工程設計檔案的信息化管理

王莉莉

摘 要：信息時代的來臨，在促進社會變革的同時，更為人們的生活和社會的管理提供了便利。信息化逐漸應用到現代社會的各個方面，并且與現代生活息息相關。檔案的信息化建設是順應時代發展的不可抵擋的潮流，是一個地區，甚至是一個國家檔案管理現代化水平的重要體現。工程設計檔案的信息化管理，不僅方便了檔案的存儲和查閱，減少了因為以往紙張破損而造成的檔案損壞等情況，并且其信息化管理使檔案共享成為了可能，促進了信息的流通和使用。本文就工程設計檔案的信息化管理進行簡要地分析，并提出一些建議，希望引起讀者的共鳴。

關鍵詞：檔案；信息化；工程建設

檔案的信息化管理是現階段我國檔案管理的主要的形式，其是以室藏檔案為基礎，不改變檔案的內容的情況下，改變檔案本身存在的形式使其進行信息原則的改變，使檔案的內容更加的信息化和社會化，能夠有效地實現資源的共享，方便社會和國家的管理。對檔案進行信息化的管理，有利于檔案的傳輸和查閱，并且在進行信息化處理的過程中，能夠提高我國的信息化水平，促進社會秩序的維護和管理，方便檔案的調動。工程設計檔案的信心化處理，是不可逆轉的，是符合新時代發展的趨勢。除此之外，檔案能夠進行信息化處理，做主要的原因就是，檔案的本身就包含著大量的信息。

1 檔案信息化建設的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 促進檔案信息化建設的幾點建議

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

就現階段而言，我國的檔案信息化建設已經逐漸的發展和深入，但是其檔案信息化管理的體制機制并不健全，還沒有全面覆蓋到全國各地。一些地區的檔案管理人員并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，其作為檔案管理的基礎性人員，他們的能動性和意識性是檔案信息化建設的總要基礎和依據，只有提高檔案管理人員的信息化意識，才能增強他們的責任感和使命感，才會主動的慣性檔案的建設，才能促進檔案的信息化管理，認識做好檔案的各項工作，積極的學習和引進先進的檔案管理檢驗，服務于人民和現代化建設。促使檔案信息化建設防與其他社會化建設相融合，促進二者的共同發展，促進現代化建設的順利進行。

2.2 提高檔案信息化水平技術

隨著經濟和科技的發展，時代進步的不發逐漸加快，新技術的使用逐漸應用到社會的各個方面，同樣的信息化的程度逐漸加深，信息載體也在不斷的改進，因此，在進行檔案信息化建設的過程中，要積極的進行檔案管理器材的創新和零件更新換代，保持信息管理手段的進步就，緊跟時代的步伐。下面筆者就幾個方面進行簡要的探討。

2.2.1 配備計算機和服務器等硬件設備。系統軟件的更新于換代，可以通過計算機的系統和軟件進行培訓和推廣，建立一條龍服務，做好檔案信息化的準備工作，做好信息化的管理，保證檔案的順利使用和錄入。

2.2.2 檔案中心的目錄和全文的數字化。檔案信息的錄入是進行檔案信息化化管理的首要工作，各個部門每年移交和錄入的檔案要邊整理邊輸入。在信息輸入的過程中，要建立統一的模式，這樣不僅方面檔案的錄入，更方便檔案的查找和使用。在對檔案進行信息化管理的過程中，要雞翅紙質檔案的使用，實行“雙套制”的工作模式，避免重復勞動，節省人力資源的，減少浪費的情況出現。這樣不僅能節省財務的吃出更能提高工作效率，大大加快了檔案數字化管理的步伐。

2.2.3 對上網信息進行密級界定。在進行檔案的信息化管理過程中，要加強檔案的加密界定，防止網上黑客以及惡意人員對信息的查看，保證檔案的安全。首先，要制定檔案的密級標準，對師藏檔案進行嚴格的控制，保護檔案的隱私性；其次，對檔案信息的使用者要進行身份的確定，時刻監督檔案的調取情況，保證信息檔案的安全，并且針對不同的身份的使用者制定不同的信息查詢權限，以此來保障信息系統的安全。

2.2.4 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。

3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

3.4 數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。

結束語

充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

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