新時期如何做好企業檔案管理工作

高炬

摘要：隨著經濟的發展，檔案管理工作的作用越來越重要。本文通過對檔案管理中存在的一些問題出發，對新時期如何做好檔案管理工作進行分析，促進檔案管理工作朝著更好的方向發展，不斷為經濟發展和社會進步做出貢獻。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；規范化

企業檔案不僅記載了企業發展史上的優秀成果，還為企業進行科學分析，制定發展方向提供資料。因此，做好企業檔案工作對加強企業管理、提高經濟效益，有十分重要的作用。

特別是在市場競爭激烈的今天，檔案管理工作全面、真實地反映好企業各個階段的工作狀況，為促進企業科學發展提供了很好的參考資料。

一、我國企業檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作不重視

現階段很多企業只關注企業發展的經濟因素，以經濟利益為主，從而在一定程度上造成了檔案管理工作只存在于形式上，沒有發揮檔案管理的應有的作用。在現階段隨著經濟體制的日益成熟，企業領導應對檔案管理工作加以重視，只有這樣才能促進檔案管理的信息化建設，使檔案管理發揮其應有的作用，促進經濟更快更好的發展。

（二）缺乏高效的檔案管理信息系統

企業信息處理網絡雖已得到很大程度的發展，但是在資料傳送過程缺乏一定的靈活性，從而在一定程度上制約了公司檔案管理工作效率。檔案管理信息化不足的根本原因是是企業未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，從而造成工作效率很難提升，這是新時期加強企業檔案管理工作必須要解決的一個問題。

（三）管理制度上的不完善

有些企業雖然建立的管理制度，但是在實際的執行方而力度卻不行，還有些檔案管理的相關人員的責任心缺乏，對于資料的整理不夠及時，有些檔案的收集不夠齊全，對于一些借出的檔案，借閱手續不夠健全，有借無還的現象時常發生，從而造成一些檔案不知去向；還有些人借著借閱檔案的機會，對一些資料進行涂改，這樣一來就在很大的程度上影響檔案的真實性，對應新時期的企業檔案管理工作造成了一定程度的影響，所以在新時期的企業檔案管理工作上必須加強企業檔案管理制度，只有這樣才能夠在新時期更好的做好企業檔案管理工作。

二、新時期做好檔案管理工作的方法

（一）建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案的目前種類比較多，要想做到檔案管理規范化，必須要建立健全符合實際情況的檔案管理制度。加強檔案管理的相關設備，科學的做好檔案的保管工作，歸檔要及時，進行合理的分類，從而達到一種方便單位檔案保管的目的。同時要制定嚴格的檔案借閱手續，防止檔案的流失。只有建立合理的檔案管理制度，才能讓檔案管理工作更好的落實。

（二）加快檔案信息化建設是做好檔案工作的必然要求

企業檔案工作作為企業信息系統的一部分，在現階段怎樣發揮好檔案的利用效益，是先階段在我們需要解決的一個難題。傳統的紙質檔案載體占用庫存量比較大，隨著信息化的高速發展，檔案載體形式也發生了很大的變化。將計算機技術應用于檔案管理，使檔案利用者在計算機的屏幕上讀到自己所需要的檔案信息，縮短了查檔時間，提高了調檔速度，擴展了檔案的利用率，這當前急需要解決的一個問題。實現檔案管理的信息化要著重從2個方面進行思考，一是建立電子檔案。所有檔案在紙制檔案的基礎上要建立相應的電子檔案。對歷史資料要重新整理，使所有檔案資料都能夠以文字、圖片、視頻等多媒體形式得以呈現，為實現檔案管理信息化奠定堅實基礎。二是要重視開發使用電子檔案管理系統。要發揮企業的實踐優勢和科研機構的技術優勢，開發具有實用性的電子檔案管理系統，從而實現檔案管理的信息化，這是現在企業發展的需要，也是在新時期做好檔案管理工作的基礎。

（三）檔案管理工作觀念的不斷創新

在現階段觀念創新實際上是直接貫徹在整個檔案管理創新流程之中，它的存在，是確保管理創新最終能否得以成功的關鍵所在。所以要效的達到管理創新目的，就要針對現代化的管理理念進行堅持。在檔案管理工作中都要進行創新，從而通過這一方式，來逐漸擺脫以往陳舊的思想觀念，促使檔案管理工作從內部得以更加完善。企業檔案管理工作要適應社會需求的變化，充分發揮企業檔案的服務功能，以提高企業檔案利用水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮企業檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進企業檔案事業的發展。只有把檔案管理工作觀念的不斷的創新，才能夠讓企業的檔案管理工作更好科學化。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質

為了在檔案管理工作過程中充分發揮信息化技術的優勢，檔案管理人員就要通過不斷的學習來掌握信息化技術的知識和操作方法，要不斷進行信息化管理的基本知識教育和計算機應用能力的培訓，不斷加強其思想和業務建設，通過開展企業檔案人員崗位培訓、提供相關書籍，鼓勵其鉆研業務，學習新知識，掌握新本領，掌握多種技能，不斷提高企業檔案人員自身素質，從而提升檔案管理能力，使企業檔案管理工作走向規范化，提升檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的基礎，在新時期必須加強相關方面的培訓。

三、總結

檔案管理工作是企業一項不可缺少的專業性很強的工作，涉及面廣而技術性又強，在企業生產經營管理中起著重要作用，只有按照科學發展觀的要求和有關法律法規的規定，采取得力措施，與時俱進地發展檔案事業不斷創新地做好檔案管理，才能達到檔案工作為經濟建設服務目的。

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