檔案信息管理系統的設計

汪倍貝 梁海玲　陸瑛　黃聰　楊振宇

【摘 要】為加強檔案信息綜合管理和利用，建立一套安全可靠、功能完善、能夠與OA等相關系統進行無縫集成、可以處理大數據量的專業電子化檔案管理系統成為必然趨勢。文章結合公司檔案管理工作的實際情況，研究檔案管理信息系統的設計；選用了多層結構進行系統的架構設計，提出關系數據庫加全文庫的數據存儲模型設計；探討針對不同的數據來源的多種數據采集錄入方式，詳細分析了系統各模塊的主要功能。

【關鍵詞】檔案；辦公自動化；系統設計

【中圖分類號】TP311.52 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）02-0030-03

0 引言

當今世界計算機技術和網絡技術日新月異，在辦公自動化背景下，用人工方式或簡單地使用計算機管理和利用檔案資料效率低下。相關信息系統產生的眾多電子文件需要進行必要的管理和使用。因此，加強檔案信息的綜合管理和利用，為決策和管理提供支持和服務成為必然趨勢。

1 建設背景

目前，公司有文書、科技、會計、音像、實物、照片、圖書資料等類型的檔案。公司已建設有OA辦公系統，基本實現了電子公文流轉，而文件歸檔管理還采用人工方式，缺乏一套能與相關系統對接并進行數據交互共享的檔案管理系統。現有的手工管理檔案的方法已經不能滿足日常檔案管理工作辦公自動化的要求，需要建立一套安全可靠、功能完善、能夠與OA等各個系統進行無縫集成、可以處理大數據量的專業電子化檔案信息管理系統。

2 系統設計

2.1 系統架構設計

檔案信息管理系統采用多層結構，配置可隨需求靈活變化；公共組件是管理系統平臺的主要組成部分，聯合業務組件共同實現面向角色的服務；安全控制級別體系在系統的每個層次上，為用戶授權、數據加密、網絡控制等安全控制手段提供支撐；標準規范接口允許授權用戶以標準方式接入，通過系統接口集成，實現OA等各類業務系統上持續產生的歸檔文件轉入檔案管理信息系統中，保證系統的對外延伸性。

系統自上而下分為4個平臺層次，分別如下。

物理層：信息系統的物理基礎平臺，包含網絡、服務器和存儲設備。

數據層：基于物理基礎平臺上的應用系統支撐平臺，包括操作系統、數據庫系統等系統軟件。

應用層（中間層）：應用系統的中樞和擊筑，以綜合檔案管理系統平臺和中間件對外提供通用的功能服務。

應用表示層：為客戶端提供友好的使用交互界面，主要實現檔案數據錄入、檔案管理、檔案檢索和利用服務等功能[2]。

2.2 數據流和存儲模型設計

檔案系統的數據存儲采用關系數據庫加全文庫的方式。通過數據采集，形成標準規范化數據。檔案條目和電子文件是分開存儲的，分別存在關系數據庫和全文庫中。系統將關系數據庫中的檔案條目信息和全文庫中的電子原文信息進行關聯，成為系統的數據資源。

數據采集針對不同的數據來源，系統提供了多種數據采集錄入方式。其中，紙介質檔案可以通過掃描錄入方式，多媒體檔案可以通過音、視頻采集系統轉換方式；而用戶老的歷史數據可以通過“檔案管理”中的數據轉換功能直接轉入關系數據庫中；在用信息系統的歸檔文件則通過集成接口歸入檔案信息管理系統中，再由檔案管理人員進行整理和歸檔。

3 需求分析

3.1 建設目標

系統以提高不同類型的檔案和文件資料的整理速度并提供全面的利用為目的，實現各類檔案的網上歸檔立卷、整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印、統計、鑒定、銷毀的管理；完成檔案數據的錄入、信息檢索、報表統計、信息發布等功能。提高檔案的管理水平和利用效率。實現各類檔案信息資源共享和對各類檔案形成的全流程監督。

3.2 功能需求

3.2.1 多全宗管理

公司與下屬2個生產點之間的檔案管理是分開管理的，但又有合并查詢及管理的需求。公司檔案室可根據權限查到生產廠的文件目錄和文檔附件；生產廠檔案室通過設置權限可以查到公司和生產廠信息共享的文件。

3.2.2 檔案管理

檔案員通過檔案管理系統對檔案信息進行綜合管理，包括檔案信息著錄、制定檔案組成規則及進行檔案統計、檔案保管等。系統能對不同專業的資料文檔（如基建資料、會計資料、合同資料、科研資料、圖片、聲像等）進行分類管理，并根據不同等級設置相應的權限。檔案管理按權限設置提供給檔案員對數據進行增、刪、改、查的功能，實現檔案數據的日常維護。

3.2.3 檔案分類管理

根據公司檔案的管理特點，系統建立文書檔案、聲像檔案、實物檔案等類型。系統提供每種類型檔案的標準模板，模板包括檔號組合原則、各類報表、排列順序規則等。

根據公司檔案管理的實際情況，系統的檔案分類具備可擴展性，檔案管理員可增、減檔案類型，針對每一個檔案類型可擴展分類，并可以對檔案類型模板的屬性進行自定義。

3.2.4 檔號產生

檔案管理信息系統可以設定不同的檔號生成原則，使用不同方式數據采集到的文件、檔案轉入檔案管理信息系統時，系統主動產生檔號。檔案人員可手動調整檔號，不拘泥于固有生成的檔號。

3.2.5 整理編目

進行檔案的采集、整理，規范數據錄入格式，保證數據完整、準確；系統控制錄入信息的規范化，利用下拉框、必填項等規定數據類型，避免手工輸入的錯誤。針對采集的數據進行整理，進入整編庫。對不同的檔案類型，會有不同的整理（立卷）規則，整編提供了分散、集中及混合3種整編方式。

3.2.6 歸檔管理

3.2.6.1 檔案生成規則

檔案管理系統設置各種檔案類型的檔案組成規則、檔案所需的各種流水號等，通過各種途徑收集整理的文件、檔案在計算機歸檔時會自動生成編號、檔號、序號、案卷分類、備考表盒號、件號、案卷號、卷內順序號等。檔案管理員可以限制案卷的總頁數；可以靈活地進行流水號調整；可以進行案卷的拆分、合并等操作。

3.2.6.2 歸檔管理

在檔案管理系統中，從OA系統導入的文件還未進行歸檔操作，只有經過檔案管理員的歸檔操作之后，文件才固定在文書檔案文件目錄的某一目錄中。

3.2.7 檔案文件管理

檔案文件管理包括文書檔案管理、基建檔案管理、會計檔案管理、合同檔案管理、科技檔案管理、聲像檔案管理和電子檔案管理。

文書檔案包括黨務、行政工作的檔案，如公司的收文、發文、重要會議紀要、總結及其他外來（市、局）紙質和掃描件來文等；也包括公司的各項管理流程。基建項目進行過程中產生的項目文件是指經過檢定，反映項目從立項到竣工等全過程的文件。會計檔案管理是在公司財務運營過程中，由財務合同所形成的歸檔文件，具體由公司財務部負責整理歸檔內容，公司檔案室進行目錄管理。合同檔案管理主要是指管理公司合同審批過程中所形成的需歸檔的文件。科技檔案管理主要是指管理公司組織的科學研究中所形成需歸檔的文件。聲像檔案管理是公司的各類影像資料，采用原件歸檔，聲像文件和圖片文件采用光盤備份。電子檔案管理是指管理公司在日常工作中形成的電子檔案。

3.2.8 檔案統計

檔案統計是指對各類電子檔案數據進行統計，是對檔案數據總量及查借閱情況進行分析、了解的重要方法。它對檔案工作發展方向和工作核心的指引有重要的意義。系統不但能提供常規的統計功能，還能提供各類自定義查詢。檔案員在滿足一般統計功能的需求下，可以方便快捷地查詢到系統數據，進行統計分析，形成統計圖表。

3.2.9 檔案鑒定與銷毀

檔案快到保管期時，系統要設有預警，提示檔案員對過期檔案進行鑒定，以確認是否需要進行變更或者銷毀。

3.2.10 檔案保管

系統在設計階段，充分考慮到用戶對檔案的實際管理需求，在系統中擴充了對檔案的保管功能。檔案的保管分為紙質檔案實體的保管和電子文件的保管。

3.2.11 檔案利用

檔案的利用包括檔案編研和檢索。用戶可以靈活地定制檔案編研的類型。系統提供電子檔案的信息編研自動核查功能，以方便檔案管理員對檔案進行監督檢查。檢索提供條件檢索、按類型檢索、跨類型檢索、全文檢索和關聯查詢等。

3.2.12 檔案借閱審批

公司檔案管理系統應對不同的用戶設置有相應的文件查看權限，對文件有查看選取的用戶，可以直接閱讀原文，不用辦理借閱手續。用戶有權限范圍外的查看需要時，需要走借閱審批的流程。提交檔案員或領導審批。檔案員根據實際情況借出文件或是再呈領導進行審批。可以借出的，反饋借閱單，并提供可借閱文件。因此，用戶都可以簡單、便捷地管理借閱申請單。系統設置有文件自動回收功能，在借閱時間到期時，系統會將借出的文件強制回收。

3.2.13 光盤制作

為使檔案數據適應移動辦公的需求，系統要含有光盤制作功能，可將系統數據轉換為符合國家標準的光盤檔案，可用在數據互換、離線保管、檔案移交等方面，并將檢索結果進行光盤打包。用光盤查閱檔案時，不需要使用第三方瀏覽工具便可直接閱讀數據文件。通過光盤制作，可以提供系統數據脫機存儲、異地保存的功能。

4 結語

通過系統設計、建設，規范檔案的信息化管理，為公司全面實現檔案信息資源共享打下堅實基礎，給公司各業務部門檔案查詢和利用的方式和效率都帶來相應的變化和提高，在信息資源共享、提高業務工作效率、避免重復工作等方面起到了推動作用。

參 考 文 獻

[1]金光明，袁定蓮，沈曄，等.與OA集成的企業檔案管理系統研究與實現[J].檔案與建設，2014（11）：82-84.

[2]張瓊.檔案管理系統設計中三層結構模式的設計及應用[J].科技展望，2014（8）：141.

[3]符春偉.檔案管理系統分析與設計[D].廈門：廈門大

學，2014.

[責任編輯：鐘聲賢]