大數據背景下施工企業檔案管理的研究與思考

朱淑蘭

【摘 要】大數據對施工企業的檔案管理具有重要的意義。文章闡述了大數據時代背景下企業檔案管理的意義，通過對大數據的特征分析，結合企業檔案管理的現狀，分析出大數據背景下的企業檔案管理現狀，并根據企業檔案管理面臨的機遇和挑戰，提出加強企業檔案管理的有效措施。

【關鍵詞】大數據；企業；檔案管理

【中圖分類號】F426.92 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）05-0230-03

0 引言

大數據主要是指數據的規模很大，它有別于以往的統計模式，并且數據的種類具有多樣性，而且比傳統的軟件數據分析要強很多，它能夠更全面、更快捷地對獲取、存儲和管理的數據信息進行集合。此外，大數據的發展，不僅能夠給各個行業的發展帶來機遇，同時也會給各行業的管理帶來前所未有的挑戰，特別是大數據背景下的施工企業的檔案管理工作。通常情況下，檔案的管理工作都非常復雜和重要，而且有些重要的資料信息必須加密保存。為了更好地適應現在社會的發展，促進大數據模式的發展，企業檔案管理人員必須及時地進行檔案的儲存更新工作。只有這樣，才能方便日后檔案查找工作。

1 大數據時代背景下企業檔案管理的意義

首先，在大數據時代背景下對施工企業檔案管理進行研究對檔案管理工作的創新與完善是非常有利的，它能夠更好地對施工企業檔案的管理進行服務。其次，它能夠有效地加快社會信息化的進程，提高施工企業檔案的管理工作。最后，在大數據時代的背景下，它有助于提高企業檔案管理人員的管理水平，在新模式完善檔案管理工作的情況下，能夠有效地提高工作效率。

2 大數據的概念及特征

2.1 大數據的概念

大數據的概念主要來源于美國。某家著名的公司曾經分析出數據可以占據任何一個行業的任何一個領域，并且將會成為非常重要的因素之一。我們可以這樣理解大數據，在傳統的IT技術沒有辦法利用常規的軟件工具在規定的時間范圍內進行處理，并且整理成企業所需要的信息的情況下，大數據模式逐漸產生。大數據所含的信息量的規模非常巨大，能夠彌補傳統IT技術難以處理的問題。

2.2 大數據的特征分析

2.2.1 大數據的海量性

由于網絡技術迅速發展，產生的數據量是非常巨大的。各個網絡設備的終端都能夠成為數據統計的根源，現如今的數據單位已經從以前的GB、PB、EB發展到現在的ZB。通過大量數據的記載我們可以得知，截止到2013年，全世界的數據量達到了1.22 ZB，如果把這些數據全部都統計下來，它可以覆蓋美國52余次；如果把這些信息量全部存儲在光盤當中，它所組成的長度可以從月球到達地球5次。

2.2.2 大數據類型多樣化

大數據的類型很廣，種類多且復雜。它一般涵蓋了各種格式，比如網頁、文本、圖片、音頻、視頻等不同類型。此外，它的數據來源也越發的多種多樣，不但來源于組織內部的各個環節，還來源于組織外部。隨著網絡技術的發展，互聯網的更新換代，有一些不帶有任何結構性質的數據迅速傳播。截止到2013年，這些數據大概占總體數據量的80%。

2.2.3 大數據的生成速度極快

大數據最大的特點就是數據的產生和處理的速度超極快，在數據的處理速度上，數據的價值主要體現在時間上，超出時間范圍內，分析出的結果就完全沒有價值了。據相關的資料顯示，數據的增長速度大約是經濟增長速度的5倍，而設備處理數據的速度是數據產生的2倍，只有這樣，才能夠確保大數據的資料和信息能夠在可控制的范圍內。

2.2.4 大數據創造價值很高

大數據中所含的信息是全面的，它主要包括經濟、體育、科技、人文等信息。只有這些信息和數據被人們所利用和采納，它才能夠起到重要的作用，產生巨大的價值，從而促進社會發展。

3 企業檔案管理的現狀

3.1 觀念上的落后

單純地從企業的決策部門的角度來看，目前很多的企業都沒有認識到檔案管理的重要性。很多企業只是把檔案管理工作理解為資料的整理，并沒有引起重視，更沒有給企業帶來價值和效益，因此大部分的企業沒有把資金投入到檔案管理部門。

3.2 職能不斷弱化

從檔案管理部門的職能分析，它們的工作主要就是單純地進行檔案收藏，根本沒有重視檔案的利用價值。它的主要的工作內容就是收藏、整理和保管檔案，并沒有利用檔案的價值為企業服務，也沒有為企業帶來效益和作用。

3.3 硬件管理水平低下

在網絡時代，信息技術的應用涉及的層面特別的廣泛。現在的企業都使用了電子文件，因此檔案管理部門的職能越來越可有可無，企業對檔案管理部門的需求也越來越低，這就導致很多的電子文件的管理存在很大的問題，這就對企業各部門的文件應用產生障礙和限制。

3.4 技術上的落后

現如今，企業在檔案的管理過程中，必須加強檔案管理的信息化。雖然現在我國大部分的企業都具有比較專業化的電子信息的檔案管理系統，但是相比之下技術方面還是落后的，而且不排除有一小部分企業的檔案管理方式還采用比較落后的人工管理方式，這在很大程度上削弱了檔案本身的優勢，不利于企業的發展。

4 大數據時代背景下的檔案管理現狀

當今社會，我國大數據背景下的企業檔案管理工作迅速地發展和壯大，但是它也存在著很大的問題，主要體現在以下幾個方面。

4.1 檔案管理人員綜合能力不高

在大數據背景下，企業對檔案管理人員的要求越來越高，然而我國大部分企業的檔案管理人員不能根據社會的發展提高自身的管理水平，依舊按照以往的工作經驗和管理觀念進行工作。企業當中有很多的管理人員不具備大數據的操作能力。隨著企業的迅速發展，企業規模不斷地擴大，這就在很大程度上增加了管理人員的工作量，因此能夠承擔這項工作的人員并不多，成為大數據背景下施工企業檔案管理工作的主要難題。

4.2 多樣化的數據整合難度較大

隨著大數據時代的到來，很多企業從表面來看，其數據的渠道比以前有所增多，數據的收集也變得越來越方便和容易，但是現在的企業不單單要收集以往的數據，還需要收集很多圖片、視頻和音頻信息。這就在很大程度上增大了信息的整理難度。大部分企業只能采用結構化的數據進行處理，對于非結構化的數據根本起不到作用。因此，不同形式的數據管理是每個企業都需要重點考慮的問題。

4.3 檔案管理的信息安全指數較低

在大數據的背景下，企業的檔案管理工作的信息量比較集中，并且很多重要的信息都能明顯地表現出來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理的工作效率得到很大的提高的同時，也相對地增加了信息的安全風險。導致這種原因主要有2個方面：一方面，網絡黑客的出現，違法亂紀的行為比以前有所增多，一些企業的數據管理系統比較容易被黑客入侵，這就造成系統出現癱瘓的情況有所增加，致使很多有用的信息被盜，并且被黑客侵襲的數據大部分都不能恢復；另一方面，很多企業不重視信息安全培訓，在很大程度上降低了檔案管理人員的綜合能力。因此，加強檔案管理的安全性值得企業和管理人員的高度重視。

5 大數據時代背景下企業檔案管理面臨的機遇與挑戰

5.1 大數據給企業檔案管理工作帶來的機遇

5.1.1 企業檔案管理更為便捷

隨著信息技術的高度發展，電子檔案逐漸代替了紙質檔案。企業檔案的管理工作由舊的檔案收集、整理的工作模式逐步轉變成新的檔案管理模式。新的檔案管理模式使企業檔案管理工作更為便捷。

5.1.2 企業檔案利用率提升

舊的檔案主要是通過紙質的資料通過長期的翻閱表現，這就使檔案的信息不能被全方面地利用，從而流失了檔案信息的存在價值。在大數據背景下，利用云計算有利于檔案信息之間的聯系，能夠有效地利用檔案信息，并且有效地發揮檔案信息的作用。

5.1.3 檔案的保存更為完整

由于企業檔案使用的頻率很高，而紙質的檔案經過長時間地翻閱，會產生磨損，紙質的保存就會受到影響。但是，在大數據的背景下，通過信息技術，就能把檔案的保存變成數字化，這樣就能利用電腦直接查找瀏覽，這在很大程度上減少了紙質檔案的復印次數。此外，在數字化進程中，能夠有效地保持檔案的原貌，保證檔案的使用效率。

5.2 大數據給檔案資源管理帶來的挑戰

5.2.1 檔案信息安全性有待提升

在大數據時代，檔案信息的儲存數量越來越多，它雖然在很大程度上給數據的分析和利用帶來有利的條件，但是它也在很大程度上給檔案信息的安全性帶來了挑戰。由于部分企業檔案管理人員不能夠嚴格地對檔案進行管理，這就使得檔案管理工作的效率達不到標準，而且會發生檔案信息泄露的情況，使企業檔案的安全得不到保證。因此，安全性成為企業檔案管理工作的重中之重。

5.2.2 對檔案管理工作者專業素質提出更高的要求。

大數據的發展與應用給檔案管理人員工作提出了更高的要求。電子化的檔案管理與以往舊的檔案管理方式相比有很大的不同，這就需要專業的技術人員進行有效的管理，同時還要提高管理者的專業素質。

6 企業運用大數據加強管理的有效策略

6.1 企業生產經營要以數據為基礎

大數據時代，每個施工企業都應該以大數據為背景，根據施工企業的內部信息，增加對各個方面信息的處理和整理，健全企業的檔案管理流程。施工企業的工作標準必須以真實的數據情況為基礎，建立合理規范的管理平臺，從而方便對數據的處理。此外，各個施工企業要與各個網絡平臺建立緊密的聯系，只有這樣，才能加快信息的處理速度，更好地提高數據的處理效果，從而達到提高企業內部管理水平的作用。

6.2 大數據在企業管理中的情報開采系統

在大數據的背景下，企業資料的來源主要是通過網絡獲取。企業通過免費或者付費的方式通過網絡獲得各種競爭信息、宏觀經濟信息及企業前沿的數據信息。其中，競爭信息就是指通過網站獲得同行業競爭對手的詳細資料，通過對企業數據庫詳細地了解競爭對手的情況，然后通過自身的渠道，企業就可以根據各個系統和網站，分析出企業本身的數據信息。

6.3 積極培養大時代背景下的檔案管理綜合型專業人才

人才是每個行業的基礎，檔案管理行業也是一樣的。首先，鼓勵學校開設信息和檔案管理的相關專業，培養檔案專業人才。其次，加強施工企業的檔案管理工作，定期地組織培訓，提高檔案管理人員的業務水平。最后，企業應該考慮引進國外優秀的檔案管理人才，進一步加強大數據背景下的檔案管理工作。

當前，我國的檔案管理人員普遍存在老齡化的現象，主要的原因就是企業對檔案管理工作不重視，導致年輕人無法投入檔案工作中，導致了企業檔案管理工作的落后。因此，想要提高大數據背景下企業檔案的管理水平，企業必須從根本上重視檔案管理工作。

6.4 加強檔案信息管理的安全性

當前，計算機網絡發展迅速，在很大程度上加大了檔案信息的風險，因此現階段的檔案管理工作的安全性非常重要。在大數據的背景下，許多的數據都是可以利用一個優盤或內存卡完成。它給企業帶來的最大的優點就是便捷，但是企業也要加強安全風險的防治，如防止內存卡的丟失、防止電腦的病毒侵入等。企業要針對具體的問題進行處理，確保每個檔案管理人員都具有保護數據安全的基本意識，對其所使用的電腦定期進行殺毒工作，避免數據丟失的情況發生。

7 結語

總之，在大數據的背景下，傳統的檔案管理方式逐步被新型的檔案管理所取代，這在很大程度上提高了企業的檔案管理水平，助力企業的發展。但是，在大數據的背景下，各個企業的檔案管理工作也面臨一定的挑戰和問題，這就需要企業不斷地調整檔案管理的工作方向，從而達到促進企業進一步發展的目的。

參 考 文 獻

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[責任編輯：高海明]