新媒體環境下高校檔案館教職員個人業績檔案的研究

摘 要：教職員是一所學校能夠正常教學的主要組成部分，而教職員個人業績檔案能夠體現其在實踐教學、科研等方面的水平，所以個人業績檔案是高校檔案的重要組成部分。隨著信息技術與網絡技術的不斷發展，個人業績檔案已經不僅局限于紙質檔案，電子檔案正在不斷的信息化、數據化、完善化、安全化。新媒體環境下高校檔案館教職員個人業績檔案正在以電子檔案化形態轉變，將會取代紙質檔案。

關鍵詞：新媒體 教職員 個人業績檔案 電子檔案 紙質檔案

高校的教職員隊伍十分龐大，有著大批教育人才，而教職員的業績檔案就是人才的信息庫。這對評估教育教學質量、嚴格學校管理、尋找辦學思路、明確教學方針、尋求教學改革方向提供了保障而嚴謹的信息。這使得教職員個人業績檔案的管理有著極其重大的意義，而電子檔案的加入，豐富了原有檔案管理的固有體系，為檔案管理提供了新的管理模式。

一、新媒體的概念

新媒體只是一個相對的概念詞，是指針對以報刊、廣播、電視等傳統媒體的舊媒體形態之后，而逐漸發展形成的相對不同的媒體形態。由于社會和科技的不斷發展孕育了眾多的媒體形態。其中包括數字化的傳統媒體、網絡媒體、移動媒體、數字電視、數字報刊等。新的媒體是建立與數字技術上，通過互聯網、寬帶局域網、無線通信網、以電腦、手機、數字電視為終端的新傳播形態。新傳媒讒言聯盟秘書長王斌說：“新媒體是以數字信息技術為基礎，以互動傳播為特點、具有創新形態的媒體”。而個人業績檔案中所指相對于新媒體所指的是過往的紙質個人業績檔案。

二、教職員個人業績檔案的作用

教職員個人業績檔案是指高校的教職員個人的簡歷，論文、著作、科研成果獲獎情況、教學研究成果獲獎情況、專利情況、指導研究生教學情況、承擔本科生教學情況、學術團體或社會兼職情況、國家及省市級先進情況等。教職員個人業績檔案是學校對其進行正確評論的重要參考依據。是對現實的體現在正在實踐的教學水平、科研工作成果、管理能力上真正的水平。而教職員個人業績檔案也是其在評審職稱、工資晉升等提供的主要判斷手段和依據。同時它也是一所學校發展建設、創新教學、科學教學的重要參考。其中可以了解到教職員近期的教學水平和其發展的幅度趨勢等。進行多重比較，合理的培養運用教職員，使學校的教學得到了從優性。

三、信息化檔案管理與紙質管理優缺點比較

隨著信息技術與網絡技術的不斷發展、電子檔案正在一步一步顯示出它的獨有優點，擁有了及其巨大的發展空間，同時也被檔案管理者和使用者逐步接受，這給傳統紙質檔案帶來了巨大挑戰。電子檔案相比紙質的檔案有著很多的好處，而且還在不斷發展進步。所以我們應該盡早對高校教職員檔案資源進行整改。推進電子網絡化的教職員檔案建設，教職員個人業績檔案應由紙質檔案不斷的向電子信息型個人業績檔案轉變。當前，有的高校教職員個人業績檔案已經電子信息化，而且正在逐漸的完善。

（一）歸檔問題的比較

電子檔案可以在使用檔案之后隨時歸檔，或周期性暗示歸檔，便于使用，同時便于歸檔。使用快捷、管理方便。而紙質文檔的歸檔有著很大的不確定性，由于檔案使用者可能異地使用，這直接導致產生漏歸、晚歸等現象，給檔案管理者帶來了極大的工作壓力。而且不能保證歸檔時檔案的完整性。

（二）存儲空間的比較

紙質檔案的存儲信息量小，直接導致其占用較大的空間，而隨著高校師資力量的不斷壯大，教職工不斷的增加，教職員個人業績檔案還將不斷增加，檔案的存放需要更大的空間。而電子檔案信息量大，所占空間極小。

（三）安全性問題的比較

無論是紙質檔案還是電子檔案都存在著一定的安全性問題。紙質檔案易臟、易碎、易受潮，這直接導致年久的檔案無法查看其完整性，同樣由于無法確保安全性，紙質檔案還有可能受到水災、火災等天災的影響。而電子檔案的安全性同樣會受到威脅，由于現階段電腦病毒與黑客的惡意攻擊頻繁出現，這使電子檔案的安全性受到了很大的沖擊，當相比下電子檔案容易儲存備份，還可以通過檔案文集加密對電子檔案進行有效的安全保護。但紙質檔案在遇到天災的情況下就不可逆的破壞檔案信息，造成不可想象的后果。

（四）工作效率的比較

紙質檔案的填寫、修改、查看都需要人工的查詢工作，這將使檔案管理者投入大量的精力。而電子檔案不僅僅填寫、修改速度快，還能快速的進行檔案資料的查詢，極大的提高了檔案管理者、檔案使用者的工作效率。

（五）有效性的比較

電子檔案實現了真正意義上的資源共享?？梢钥缈臻g實時的為檔案使用這提供檔案信息，打破了傳統紙質檔案的空間局限性。并可以多人同時使用檔案。

四、總結

高校教職員個人業績檔案直接面向社會各界，發揮了檔案的重要參考價值，對于學校有利的發展教育、教研有著很重要的意義。所以不斷的提升高校教職員個人業績檔案的信息化管理十分重要。信息化檔案的建立，使檔案使用者可以通過最簡單的操作進行查詢和利用。

參考文獻

[1]袁紅.電子大難與傳統檔案管理特性之比較分析[J].黑龍江檔案，2011（12）

[2]余國輝.試論高校檔案館文化教育功能的發揮[J].東華理工大學學報，2011（3）

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺談電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011（1）

[4]岳伶陽.分析由紙質檔案向電子檔案管理過度中遇到的問題[J].現代經濟信息，2010（10）

[5]袁紅軍.數字檔案館服務模式研究[J].檔案，2012（1）

[6]王俊琦.用戶視角中的數字檔案館信息服務模式探究[J].檔案，2008（3）

作者簡介

左麗娜（1972.9-）女，遼寧省錦西市人，本科，黑龍江工程學院、副館長，研究方向：檔案。