當事人的身份審查是公證機構應當履行的義務，但是公證機構又應當如何履行身份審查職責才是盡到了身份審查義務呢？《公證法》和《公證程序規則》沒有明確的規定。由于相關法律法規對于公證機構審查范圍和審查義務沒有明確的界定，造成一旦出現當事人提供虛假資料騙取公證書，公證機構盡管已經盡到了充分注意義務，最終仍然被判決承擔賠償責任的結果。

依據《最高人民法院關于審理涉及公證活動相關民事案件的若干規定》，人民法院對于公證過錯的核心觀點是以公證機構是否“依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查”作為判斷公證機構是否存在過錯的判斷標準。只要公證機構在履行職責過程中依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查，即使最終不能發現當事人提供虛假資料，也應當認為公證機構已依法履行其審查義務而不能認為公證機構存在過錯，公證機構不應承擔賠償責任。因此，無論從規范公證行業的角度，還是從人民法院審判有法可依的角度，建立公證審查制度和核實規則都是十分必要的。

公證機構在法定的證據效力約束下必須承擔一定的法律審查責任，但這種審查責任不能被無限地夸大，公證的審查具有自己的工作規則，這一點不同于國家行政機關，也不同于國家司法機關。對于公證審查，理論和實踐都沒有一個清晰的法理解釋和說明。筆者認為，從法理上說，公證的審查應該是一種以程序審查為主，同時結合了適度實體審查的工作方式。公證證明活動就是證明公證事項具有真實性和合法性，而對于這種真實性和合法性的探究主要采用的是對當事人提供的證據材料以書面審查的方式，依據相關的法律規定，遵照一定的證據認定規則，從程序上得出符合法律要求的結論。作為公證機構和公證人員，如果在其能力范圍內，無法發現當事人一方用偽造身份證件冒充身份，或者用偽造的文件來造成具備某種權利的表象，或者公證人員在執業中未能克服通過正常途徑得到的官方資料文件中無法預見的空白或錯誤的困難，應當解脫所有的責任。但這要依賴于我國公證審查制度和核實規則的建立。

參考文獻：

[1]《公證法》第二條.

[2]中國公證協會 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第85頁.

[3]《公證法》第二十八條.

[4]《公證程序規定》第二十四條.

[5]中國公證協會 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第89頁.

[6]《公證法》第二十九條.