淺談Excel在學生日常管理中的應用

摘 要：民辦高職院校的教師，大數(shù)都是教學與學生管理兩肩挑，班主任還時常會碰到一些要求緊急上交數(shù)據(jù)材料的通知等，如何提高日常管理的工作效率，最大程度地保證工作的準確性就成為大家討論的話題。利用Excel軟件可以從身份證號中快速實現(xiàn)年齡計算、提取出生年月、統(tǒng)計各類學生人數(shù)、排名次、統(tǒng)計不及格門次、統(tǒng)計各分數(shù)段人數(shù)等信息。本文將通過學生信息管理工作中應用Excel函數(shù)完成數(shù)據(jù)處理的例子，望能有一定的啟示。

關鍵詞：Excel函數(shù)；學生管理；教學管理

Excel作為辦公常用軟件，在學生成績管理、信息管理等數(shù)據(jù)處理方面有著獨特的作用。在學生信息表中，通常涉及學號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、民族、家庭地址、身份證號、專業(yè)班級、聯(lián)系電話、QQ號、微信號等項目。其中，政治面貌、民族、專業(yè)班級可利用數(shù)據(jù)有效性進行限定，以便選擇；性別、出生日期等可從身份證號碼中獲取。下面就以A列為學號、B列為姓名、C列為性別、D列為出生年月、E列為民族、F列為政治面貌、G列為家庭地址、H列為身份證號碼等，以下從相關基本操作、數(shù)據(jù)有效性、獲取身份證相關信息等方面進行介紹。

一、完善學生信息

新生入學后，我們從招生辦取得學生的相應信息，有些需要自己根據(jù)學院的工作內容與各部門的數(shù)據(jù)提交要求重新完善相關的信息，以便了解學生更多的基本情況，從這個表上我們通常可以統(tǒng)計以下信息：學生姓名、身份證號（關鍵信息，一定要準確）、民族、宗教信仰、學生電話、父、母親姓名、電話、家庭地址、畢業(yè)學校、生源地、曾任職務等，我們可以將原始表中的其整理到“學生信息”工作簿中的“XX班學生情況統(tǒng)計表.xls”表中。有了準確的這些基礎信息之后，大多數(shù)情況下，利用EXCEL強大的數(shù)據(jù)處理功能，各部門需要提交的信息都可以很快地分析處理出來。

二、設置單元格數(shù)據(jù)有效性，進行選擇輸入

學生信息中的“民族”、“政治面貌”等內容相對固定，我們可通過設置數(shù)據(jù)的有效性來進行選擇輸入，減少工作量和錯誤。如要輸入“政治面貌”項內容，可以用下面的方法進行：

1.新建工作表，并在A列的連續(xù)的單元格內分別輸入如“黨員”、“團員”、“群眾”等數(shù)據(jù)。選中這幾個單元格，單擊“公式”，再單擊“定義的名稱”中的“公式管理器”，新建如“政治面貌”類似的名稱后回車對序列進行命名。

2.選中“政治面貌”所在列，依次選擇“數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)有效性”，在彈出的對話框中設置有效性條件。在“設置”選項卡“允許”的內容選擇為“序列”，在“來源”里輸入“=政治面貌”。

3.設置數(shù)據(jù)有效性后，在相應的單元格右側將出現(xiàn)下拉箭頭，可點擊箭頭選取。

三、Excel在學生基本信息管理中的應用

新生錄取名單中肯定有一項是身份證號，我們用Excel函數(shù)可以從身份證號碼中取得相關信息，省去了輸入的麻煩。根據(jù)18位身份證號碼的意義，第1-2位數(shù)字代表省、自治區(qū)或直轄市，第3-4位數(shù)字代表城市，第5-6位數(shù)字代表縣區(qū)，第7-14位數(shù)字代表出生年、月、日，第17位數(shù)字表示性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。第18位，也就是最后一位數(shù)字是校驗碼。我們可以通過有關函數(shù)，進行身份證號碼有關信息的查詢，不僅快速簡便，而且不容易出錯，核對時只需要對身份證號碼進行檢查，可以大大提高工作效率。

1.提取出生年月

如要得到像“XXXX—XX—XX”格式的數(shù)據(jù)，必須使用與TEXT（）與MID（）函數(shù)完成，在“D2”中輸入=TEXT（MID（H2，7，4）&"-"&MID（H2，11，2）&"-"&MID（H2，13，2），"YYYY-MM-DD"），取出出生日期。鼠標移動到右下角填充柄處，下拉完成其他出生日期的提取。

2.計算學生年齡

在相應單元格中輸入公式=YEAR（NOW（））-MID（H2，7，4），下拉完成其他學生年齡的計算。

3.用COUNTIF（）統(tǒng)計各類學生人數(shù)

函數(shù)的語法格式為：COUNTIF（range，criteria），range是學生的人數(shù)范圍，criteria是統(tǒng)計的相關條件。

⑴統(tǒng)計男、女生人數(shù)。男生人數(shù)統(tǒng)計：在相應單元格中輸入公式：=COUNTIF（C2：C47，"=男”），統(tǒng)計女生人數(shù)——在單元格中輸入公式：=COUNTIF（C2：C47，”=女”）。

⑵統(tǒng)計黨、團員學生人數(shù)。統(tǒng)計團員人數(shù)，在單元格中輸入公式：=COUNTIF（F2：F47，"=團員”）。統(tǒng)計中共黨員人數(shù)，在單元格中輸入公式：=COUNTIF（E2：E47，"=中共黨員”）。

⑶統(tǒng)計少數(shù)民族學生人數(shù)。統(tǒng)計少數(shù)民族人數(shù)，在單元格D13中輸入公式：=COUNTIF（E2：F7，"<>漢族”）。

⑷統(tǒng)計各年齡段的人數(shù)。統(tǒng)計大于19歲的人數(shù)：=COUNTIF（N2：N47，">19”），統(tǒng)計小于18歲的人數(shù)：=COUNTIF（N2：N47，"<18”）。

4.利用IF（）函數(shù)自動填充性別

在E2 單元格，直接輸入=IF（MOD（RIGHT（LEFT（H2，17）），2），"男"，"女"），輸完后按回車，用鼠標拖動E2單元格右下角的自動充填句柄向下拖動完成其他單元格的計算。

四、Excel在學生班級成績管理中的應用

在日常的學生信息管理中，如評定各項獎學金，文明班長的評比，優(yōu)秀班主任的考核，入黨推優(yōu)等工作，常常要對學生成績進行排序、統(tǒng)計各分數(shù)段人數(shù)、統(tǒng)計不合格學生的人數(shù)等。

1.應用RANK（）函數(shù)，按成績排名次

使用RANK（）函數(shù)可以在不改變輸入順序的前提快速地進行排名，RANK（number，ref，order），其中number是要排位的學生成績，ref是要排名的所有學生的數(shù)據(jù)區(qū)域，order是排名的方式，order：排位方式，0 或忽略，為降序；非零值，為升序。操作方法：假定K列為總成績，L列為排名內容，在L1中輸入“名次”，在單元格L2 中輸入=RANK（K2，K$2：K$47，0），拖動填充控制柄，完成其他學生的排名（得出的名次為數(shù)字格式，如想要顯示“第X名”的形式，則修改函數(shù)為：="第"&RANK（K2，K$2：K$47，0）&"名”）。

2.應用IF 函數(shù)，按成績列出等級

考查課的成績可以按優(yōu)秀、良好、合格、不合格進行評定的，成績等級：90 分及以上優(yōu)秀，80 分及以上，良好，60 分及以上合格，60 分以下不合格。利用IF（）函數(shù)可快速地完成評定。假定G列的成績作為考查課，評定它的“等級”一欄在M列，M2中輸入：=IF（G2>=90，"優(yōu)秀"，IF（G2>=80，"良好"，IF（G2>=60，"及格"，"不及格"））），拖動填充控制柄，完成其他學生的成績等級。

3.統(tǒng)計學生不及格門次

與前面使用過COUNTIF（）函數(shù)一樣，在學生的相應單元格中輸入=COUNTIF（B2：J2，”<60”），再用填充柄下拉完成所有同學的統(tǒng)計（假定課程成績在B—G列）。

Excel函數(shù)的在學生管理中的應用還有很多，如利用VLOOKUP函數(shù)在學生的工作表中查找內容，在這里不作一一說明。作為一名計算機教學與學生管理雙重身份的老師，把教學工作與學生管理工作結合起來，用Excel強大的函數(shù)等功能，利用所長，實現(xiàn)個性化管理，減少繁雜的事務性工作，提高工作效率，無疑是件愉悅的事。

參考文獻

[1]胡維華.計算機基礎與應用案例教程[M].北京：科學出版社，2013.2

作者簡介

王章生，男，漢族，1966年4月出生，講師、工程師、職業(yè)指導師，浙江東陽人，浙江橫店影視職業(yè)學院影視制作學院黨總支副書記，研究方向為計算機基礎教學、學生管理與黨建。

（作者單位：浙江橫店影視職業(yè)學院）