論干部人事檔案管理的重要性

李紅

【摘 要】干部人事檔案管理是企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要管理工作。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，單位干部人事檔案出現(xiàn)了許多新問題。鑒于此，要從實(shí)際出發(fā)，與時俱進(jìn)，把握檔案管理工作的特性，管好、用好干部人事檔案，提升檔案利用價(jià)值，促進(jìn)人力資源開發(fā)，不斷改革創(chuàng)新，把檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，更好地為構(gòu)建和諧社會發(fā)揮重要作用。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理制度；效力；質(zhì)量；責(zé)任意識

【中圖分類號】G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）05-0193-03

人事檔案管理工作的最終價(jià)值是使檔案得到有效利用，為單位發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息和科學(xué)決策的依據(jù)。加強(qiáng)單位人事檔案管理，充分發(fā)揮其作用，是有效配置單位人力資源、促進(jìn)單位發(fā)展的有力保證，也是現(xiàn)階段人事檔案管理工作的重點(diǎn)所在。

1 干部人事檔案管理的重要性

在人事工作中，人事檔案如實(shí)地記錄了在職人員的道德素質(zhì)、專業(yè)水準(zhǔn)、工作業(yè)績等主要情況，是開發(fā)人力資源的資源庫。只有在管理好人事檔案的前提下，才能更好地提高單位人事管理的整體水平。

1.1 干部選拔和職稱評定的依據(jù)

人事工作應(yīng)注重培養(yǎng)和挖掘人才資源的潛在能力，這就對單位人事檔案工作提出了切實(shí)為人力資源管理服務(wù)的工作要求，將字面上的檔案和具體人事工作相銜接，積極利用單位人事檔案信息資源，為人力資源工作服務(wù)。人事檔案記錄著個人綜合能力素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核材料，能真正全面、立體地反映一個人的德、能、勤、績、廉等情況，是一個具有個性化的人才信息庫，為職稱評審、年終考評、考察選拔干部和工作人員崗位調(diào)動等提供了真實(shí)可靠的材料。

1.2 為領(lǐng)導(dǎo)決策研究提供參考

人事部門應(yīng)立足于單位人才隊(duì)伍建設(shè)，通過對單位職工的人事檔案信息分析，總結(jié)已有人才儲備的大體情況，并結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測評估單位人才的需求方向，從而達(dá)到有效而合理地制訂人力資源計(jì)劃，為單位領(lǐng)導(dǎo)在人事任免方面的決策提供必要的參考。

2 干部人事檔案管理中存在的不足

近年來，雖然組織和人事部門對檔案管理工作認(rèn)識不斷加深，干部人事檔案管理工作有了明顯的提高，但是與現(xiàn)代人事檔案管理的基本要求相比，還存在不小的差距，在實(shí)際工作中也存在不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 認(rèn)識不到位，重視程度低

長期以來，一部分領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作的認(rèn)識存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為干部人事檔案管理只要“守好攤”，人事檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。部分干部職工也對檔案工作不夠重視，認(rèn)為此項(xiàng)工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個人信息更新、歸檔材料及時上報(bào)等工作。一些單位雖然按照檔案管理的基本要求，建立了檔案室，但是并沒有按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是辦公室人員兼任，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識和能力，難以保證人事檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，更難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 管理不夠完善，遺留問題比較多

一是學(xué)歷材料和專業(yè)技術(shù)材料不完備。隨著社會的全面進(jìn)步和發(fā)展，各級、各部門對學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)的要求越來越高，很多干部通過各種方式（如函授、進(jìn)修班、自考等）取得了相關(guān)學(xué)歷學(xué)位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導(dǎo)致人事檔案中的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無法補(bǔ)辦的現(xiàn)象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料放入個人檔案。此外，也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因?yàn)闆]有及時歸檔，造成現(xiàn)在無法查找；由于政策或其他原因，個別干部工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

2.3 立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不夠高

一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡兩歷一身份”（“三齡”即出生時間、參加工作時間、入黨時間；“兩歷”即學(xué)歷和工作經(jīng)歷；“一身份”即干部或工人）記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高。二是檔案用紙規(guī)格不一。現(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是檔案材料短缺。如，表彰和處分材料未收集歸檔。此外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)行社會發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、潛力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響案卷的質(zhì)量。

2.4 技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率比較低

在整理檔案過程中，大多數(shù)單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，都是靠手工操作，這樣的工作方式費(fèi)時、費(fèi)力，效率低，與新形勢下整個社會的發(fā)展進(jìn)步，以及現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理發(fā)展水平不相適應(yīng)。

3 對目前干部人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加大檔案管理宣傳力度，提高檔案管理意識

檔案管理部門需要加強(qiáng)對自身檔案管理人員的宣傳教育，提高檔案管理人員的工作意識，重視自己的本職工作。充分認(rèn)識到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針及政策的工作，明確檔案管理是干部職工晉升、評定職稱等重要依據(jù)，以便確保檔案管理人員重視本職工作，提高檔案管理水平與質(zhì)量。此外，還需要加強(qiáng)對所有職員的宣傳，通過各種媒介，包括廣播、電視、開展講座等活動與方式廣泛宣傳檔案管理的重要性，并且需要對相關(guān)檔案管理法律法規(guī)及規(guī)章制度等進(jìn)行宣傳，讓相關(guān)部門及職員充分認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性，讓職員充分了解干部人事檔案管理是選拔干部、合理使用人才的重要依據(jù)，從而積極配合檔案管理工作的開展，提供全面、完善、真實(shí)的個人信息，從而有效地支持、配合檔案管理工作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.2 建立完善的干部人事檔案管理制度

完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門落實(shí)與開展工作的前提與保障，由于干部人事檔案管理工作比較復(fù)雜、瑣碎，要想確保檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，就需要嚴(yán)格實(shí)施相關(guān)制度，做到有章可循、有據(jù)可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時候，首先，需要明確建立各項(xiàng)切實(shí)可行的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照要求，規(guī)范、科學(xué)、合理地完成檔案管理工作，尤其需要制定出完善的檔案查閱制度，明確規(guī)定查閱權(quán)限。例如，沒有查閱干部介紹信的不得查閱檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過程中，需要制定各種規(guī)定，例如，沒有經(jīng)過部門相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得將檔案借出，在借出手續(xù)不健全的時候不得借出等。并且，在借閱、查閱及轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出等管理中，需要及時登記，并且具備完善的審批手續(xù)。其次，建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度。通過建立完善的制度有效地解決檔案管理中的混亂現(xiàn)象，為檔案管理的順利開展提供前提條件。

3.3 加強(qiáng)干部人事檔案的合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理

首先，要積極主動、及時地收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作就是對檔案信息材料進(jìn)行收集，由于干部人事檔案材料的收集工作是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)、涉及部門較多的工作，因此需要積極主動、及時地收集好檔案信息材料。在收集的過程中，要確保檔案信息的實(shí)時性。由于每個人的情況是在不斷地變化與發(fā)展的，其個人的檔案信息材料需要隨之進(jìn)行更改，以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。要及時、密切觀察人事工作及干部個人的動態(tài)發(fā)展，及時主動地收集信息。同時，檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯(lián)系，通過各種方式與途徑積極主動地做好檔案收集工作。并且，確保收集的信息的真實(shí)性與完整性。嚴(yán)格按照干部人事檔案的相關(guān)收集規(guī)定及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時歸檔，并裝入個人卷宗，以便做好干部人事檔案收集與整理工作。

其次，要對干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中，其材料存在虛假的現(xiàn)象，因此需要加強(qiáng)對信息材料的鑒別，確保檔案材料的真實(shí)性。在對檔案材料進(jìn)行全面審核的時候，嚴(yán)格遵守檔案材料的補(bǔ)充辦法等相關(guān)規(guī)定，針對干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審核的標(biāo)準(zhǔn)。例如，登記干部職務(wù)晉升的連續(xù)性，填寫專業(yè)技術(shù)職稱從初級到高職及聘用的連續(xù)性信息。檔案管理人員需要對這些信息進(jìn)行逐一核實(shí)，將其中缺失材料進(jìn)行分類，針對缺失的材料及時做好補(bǔ)充、更新工作。此外，在鑒別信息材料真實(shí)性的時候，需要對其信息資料進(jìn)行審核，并對需要出具相關(guān)證明的信息進(jìn)行審核，對干部進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。沒有經(jīng)過審批、內(nèi)容不夠詳細(xì)、手續(xù)不健全等檔案材料不得歸檔，相關(guān)證書沒有加蓋相關(guān)組織的印章不得歸檔處理。

3.4 提高干部人事檔案信息化管理水平

在信息化時代的背景下，需要充分利用信息技術(shù)資源，構(gòu)建現(xiàn)代化干部人事檔案管理的信息平臺，以便有效地提高檔案管理與利用的效率，從而可以有效地實(shí)現(xiàn)全面、動態(tài)的管理。在干部人事檔案的信息化管理體系中，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，對干部人事檔案的十大類內(nèi)容進(jìn)行有效的整合與優(yōu)化。檔案管理人員需要對干部形成的材料進(jìn)行及時的收集、鑒別、審核及處理，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫提供信息。同時，構(gòu)建干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互連接，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案借閱、查閱更加方便。通過信息化的檔案管理，可以有效地解決紙質(zhì)案卷破損的問題，確保檔案的長期保存與使用。此外，還需要研發(fā)出適合干部人事檔案管理的軟件，并且確保該軟件與干部人事檔案的改革相結(jié)合，及時更新信息與數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)干部人事檔案的信息化、規(guī)范化及科學(xué)化管理。

4 結(jié)語

當(dāng)前，單位的人事檔案管理應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變工作思路，不斷深化對這項(xiàng)工作意義的認(rèn)識，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，樹立與時俱進(jìn)的理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，建立現(xiàn)代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地開發(fā)利用檔案信息資源，推動單位人力資源管理和其他相關(guān)事務(wù)的發(fā)展，使其在單位現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮更大的作用。

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[責(zé)任編輯：高海明]