電網企業基于“五大平臺”的檔案館建設探索與實踐

楊秀艷 李臨

【摘 要】文章以國網天津市電力公司智慧檔案館建設實踐為例，從智慧檔案館頂層規劃、“五大平臺”內涵、“五大平臺”建設內容與取得成效3個部分進行論述，探討電網企業智慧檔案館建設內容和路徑，以期推動電網企業檔案館建設與運用更高效、更完整、更安全，邁向智慧檔案館管理。

【關鍵詞】電網企業；智慧檔案館；頂層規劃；“五大平臺”

【中圖分類號】F426.61；F270.7【文獻標識碼】A【文章編號】1674-0688（2017）12-0206-03

2008年，IBM公司相繼提出“智慧地鐵”理念和“智慧城市”愿景，全世界迅速掀起互聯互通的浪潮。智慧檔案館是檔案信息化發展的高級階段，是檔案發展的必然趨勢，是社會化服務達到一定階段的必然產物，也是智慧城市建設的必然要求[1]，蘊含著巨大的社會價值和經濟價值[2-3]。智慧檔案管理是利用物聯網、云計算等高新技術對檔案資源進行智能化、多元化管理。智慧檔案館需要具備信息感知和處置能力，為檔案使用者提供泛在化檔案信息服務的智慧型管理模式[4]。電力行業是掌握國家基礎建設的重要領域，擁有大量地理信息、電路布線和項目建設信息檔案。隨著國網業務和輸配電項目的拓展，檔案數量和門類也呈現跨越式增長趨勢，智慧檔案館不但可提高檔案信息收集與整理的效益，對文檔信息利用和企業信息決策也具有十分重要意義。國網天津市電力公司（簡稱公司）肩負著京津冀地區電力建設和運營的艱巨使命，近年來不斷深入研究檔案資源管理與信息挖掘工作，隨著數字化檔案建設的不斷深入，公司檔案館亟須探索檔案信息高效、智能、安全的管理新模式，提升檔案管理效率、挖掘檔案信息價值、便捷檔案利用服務。

1 智慧檔案館建設頂層規劃

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統檔案管理手段已經難以滿足公司對檔案實體資源的收集和利用需求。檔案管理部門基于“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足檔案信息化建設現實基礎，建立以公司檔案館為核心的集中收集管理平臺，覆蓋總部、分部、省公司、直屬單位，涵蓋公司“三集五大”業務領域，運用多元化數據搜集技術，實現公文、表單、流媒體等多種形式海量信息資源的智能收集和智能化征集移交，進行智慧檔案館資源體系建設。

2 智慧檔案館“五大平臺”內涵

公司立足于智慧檔案館建設目標，對接電子檔案和實體檔案建設實況，在充分考慮檔案的收、管、存、用、備份、展示、修復等核心業務操作流程的基礎上，結合企業未來發展和功能實現，將智慧檔案館建設的具體內容定為“五大智慧平臺”，即智慧收集平臺、智慧管理平臺、智慧服務平臺、智慧保護平臺和智慧監督平臺。運用“五大平臺”的協同運作，實現智慧多元化檔案資源管理，提升信息感知與處置能力并提供檔案信息綜合性服務。智慧檔案館“五大平臺”如圖1所示。

2.1 智慧收集平臺

智慧檔案館收集平臺是智慧檔案體系建設的基礎。這個平臺充分運用大數據技術，通過定義一系列的標準化規則，使用自動化數據信息采集，數據源自動著錄，收集的檔案自動統計分析等一系列智慧化程序，實現保存期限、檔案分類、密級確認等功能的智能化運行。智慧收集平臺運行模式如圖2所示。平臺的建設可實現檔案的基礎鑒定工作的自動、在線完成，并能夠自動地調整策略來保障后續工作。

2.2 智慧管理平臺

智慧管理平臺是實現智慧檔案管理的重要組成部分。該平臺以物聯網技術為基礎，采用電子標識、電子標簽（RFID）等技術實現檔案信息定位追蹤管理。運用檔案庫房一體化智能管理系統、檔案庫房智能環境監測控制云、電子檔案管理軟件等信息系統集成實現內部及外部信息交換，構成一個通信智能系統的智慧管理體系。

2.3 智慧服務平臺

智慧服務功能是智慧檔案館最為重要的功能模塊。智慧服務平臺通過物聯網技術實現檔案結構化目錄庫與非結構化數據庫的信息利用[6]。通過構建搜索引擎、數據分析、行為分析等檔案數據分析模型，建立智能檔案檢索、智能編研、專業化檔案應用、主動推送服務、移動式檔案應用、智能檔案決策等功能模塊，幫助用戶進行信息交換和資源共享，是一個具有分析事物、處理事務、管理和決策能力的智慧服務系統。

2.4 智慧監督平臺

智慧監督平臺利用電子標簽智能管控技術，對檔案的收集、整理、入庫、借閱等活動進行監督，利用電子監控設備對庫房情況保持實時監控，實行集中的運營指標在線監控，提升公司檔案業務流程集約化管理水平。

2.5 智慧保護平臺

從檔案館硬件設施出發，對檔案館內部的各種設備實行智慧化管理，包括自動調節消防系統、溫濕度控制系統、智能監控系統等，實現環保、安全、綠色、智能的智慧檔案館發展目標。

3 “五大平臺”建設及成效

3.1 智能收集助力檔案資源層級化管理

在智慧收集平臺建設中，公司實施檔案工作的前端控制，通過制度文件材料建設，對各部門歸檔文件、記錄及其他數據材料進行標準化管理，采用邏輯歸檔處理技術，對辦公、工程、合同、采購、財務等業務進行信息化接口開發，實現業務信息系統平臺與檔案信息系統的無縫對接，運用大數據技術實現檔案資源的智能收集和層級化管理。

3.2 引入人工智能創新檔案實體管理

在智慧管理平臺建設中，廣泛應用手持終端能夠通過掃描庫位中檔案盒的RFID電子標簽和盒內文件的RFID電子標簽進行盤點。實現盤點記錄與服務端口數據的實時同步，利用智能密集架實現檔案快速查找的精準定位功能，使庫房管理工作更加高效、簡單、便捷。

3.3 充分展現“以人為本”的檔案服務價值

在智慧服務平臺建設中，公司通過開發智能編研系統，利用數據倉儲、數據挖掘、聯機分析、輿情分析等技術，充分挖掘可用編研素材，提高編研質量和效率；開發智慧知識服務系統，將檔案信息知識學習由“被動”查閱轉變為“主動推送”；從加強自然語言輸入、內容關聯性等方面入手，提高檢索系統的易用性和準確性及檔案檢索的查全率和查準率。

3.4 智慧監督規范檔案工作層級化作業

在智慧監督平臺建設中，公司結合本部及各基層單位檔案大數據的運營情況，對檔案的收集、整理、入庫情況進行統一的運營指標集中在線監控，并建立異常報警及預警機制，提升公司檔案業務管控和集約化管理水平；應用物聯網技術，實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點等工作過程的信息化監督管理；建設信息化溝通平臺和教育平臺，對檔案管理工作進行業務指導和業務知識學習宣導，推動智慧檔案館成果效益化提升。

3.5 智慧保護顯著提升檔案資源的安全性和保密性

在智慧保護平臺建設中，公司應用庫房溫、濕度遠程監控裝置獲取實時數據，實現庫房內的溫度、濕度、PM2.5、PM10、CO2等環境指標的遠程監控與調節；安裝制動消毒設備，通過移動端或PC端控制，即可實現庫房的定時凈化與制動凈化，不僅為檔案資源創造了有利的保存環境，更保障了檔案從業人員的身體健康和安全，將檔案保護提升到了人性化的高度；安裝智能監控系統和預警機制，實現人員出入檔案館、檔案庫房、檔案室等重要場所的人臉抓拍和陌生人員在重要場所逗留、非法入侵、物品盜移、物品滯留等異常行為預警，顯著地提升了檔案館的智能化安全防護水平，確保檔案資源的安全性和保密性。

4 小結

本文分析了電網企業智慧檔案館的建設需求現狀，以“五大平臺”建設理念為基礎，探討了電網企業智慧檔案館建設路徑和模式。智慧檔案館的建設和管理應立足現實，敢于創新，與時俱進，不斷更新服務理念，提高服務水平。一方面大力推廣無紙化模式，充分挖掘和體現檔案資源的價值，另一方面要加深檔案資源與檔案服務對象的類型和層次的多樣性，革新傳統檔案館較低層次、低效能的服務，滿足用戶對信息的多元化需求，只有這樣，才能更好地推動我國電網企業檔案事業發展。

參 考 文 獻

[1]朱琳.2013—2016年智慧檔案館研究述評[J].蘭臺世界，2017（2）：48-50.

[2]莫家莉，史仕新，周小平.基于戰略管理理論的智慧檔案館建設風險探析[J].西南民族大學學報：人文社科版，2017（6）：236-240.

[3]高旭，趙豪邁.我國智慧檔案館研究現狀與熱點的可視化分析[J].檔案管理，2017（2）：34-36.

[4]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[5]葉鳳云，張弘.基于價值鏈過程的大數據研究綜述[J].情報理論與實踐，2016（12）：124-129.

[6]李月娥，周曉林，賈玲，等.物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式研究[J].北京檔案，2017（1）：20-23.

[責任編輯：高海明]