淺析高等學校辦公自動化建設

王婷 楊玥

摘 要：近年來，隨著高等學校完善信息化基礎建設，推進辦公自動化的建設就成為一種趨勢，也是實現高校現代化管理的重要方法。本文從辦公自動化的發展現狀入手，提出了新建本科高校辦公自動化的建設原則，推進新建本科高校的辦公自動化建設。

關鍵詞：高等學校；辦公自動化；建設原則

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

文章編碼：1672-7053（2017）07-0110-02

Abstract：In recent years， with the improvement of information infrastructure in colleges and universities， the construction of office automation has become a trend and an important way to realize the modern management of colleges and universities.Based on the development of office automation， this paper puts forward the construction principle of the new college undergraduate colleges and universities， and promotes the office automation construction of the new undergraduate colleges and universities.

Key Words：colleges and universities； office automation； construction principles

現代管理包含多個方面，作為現代管理的基礎——辦公管理，具有基礎性、支持性、豐富性幾個方面的特點。基礎性是指辦公管理是所有管理的手段基礎；其他專題工作能否提供強烈的支撐和支持由現代管理來完成；而在現代管理的內容方面，其中的辦公管理是最為豐富的。尤其辦公管理的重要性在現代社會所有的單位的組織系統內部凸顯的越來越明顯，在整個系統組織的運轉效率都有重要的影響和作用方面取決于辦公管理質量水平方面的高低。

1辦公管理的含義

在現代企業的管理體系中，很重要的內容之一就是辦公管理。辦公管理的定義也較為多樣性，不同的角度學者給出了不同的定義，沒有很具體的概念。例如有的學者從基礎性事物的角度定義辦公管理就是基礎事務管理；從藝術性有的學者定義辦公管理為藝術性管理......而筆者則認為辦公管理不僅是現代組織系統運行的基礎，還會對組織系統的運行有中的影響作用。在目前常態下，首先要認識到辦公管理的重要性，然后采用科學來推進辦公管理，所以不僅是現代辦公管理本身的需求；它更是新常態環境下，組織系統自身的要求和必然趨勢。

2傳統辦公體系的不足

相對于傳統的高校行政管理的辦公管理系統對信息系統的處理還采用紙質文件進行記錄，這樣就會消耗很大的人力和財力、物力。不僅如此，在保存方面，紙質文件也存在一定的困難，不僅會占有一定的空間，而且也容易損壞，要進行防損和防潮處理。而且時間越久，積累的資料越多，堆積性也越嚴重，不方便查閱和檢索。在《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》中就明確寫到：“充分利用優質資源和先進技術，創新運行機制和管理模式，整合現有資源，構建先進、高效、實用的數字化教育基礎設施。加快終端設施普及，推進數字化校園建設。”因此，為保證各有關部門管理運行的暢通，建立一套有效的信息管理系統就顯得十分必要了。

目前生源減少，所以各個高校的競爭越來越烈，高校本身規模又再擴大，傳統的行政辦公手段完全不能滿足目前的要求，致使辦公智能化的發展迫在眉睫，數字化校園建設的開發，便于辦公系統的管理，提高工作效率；便于各個部門的溝通和協調，更好地管理。

3高校運用現代化辦公手段的建設遵循的原則

3.1更新觀念、加強領導

只有隨時更新自己的管理思想，讓思想與時俱進，才能保證自動化辦公化這一新的方法的有效快速的發展，并被工作者所掌握。應用型新建本科院校，靈魂人物是學校的領導，如果學習的領導改變了管理思想，才會下決定大力的推進自動化的辦公實施，給予資金的投入，保障辦公自動化的順利開展和從心去接受新方法進行辦公的學習。

3.2規范管理、健全機制

應用型本科的辦公自動化建設工作室一個繁瑣、系統的工作，需要領導的大力管理，結合自己部門的實際，設立自己的管理制度，由簡單到復雜，有步驟按計劃的推行應用型院校的辦公自動化工作的開展。但是辦公軟件最大的問題就是安全性，尤其是對于非計算機專業的工作人員，要提高工作人員的安全防范意識，學會操作的規范性保障該建設的可靠實施。

4高校運用現代化辦公手段的建設對策

4.1 CIO 制度的建立

CIO 是 Chief Information Officer 的縮寫。該項目的提出是在1966年，該項目是在1975年在美國管理崗位給予應用的，到了2010年，已經有60%的美國高校都使用了該制度，針對學校的信息化管理工作具有極大的推動作用，但是我國的學校辦公自動建設該項目一直不健全，沒有辦法更好地在我國高校中更好地有效實施。

對于辦公自動化的建設方面，技術遠重要于管理，所以技術是辦公自動化的關鍵因素。而關于CIO的制度實施方面，最重要的就是崗位的人選的選擇，該人才既要懂得也是知識也要懂得管理，并且整個制度要管理層次分明，崗位責任清楚等特點。

對于應用型本科院校，該負責人要負責該制度的總體措施、各項規章制度、工作人員的隊伍建設和了解具體的工作細節，所以最好由懂技術的領導來管理該系統。為了更好的建好CIO系統，要有專門的職能部門配合各院系成立專門的委員組，進行全轄的發展規劃、指定政策、制定標準、任務分解等。委員涉及的部門有：校辦、教務處、督導處、圖書館等部門。從教學到學生工作逐步實現辦公的自動化過程，保證該工作的有序進行。

4.2信息基礎建設的完善

應用型本科院校普遍存在學校小、自動化建設差、資金投入少，而且各相信息的不全面的缺點，所以要更好的發展該類學校的自動化建設要針對該種學校的特點，可以購買現成的、具有一定先進性的設備和技術，這樣雖然先期投入較大，但是避免了重復投入和人員的反復培訓的工作。

為了保證師生的消費環境的建設穩定、全面，需要應用型本科院校在建設時選擇合適的合作伙伴，和運營商共同開展合作。并且有委員會事先建立好的標準和整體規劃，對運營商從技術、資金、管理等多個角度進行接入合作，做到有的放矢的建設。

4.3針對性、實效性的提高

在應用型本科院校的自動化建設中，實施的主體是人，所以具體的辦公的工作人員的要求也有所提高，他們要有相應的技術水平、建設能力，這樣才能保證該項目的有效實施，在該項目的眾多工作人員中，技術水平高的、年輕的辦公人員，他們的適應能力遠大于學歷低并且年齡大的工作人員，所以重點培養年輕的水平高的工作人員，然后由他們在輻射到其他的工作人員去。

該項目的建設不僅關系道學校領導、部門負責人、教師、輔導員還涉及到了學生，所以層面不同，方向不同、角度不同，培訓的開展也要有明顯的區別性。根據自身工作的特點，對領導層要單獨的培訓，對各基層人員要到部門部門進行集中的培訓，最好采用邊講邊練的方法，有針對性的案例進行講解，這樣好保證每個人員都能掌握自己所需的技術。保證每個人能獨立開展辦公自動化，確保協同政務的順利開展。

4.4績效管理的加強

相對于高校的辦公自動化的起步階段，在政府和大型企業的自動化建設都是發展比較成熟的，所以我們可以學習相應的管理辦法，也可向政府和大型企業學習他們的績效等方面的管理。所幸，我們的高校都是新教師，年輕，掌握新技術的能力強，并且有一定的計算機使用與維護能力，所以對于該管理系統能夠很快的消化吸收，但仍然要保證該系統的有效實施，不可自滿、大意。

多年來，通過對知識的建模和整理加工，政府已經形成了一套有效的管理平臺，而隨著管理制度的更新，辦公自動化建設的重點內容不再是最初的技術掌握而變成了管理知識，為了保證改建設項目的長足發展，知識的技術、獲取和生成新的知識，對制度進行相應的改進、提高需要對政策進行優化更新，可以引進相應的有效的評價體系，設計出符合應用型本科院校特點的自動化辦公發展的評價體系，保證應用型本科院校的辦公自動化建設的長足發展。

5結語

根據教委的要求，應用型本科院校有自己的辦學理念、定位和目標，而且在行政管理、組織結構、管理思路都有著很好的定義和方向，辦公自動化建設能夠有效的保障學校的目標有效的實施。

參考文獻

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