智慧檔案館：大數據時代檔案異構數據庫信息資源整合產物

■ 王雪萍

智慧檔案館：大數據時代檔案異構數據庫信息資源整合產物

■ 王雪萍

本文分析了大數據時代檔案異構數據庫資源整合實踐探索，探討基于大數據的智慧檔案館在實現檔案異構數據庫資源整合共享的新舉措，以期不斷推進檔案信息化發展，創新檔案工作新理念、新模式。

智慧檔案館 大數據 信息資源整合 電子檔案中心

隨著檔案信息化的不斷推進，在大數據時代，檔案利用者可以利用和查考的數字化檔案資源越來越豐富。但是由于缺乏頂層設計和整體規劃，這些檔案信息資源存儲在不同的檔案數據庫管理軟件，不同結構的檔案數據庫系統資源無法實現檔案信息資源的互訪與共享，呈現出異構性的特點，即檔案異構數據庫。

這些檔案異構數據庫如何實現資源共享，更好地為檔案利用者提供一站式服務已成為檔案工作的新瓶頸，因此催生智慧檔案室。大數據時代，為有效支撐和管理海量異構分散的檔案數字資源，檔案管理部門在數字檔案室建設中需運用大數據、云計算等先進技術，使得數字檔案室建設融入時代潮流，構建起智慧檔案室，使得檔案工作成功轉型升級，積極主動為檔案利用者提供多層次、多方位的檔案信息資源共享服務。智慧檔案館給檔案異構數據庫資源整合和信息服務集成帶來新的發展方向，對檔案工作提出新的挑戰，大檔案新理念和新機制隨之產生。

一、大數據時代檔案異構數據庫資源整合實踐探索

大數據時代，面對檔案異構數據庫所帶來的眾多不便之處，我國多個省市國家綜合檔案館也在進行不斷的實踐探索，尋求解決檔案異構數據庫的異構性問題。這些檔案數據庫資源整合實踐主要體現為：建立檔案信息資源共享平臺系統、電子檔案中心、區域性集中式數字檔案室、智慧檔案室等方式，這些實踐探索為實現檔案信息資源的社會共享提供參考依據。

1.建立檔案信息資源共享平臺

國家檔案局于2009年6月就提出建設國家數字檔案館信息共享平臺系統，該系統以國家三個檔案目錄中心和各省市檔案館的檔案信息資源為基礎，以整合檔案資源、促進全國省（市）級以上檔案館信息社會化服務為目標，運用先進的信息網絡技術，打破地域限制，為廣大利用者提供“一站式”的檔案信息資源共享和服務集成平臺。福建省檔案局采用“數據集中、分布管理”的方式，對全省檔案信息資源進行整合，提供用戶統一、友好、便捷的檢索界面，為社會大眾提供開放的檔案信息資源。該共享平臺系統主要是負責管理和發布全省開放檔案基礎數據庫與公共檔案專題全文數據庫，為檔案利用者提供檔案信息資源服務。為實現檔案信息資源區域性整合和服務集成，安徽省黃山市檔案局館于2016年11月召開檔案信息區域共享服務專題部署會，討論并簽署了《黃山市檔案信息區域共享服務公約》，提出加快整合區域內檔案信息資源，不斷實現區域性檔案信息服務的人性化、便捷化[1]。

2.區域性集中式數字檔案室

青島市檔案局采用數據挖掘等先進技術建成青島市電子檔案智慧管理平臺，實現對文書檔案和其他門類檔案電子文件在線接收、歸檔和共享利用，其數字檔案室建設水平已跨上新臺階，作為國家檔案局2016年底公布的第一批數字檔案室建設試點名單，在實現區域性集中式檔案信息資源整合與共享提供借鑒和參考。紹興市檔案館于2016年已建成全省首創區域數字檔案館信息共享平臺，檔案利用者可在紹興市任何一家異地國家綜合檔案館平臺上查閱窗口申請利用共享平臺上的檔案數據，打破時空地域限制，實現紹興市數字檔案館信息資源的整合與共享利用。浙江省杭州市城建檔案館已作為全國第一家專業檔案館于2017年2月22日通過國家示范數字檔案室測試，該數字檔案館通過“互聯網+”手段，利用大數據技術，對專業館藏資源進行整合挖掘，使檔案信息資源發揮公共服務作用，實現專業館藏資源整合與共享[2]。南京市建鄴區檔案館于2012年將檔案信息化工作納入區“智慧新城”建設總體規劃，并于2014年建成南京市首批省5A級數字檔案館。2016年12月，通過“全國示范數字檔案館系統”測試，實現區域性數字檔案館資源整合，讓檔案信息資源多跑路，讓檔案利用者少跑腿。

3.電子檔案中心

江蘇省檔案局根據自身的檔案數據庫建設情況，將分布式檔案基礎數據庫信息資源進行整合，建成包括全省性的檔案綜合基礎數據庫中心，實現對其進行邏輯化集中管理，整合全省各類電子檔案資源并共享，建立電子檔案信息資源一站式查詢檢索服務體系[3]。安徽省檔案局通過建立電子文件中心實現電子文件和數字化檔案信息資源的集中管理與利用。浙江省海寧市檔案局積極探索建立民生檔案目錄中心以實現民生檔案信息資源區域內共建共享。2016年底，福建省檔案局承擔的福建省電子文件與電子檔案數據接收系統項目和福建省證照數據電文 (電子證照)共享服務系統(一期)項目通過驗收。該項目的建成有力推動了福建省電子檔案的在線接收歸檔以及電子檔案信息資源的建設與共享，促進了福建省檔案信息化工作持續、健康發展。

4.智慧檔案館（室）

四川省檔案局運用三維可視化技術和移動互聯網技術等先進的數字表達技術，開發了四川省檔案館及部分市、縣檔案館三維虛擬仿真平臺，構建了面向社會的新型網絡檔案愛國主義教育互動平臺體系，提出智慧檔案館及網絡愛國主義教育基地互動體驗平臺[4]。2011年11月，南京市檔案局提出構筑“智慧檔案”建設總體思路，并將具體建設思路融入“智慧南京”頂層規劃中，構建暢通的信息交互和管理協同機制并形成內容豐富、結構合力、質量優化的檔案資源體系。2012年青島市檔案館提出建設“智慧檔案館”思路，并于2015年5月完成智慧檔案館一期工程項目建設[5]。山東省臨朐縣檔案館于2014年初提出建設“智慧臨朐數字檔案館建設項目”，該項目于2016年8月已完成檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫等建設，構建起數字檔案信息資源的傳輸、采集、存儲管理和應用服務平臺。四川省綿陽市城建檔案館也于2015年就開始著手建設智慧城建檔案管理平臺。江蘇省昆山市檔案局也開始啟動智慧檔案館建設。山西省陽泉礦區在舊館基礎上進行升級改造，建立智慧檔案館，市民可通過個人身份即可登錄電子檔案系統，進行自助查詢各類檔案信息資源。

二、基于大數據時代的智慧檔案室研究思考

伴隨2011年南京檔案館首次正式提出“智慧檔案”這一理念后，檔案學界開始對以前瞻性的眼光對智慧檔案館建設進行先行探索和關注，2014年3月11日，國家檔案局技術部和浙江省檔案局在杭州聯合召開“智慧檔案建設”研討會對這一新命題進行前瞻構想和深入研討。基于大數據時代，實現檔案信息資源整合與共享上，智慧檔案室建設將突出以下幾方面內容。

1.找準智慧檔案室新定位——以資源整合、業務協同、信息共享為主線

智慧檔案室（smart archives）是以物聯網為技術基礎，實現智慧化的檔案服務和管理，繼數字檔案室之后的更高階段。基于大數據大檔案環境，檔案工作者不斷創新檔案管理模式和檔案服務模式，加強協同創新，發揮檔案的智力引擎作用，以實現區域間檔案異構數據信息資源的整合與共享，根據檔案用戶需求，做好定性的專題檔案材料編研和提供個性化檔案信息資源服務，實現由檔案保管者向大數據首席檔案信息分析官轉變。因此大數據時代，智慧檔案館建設要以資源整合、業務協同、信息共享為主線，不能只停留在云計算、物聯網等技術領域的關注，要對資源領域和服務利用領域加以深入探索[6]，加強檔案信息資源體系建設的同時，要著力傾向智慧與感知融合，使得智慧檔案室建設凌駕于數字檔案室建設之上，以檔案利用者為本，全面分析利用需求，達到互動協同，跨越傳統實體檔案館和數字檔案館形態，檔案信息資源不再是以0和1字符形式存在檔案異構數據庫中，而是通過先進技術和全媒體技術將檔案異構數據庫信息資源生動融合并實現館際間基礎設施共享，技術有效集成，檔案工作者與利用者之間互動服務得以提升[7]。

2.明晰智慧檔案室新內涵——基于全面感知的檔案一站式智慧服務

大數據時代，檔案部門要樹立大數據、大檔案思維，運用物聯網、云計算等現有技術對海量檔案資源進行有效智能化管理，將智慧檔案建設融入智慧城市建設浪潮中，整合檔案異構數據庫信息資源，跨越檔案“數字鴻溝”，建立檔案信息資源互聯互通，形成跨系統應用集成、跨部門信息共享，達到有效挖掘整合利用海量異構的各類檔案數據，對檔案信息資源共享服務進行集成，積極主動提供檔案利用者多層次、多方位、多渠道、一站式檔案智慧服務，實現跨館際檔案信息資源服務共享整合新形態。因此，智慧檔案館的新內涵是基于全面感知的一站式智慧服務[8]，要實現由數字檔案館向智慧檔案館跨越發展，就要實現知識服務向智慧服務轉變，從而實現檔案管理、檢索的多層次、全方位便捷服務，充分滿足檔案利用者的需求。

3.落實智慧檔案室新舉措——樹立“數據為王”和加強標準規范體系建設

首先智慧檔案室建設要強調“內容為王”“數據為王”，倡導大檔案、大服務觀念，以知識服務為理念，以數字資源為主體，對多元異構的檔案數據資源進行整合與集成，構建館藏資源平臺，實現數字化向智慧化轉變，對檔案數據進行深入整合分析、挖掘和開發利用，加強檔案數據資源體系建設[9]。其次，要建立基于大數據智慧檔案室建設的數字資源長期保存有效的標準規范體系。在大數據環境下，檔案數字資源及其所依賴的網絡技術和存儲媒體介質更新換代非常迅猛，各種數字編碼程序、檔案多媒體技術及軟硬件不斷發生變化，為實現大數據時代下龐大檔案異構數據庫資源之間的互聯互通，保障智慧檔案室建設順利有效開展，要加強頂層設計和統籌規劃，建立基于數字資源生命周期的標準規范體系[10]，對檔案數字資源從數字資源創建、保護、訪問、遷移、歸檔和最后處置階段建立明確可執行的標準規范體系，將這一生命周期標準規范體系貫穿于智慧檔案室數字資源存儲層、管理層、服務層的管理，對數字資源進行主動前瞻性管理，建立起一個從檔案資源的創建生成、獲取存儲、分析遷移、組織管理、服務到保護的每一個環節的數據標準規范體系來延長數字資源的生命周期[11]。

4.實現智慧檔案室新跨越——構筑智慧檔案室創新管理模式

構筑“大數據觀”智慧檔案室創新檔案管理新模式，即構建獲取數據——云計算——智慧化服務的三位一體的新模式[12]，實現檔案服務平臺由知識服務向智慧服務轉變，構架起智慧檔案室云平臺，以“智網、智庫、智控”三大模塊為支撐的檔案異構數據庫信息資源共享平臺智慧服務體系，即實現組織、資源、服務的融合。首先以提升檔案系統內檔案資源整合為出發點，實現檔案數據庫基礎設施的互聯、融合和共享，建設檔案信息資源智慧空間，建立檔案物理管理平臺，實現組織的融合；其次構建面向智慧服務的檔案信息資源，對檔案信息資源進行邏輯管理，實現資源的融合；再次以智能管理助推智慧服務，采用智慧化管理模式，對檔案服務思維的挑戰與重塑，實現服務的融合，開啟智慧檔案室全媒體服務模式，借力新興媒體技術，將各形態中檔案資源相互整合，實現基于全面感知的一站式服務和基于信息移動的主動推薦服務，服務效果更直接化、動態化、立體化、生動化，顛覆傳統檔案利用視覺效果[13]。

[1]謝慧婷.黃山市各檔案局館簽訂檔案信息區域共享服務公約[OL].(2016-11-16).[2017-03-07].

[2]杭州市城建檔案館.杭州市城建檔案館通過國家示范數字檔案館測試 [OL].(2017-03-02).[2017-03-05].

[3]江蘇省檔案局.江蘇省電子檔案中心建設與實踐.數字檔案館建設工作研討會論文集.數字檔案館建設工作研討會.青島，2009年7月，國家檔案局技術部.

[4]四川省檔案局.四川省檔案局2項科技成果轉化項目順利通過驗收 [OL].(2017-02-09).[2017-03-02].

[5]青島市檔案局.青島市人民政府.青島市智慧檔案館投入試運行 [OL].(2017-03-01).[2017-03-05].

[6]魯冰瑩.聚焦：“智慧檔案”建設的前瞻構想.浙江檔案.2014(03):14-17.

[7]李明源.基于智慧城市的智慧檔案館研究的意義與方法[J].辦公自動化，2015(6)總第305期:54-58.

[8].陳靜，韓海濤，田偉.大數據時代智慧檔案館構建探析[J].北京檔案，2015(1):25-27.

[9]沈東輝，張震，李小瑤.大數據與智慧城建檔案館建設[J].湖北檔案，2015(3）:16-17.

[10]肖媛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].檔案工作，2016(1):132.

[11]王濤.數字資源生命周期測度和管理研究[D].鄭州:鄭州大學，2009.

[12]李晶偉，陳智兵.從微觀角度探討智慧檔案館三大平臺建設——智慧城市環境下檔案館發展新模式[J].蘭臺世界，2015(9):30-31.

[13]薛潔.基于用戶需求的智慧檔案館服務新探[J].蘭臺世界，2016(22):73-74.

作者單位：中國科學院福建物質結構研究所