信息時代檔案管理工作的實踐與創新

鄧紅

【摘 要】創新是促進社會各項事業興旺發達的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設是信息時代檔案管理工作創新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現信息時代下創新檔案管理工作的目的。文章從檔案管理信息化的相關概念談起，然后就檔案管理信息化建設的現狀進行說明，并結合檔案管理實踐，對信息時代下檔案管理工作創新的策略進行剖析。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理工作；實踐；創新

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）02-0125-03

1 檔案管理工作概述

1.1 信息時代檔案管理的定義

信息時代的檔案管理有別于傳統的檔案管理工作，其主要以現代的信息技術為依托，借助計算機系統和互聯網絡對檔案進行管理。常見的檔案管理方式包括電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等。這種管理方式使得管理的對象從傳統的實體檔案轉變為電子檔案，并應用現代先進的管理軟件進行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費。

1.2 信息時代檔案管理的特點

信息化檔案管理是檔案管理工作的現代化發展，其迎合了單位內部工作的實際需要，與傳統檔案管理相比較，有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現檔案管理信息化所依照的規章制度、法律法規趨于統一，制定這些規章制度、法律法規的是具有專項權力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標志，通過信息化管理，檔案的形式由實體檔案轉化為電子檔案，并可以通過互聯網絡達到高速的共享，使得檔案管理工作更加具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發展奠定了良好的基礎。最后，檔案管理信息化應用了大量的現代科技，在信息技術的支持下促進了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統模式。

2 檔案管理現狀

2.1 管理制度

目前，我國的檔案管理已實現了電子化管理，但還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程也沒有按照標準的管理制度進行，管理存在很大的盲目性。檔案管理的規范性不夠。近幾年，我國出臺了一些檔案管理的法規，法規的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如沒有完善和規范的部門立卷制度、沒有指定專門的檔案人員進行負責等，因此一旦出現問題很難得到解決。

2.2 檔案載體保存和安全

信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存的，材料一般是光盤或者磁盤，某些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質檔案相比，紙質檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害而使數據無法讀取。

3 檔案管理實踐

2014年9月，南寧市衛生局和南寧市人口和計劃生育委員會合并為南寧市衛生和計劃生育委員會。筆者嚴格按照保密工作相關規定和要求，認真履行職責，于2015年春節前及時按保密工作程序到南寧市國家保密局完成了涉密計算機、涉密移動存儲設備及紙質載體的銷毀工作，保證無任何泄密事件發生。

2014年9月份至2015年3月份，通過政府采購中心招標，由同方鼎欣信息技術有限單位承接完成南寧市人口計生委檔案室庫存檔案的數字化工作。筆者每天在現場跟技術人員一起，對1986年至2015年庫存的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等進行相應的檔案掃描、電子圖像加工處理、數據質檢、檔案還原、數據備份及導入掛接等工作。經過南寧市衛計委項目辦及紀檢室相關人員的驗收，符合電子檔案利用的需求，現在達到查詢、瀏覽全文等利用操作，極大地方便了各科室人員查閱和利用檔案，提高了檔案的利用率。

2016年10月至今，南寧市衛生信息中心和南寧市人口和計劃生育宣傳教育信息中心合并，成立了南寧市衛生和計劃生育宣傳信息中心，筆者在綜合辦公室工作，負責人事檔案管理等工作，對在崗位設置、人事調動、編制核定工作中形成的文件及時收集、保存。按照市編辦《關于建立事業單位機構編制歷史沿革臺賬的通知》要求，對新成立的單位及時做好編辦沿革工作，形成資料存檔。

4 信息時代檔案管理工作創新的策略

4.1 領導重視，為檔案工作提供有力保障

單位領導高度重視檔案工作，把檔案工作納入了單位的整體發展規劃和年度工作計劃，列入了重要議事日程。同時，單位定期分析研究檔案工作，及時解決工作中存在的問題。

（1）加強組織領導。為加強領導，成立了檔案工作領導小組，建立了專門的綜合檔案室，選配了責任心強、業務素質較高的同志為專職檔案員。

（2）完善考核機制。建立健全了檔案工作網絡，各科室均配備了兼職檔案人員，把檔案工作納入了分管領導及專兼職檔案人員崗位目標考核，并與經濟效益掛鉤。

（3）提升硬件保障。單位加強檔案的安全保管和保護，購置了空調、去濕、吸塵、滅火、防磁等設施設備，提高了檔案安全保障能力。

4.2 強化管理，提高檔案管理規范化水平

檔案工作是事關單位發展的一項基礎性工作，檔案工作規范化管理水平，直接影響到檔案工作圍繞中心、服務大局的能力。單位高度重視檔案規范化管理工作，把規范化檔案管理工作納入單位議事日程，落實人員，明確責任，切實抓好檔案管理工作，增強做好檔案工作的責任感。

（1）建立健全檔案工作制度。根據《檔案法》等法律法規的要求，結合自身實際，單位建立健全了檔案的收集歸檔、保管、保密、統計、鑒定銷毀、借閱利用、設備維護、重大活動登記等制度，印發到各部門，嚴格執行。

（2）修訂檔案收集、整理標準。根據國家檔案局10 號令的要求，重新修訂了單位文件材料的歸檔范圍和保管期限表，編制了單位檔案分類方案及分類編號說明，確保了檔案整理有依據。

（3）強化檔案人員業務培訓。單位經常對各部門兼職檔案人員進行業務培訓，學習檔案法律法規、檔案整理標準等相關知識，也積極支持他們參加各類業務培訓，不斷提高他們的業務能力。

（4）嚴格規范檔案整理。為確保案卷質量，我們嚴把文件“形成關”和“移交關”，移交檔案做到符合標準、書寫規范，交接手續完備。

（5）加強檔案的日常管理。按照單位檔案的規范要求，編制了各種檢索工具、檔案存放位置示意圖，建立了庫房溫度、濕度記錄，定期進行庫房安全檢查，確保了檔案的安全。

4.3 創新手段，加快檔案信息化建設

檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，特別是對加強檔案的利用具有重要的作用，是單位檔案工作應對當前形勢、破解工作難題的一把利器。檔案工作如果不向信息化發展，將嚴重拖住單位發展的后腿。

（1）大力推進傳統載體檔案數字化。用傳統的方法管理和利用檔案，費時費力，效率很低，有時會直接影響生產。為徹底解決這個問題，單位嘗試對常用檔案進行數字化加工，建立了檔案全文數據庫，大大提高了工作效率，保證了生產的正常運轉。

（2）科學實施檔案管理信息系統。在接收紙質檔案存檔的同時，進行檔案數字化掃描。隨著數字化率的提高，為了利用更方便、快捷，單位自主研制開發了信息化辦公系統，該系統匯集了單位的大量電子檔案，單位員工都可以使用該平臺，利用率極高，也是檔案利用最方便的平臺。

（3）以檔案信息化帶動單位管理創新。我們充分發揮檔案管理信息系統的作用，把檔案數據庫與之鏈接，并進一步豐富檔案數據庫的內容。同時，我們又把各類設備說明書的全文信息、單位員工的個人檔案信息上傳到數據庫當中，單位領導和各部門及職工，可以按照管理權限和程序，在單位的任何地方登錄該系統，方便快捷地查閱相關檔案，使單位員工更方便地利用單位檔案。

4.4 主動服務，充分發揮檔案的特殊作用

（1）轉變服務觀念，拓寬服務領域。檔案部門要有創新的意識，要破除“甘當配角”的觀念，樹立有所作為的思想。隨著單位檔案管理的逐步現代化，單位內部人員可以通過網絡、QQ群、郵箱等多種渠道、全方位得到檔案部門提供的服務，通過檔案的利用服務，為單位人事調動、政策落實、核實賬務等方面提供了憑證和依據，為單位領導和業務人員熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、處理問題提供了借鑒及依據，為涉及單位自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供了至關重要的法律依據，為單位經濟的騰飛發揮了不可替代的作用。

（2）轉變“重保管，輕利用”的思想。檔案人員不僅要注重檔案資料的收集、整理、保管，還要做好檔案的開發利用工作。

（3）改進服務方式。一是變“看門守攤”的被動服務模式為主動服務模式。二是做到面向職工群眾，全天候24小時不間斷服務，讓檔案工作前移關口、延伸觸角，做到單位發展到哪里，檔案管理和檔案服務就延伸到哪里。

4 結語

檔案就像一把多功能的智能梳，以原始記錄的方式反映著單位發展的真實面貌，梳理著單位不同時期的歷史發展軌跡。檔案為單位創造著無形的價值和效益，助力單位轉型升級，因此我們必須管好、用好檔案。

參 考 文 獻

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[5]楊振江.淺談企事業單位檔案工作的創新[J].中國檔

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[責任編輯：高海明]