信息技術在標準資料管理中的應用

鐘琛琛 歐陽平 孫文文

（中航工業洪都，江西 南昌 330024）

信息技術在標準資料管理中的應用

鐘琛琛 歐陽平 孫文文

（中航工業洪都，江西 南昌 330024）

從控制標準有效性入手，通過描述傳統標準資料管理模式下產生的問題，提出采用信息化手段進行標準資料管理，并詳細闡述了信息化手段管理標準資料的步驟及方法。

標準資料管理；有效性；信息化

標準化是為了在一定范圍內獲得最佳秩序，對現實問題或潛在問題制定共同使用和重復使用的條款的活動。其中，活動主要包括編制、發布和實施標準的過程。而標準是為了在一定的范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用的和重復使用的一種規范性文件。在標準化工作中，標準資料的作用是毋庸置疑的。例如為研制生產及時提供先進實用的技術標準，提高開發產品的技術水平和在國內外市場上的競爭能力；為生產現場提供有效標準，確保標準的切實貫徹、生產組織的有序進行及產品質量的穩定可靠等等。因此如何將這些標準資料有效地管理起來，防止誤用錯用標準資料，充分發揮標準資料在研制生產中的積極作用，實現標準資料自身應有的價值，是企業標準化工作的一項重要任務。

1 傳統標準資料管理模式

一般標準資料的使用是以紙質標準為主。以國內某大型企業為例，標準化部門負責歸口管理全企業的標準，監督工作場所使用的標準資料現行有效，督促各部門將紙質作廢標準及時撤離現場；每個部門均設有資料室，存放本部門曾經使用或正在使用的標準資料，確保工作場所使用的標準資料現行有效，廢止的標準隔離保管。

當需要使用新標準時，通常是由標準使用部門提出申請，標準主管負責核對該標準的有效性并在企業內發布，采用在紙質標準上加蓋受控印記的方式確認標準有效受控，并將受控后的紙質標準分發至相關部門，之后方可在工作中使用。當標準有新版替代時，由標準主管確認該標準在企業內的狀態。若是廢止，則對之前下發的紙質標準加蓋廢止印記，并要求隔離保管；對老產品仍需使用的標準資料應由各部門在標準資料封面上加蓋“參考”印章，并隔離保管。各部門的人員需使用的標準均存放在各自的資料室中，每個部門均需指派專人管理各類標準，增加部門管理成本。當使用的標準越來越多，資料室存放的標準也越來越多，一般生產部門存放的紙質標準有1 000余份，某些部門常用標準多，存放的標準多達3 000余份。管理較好的部門會將所有庫存的標準按類別存放在不同圖包內并對各圖包編號，整理出一份標準資料存放目錄；管理不到位的部門可能只是在每個資料圖包中對該圖包內的所有標準編寫卷內目錄，并未對所有庫存標準目錄匯總。當需要查閱紙質標準時，一般先根據標準資料目錄查找到所需標準存放的圖包位置，再去資料室翻查相應的圖包，查找一份標準估計要耗時20min，極其不方便；若是沒有標準資料匯總目錄，由資料員從一張一張的資料卡片中，找出所需的標準，然后根據上面的記錄到庫房中查找，就更加費時、費力。有時需要查看的標準本部門資料室中沒有而需要去其他部門借閱，這也大大降低了標準的使用效率。

傳統標準資料管理模式下，標準資料信息源不統一，導致共享性差；查找資料費時，導致工作效率降低。因標準的版本多次更迭而造成新舊版本標準混用等狀況也時有發生。當某新產品需要使用新版標準，卻找到舊版限用標準誤用時，極有可能對產品質量造成影響。因此必須運用信息技術手段進行標準資料管理。通過圖1可以對比傳統模式和信息化模式下查找標準的形式。

在空客某轉包生產企業中，所有標準資料均存于資料室線上系統里，生產現場無紙化，工人工作時需要查看資料均是通過電腦查閱。可見，信息化模式管理標準資料是趨勢。

2 標準有效性管理

企業標準有效性管理就是要使企業員工明白哪些標準能夠在企業引用, 哪些標準不準在企業使用。假如在企業的技術文件中引用廢止或是錯誤的標準，造成使用廢止標準指導各項工作，其標準化工作的作用不但無法體現，甚至有可能會給企業造成重大損失。因此，如何控制標準的有效性，確保在工作中使用有效標準是標準資料管理工作的首要任務。

2.1 動態構建有效標準目錄

為使企業員工及時掌握標準變化的信息，使在用的標準資料和技術文件始終處于有效的狀態下，從而使產品設計、產品加工、產品檢驗、產品質量等諸方面的最新要求得以及時準確的貫徹執行，企業需要及時了解在用標準的狀態，即標準是否有效。將在企業內貫徹的各類標準的目錄及標準狀態匯集在一起，構建有效標準目錄。有效標準目錄的特性是需要動態維護，因此采用信息化手段構建有效標準目錄是最優方案。

構建有效標準目錄的前提是搭建企業標準體系，包括技術標準體系、管理標準體系、工作標準體系。以某公司為例，標準體系框架如圖2所示。

可見標準體系的重點是技術標準體系的編制。技術標準體系表應能充分覆蓋企業技術標準，層次分明、全面成套，實用性強并應具有一定的超前性。

其次需要確定有效標準目錄的數據庫結構，即需要哪些字段的關鍵信息。電子版的有效標準目錄可以涵蓋體系表編號（唯一值）、分類編號（指體系分類）、分類名稱、標準級別、標準編號、標準名稱、編輯（指該標準在企業內歸口管理的人員）、限用型號、標準狀態、發布日期、企業實施日期、分管單位（指該標準在企業內歸口管理的部門）、密級、代替標準等多項信息，每一項信息在查詢時都能作為關鍵字模糊查詢。

確定數據庫字段后，由企業中的標準主管將其管理的標準資料信息整理成電子版，導入標準資料數據庫中。新增一條標準記錄時，應該完善所有相關的關鍵字信息。當有效標準目錄中的標準狀態發生變化時，必須第一時間修改標準狀態信息，通過有效標準目錄的動態管理，為企業員工提供及時的標準信息服務。

2.2 按型號管理

前文中提到，為保證使用標準的有效，數據庫中標準的狀態應及時更新。對于企業來說，生產的產品種類繁多，通常都會有多個型號同時生產。某項已經廢止的標準有可能在老型號上依然在用，因此，標準的狀態不能與型號脫離，不能簡單的按國家規定標記為廢止或有效，而應該根據企業的生產實際來確定標準的使用狀態。每個型號產品在初期階段，都應該發布相應型號的標準選用范圍，同時，在標準有效目錄中將該選用范圍內涉及的標準的限用型號字段中添加相應的型號信息。根據限用型號字段信息，可以通過標準數據庫將某一型號下涉及的所有標準匯總顯示出來，如圖3所示。

圖3中，GB 8006-1987《黃銅薄壁管》是適用于XX型號的，但在國家標準化管理委員會的網站查詢時發現該標準已經被GB/T 1527-1997《銅及銅合金拉制管》代替，是廢止狀態。只是在示例企業中，該標準依然用于XX型號，因此，在企業內的標準數據庫中該標準狀態不能標記為廢止而是限用，專用于XX型號。當生產XX型號產品時，GB 8006-1987仍適用。

3 搭建標準資料全文數據庫

在企業內，應搭建一套完整的標準資料全文數據庫，停止使用紙質標準。將電子版標準全文與有效標準目錄中的標準細目相鏈接，當企業員工需要使用標準時，進入標準全文數據庫中，檢索并查看所需的標準。檢索標準時，所有的數據庫的字段均可以作為查詢條件。標準的狀態信息是動態更新的，當標準廢止時，有效標準目錄中應立即更新該標準的狀態為廢止；當標準限用時，應立即更新該標準的狀態為限用，并在應用型號字段中注明該標準的限用范圍。當新標準在企業內發布時，應由相應的標準主管立即將該標準納入有效標準目錄中，填寫所有關鍵字信息，并將標準電子版全文在標準資料全文數據庫中添加，完善標準資料全文數據庫。

4 滿足企業信息化建設需求

隨著企業信息化應用和推進，以標準化資料資源信息化為核心的內容的管理和應用模式正逐漸形成和發展。

標準管理現代化的一個重要前提就是所有標準內容電子化，建立在線標準服務平臺，從而實現標準的在線閱覽、引用和實時更新等功能。對于新發布的各類標準，能夠在第一時間以電子版的形式在標準在線服務平臺上為使用者提供服務。企業信息化技術的發展，在給標準資料管理工作帶來方便快捷的同時，也給標準資料管理人員提出了更高的要求：除了應立足本職工作，改變傳統的思想觀念外，還應強化自我學習意識，努力學習信息知識，提高信息能力，掌握各種與工作相關的信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識; 除了熟悉相關的專業知識外，還熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，不斷提高工作技能，提高自身的業務素質和工作水平。

5 實現標準管理的制度化、規范化

建立制度化、規范化、程序化的標準管理模式，需要加強日常標準資料工作秩序，提高工作效率。一是加強制度建設。完善標準資料管理制度，確保一切按程序辦事，做到有章可循、有章必依，從而保障標準資料管理制度化。二是增進規范建設。規范標準資料管理，建立齊全、完整、真實、準確的標準資料檔案，并由專人收集和管理。三是實現標準統一歸口管理。規范和統一各類標準發布渠道。將多頭管理、各自為政的混亂局面真正變為分工合作、規范統一的標準化流程。提高標準應用的整體效率，方便使用者。

6 提升全員的標準化意識

標準化資料的應用和管理僅靠標準化人員是不夠的, 因為它牽涉到很多技術內容, 例如設計、工藝、制造、檢驗等方面, 因此需要設計、工藝、質量、管理等方面的領導重視及專業人員積極投入和參與, 否則它就會脫離企業實際, 無的放矢, 達不到服務企業的目的, 更不能為企業獲取技術經濟效益。因此提升全體人員標準化意識，強化標準化工作在研制生產全過程的規范作用對于企業的發展具有極其重要的作用。

7 結語

企業標準資料管理的好壞直接關系到企業標準化工作的質量和效益，采用信息化手段管理標準是適應時代發展的產物，標準化部門應積極致力于研究標準資料管理工作，開拓標準資料管理工作的新方法；在技術服務上繼續探索和努力, 不斷進行服務創新、改善服務手段， 強化資源建設，實現管理手段的現代化、網絡化，走資源共享的發展道路，以適應企業參與市場需求。

[1] 黃月桂.利用信息技術提升企業標準資料管理的水平[J]. 移動通信，2012，05.

[2] 遲國華，郭丹. 淺談標準化管理信息系統在企業管理中的應用[J]. 機械工業標準化與質量，2014，09.

（編輯：勞邊）

T-65

C

1003-6660（2017）02-0053-04

10.13237/j.cnki.asq.2017.02.015

[收修訂稿日期] 2017-01-18