Office自動化技術在辦公中的應用

段悅

[摘 要]Office辦公軟件是一套得到廣泛應用的辦公軟件，無論是大公司的辦公人員還是正在進行辦公軟件操作學習的學生都普遍使用Office辦公軟件進行相關操作。但是人們在進行利用Office辦公軟件工作的過程中往往使用的都是最基礎的Office功能，對于其辦公自動化方面功能的開發還遠遠不夠，文章就從Office辦公軟件自動化技術開發的角度來進行簡單的介紹。

[關鍵詞]Office；辦公軟件；自動化技術；辦公應用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.191

由于Office辦公軟件中的自動化相關技術可以讓電腦上的應用程序中的特定的部分功能進行調用，讓這些辦公軟件被當作某一個Office中的對象，進而提供給另外的使用者指定應用程序，并且能通過某個應用程序來進行其他應用程序的管理和操縱，可以避免只能使用window操作系統中附帶的基礎“復制、粘貼”等功能來進行數據的調用，方便辦公人員使用Office軟件這個調用程序中的功能進行引用的過程就是Office自動化技術，辦公人員如果能進行自動化技術開發，在辦公的時候就可以提升辦公效率。接下來，筆者將從三個方面簡單介紹如何在Office辦公軟件的使用過程中開發自動化技術。

1 利用Excel自動化技巧，提高工作人員辦公效率

Office辦公軟件中的Excel表格軟件在辦公方面有著廣泛的應用，人們可以利用Excel制表功能將數據進行比較合理、清晰的展現，提升辦公人員處理數據的效率，所以許多公司制作報表都需要使用Excel表格功能，因此辦公人員在開發Office辦公軟件相關自動化技術的時候就需要對Excel表格軟件有很深刻的了解，由于使用Excel辦公軟件的時候在利用局域網把公司中有業務關系的部門和機構進行連接，就可以十分輕松地形成一個小型辦公場所、辦公人員利用Excel辦公軟件進行制表數據之間的流暢接收，迅速地將辦公所需要的數據進行共享，提升辦公效率。由于Excel辦公軟件具備強大的運算分析能力，在學習使用的時候，學習者能夠十分輕松地掌握相關操作，容易上手。在Excel辦公軟件中，最常用的就是函數功能，能夠給辦公人員從相對煩瑣枯燥的計算任務中解放出來，通過Excel辦公軟件中事先設置好的函數公式實現數據的運算。辦公人員們要利用好Excel辦公軟件的強大自動化數據處理能力，提升辦公效率。

工作者們可以在進行相關公司中的工作量信息統計的任務過程中使用Excel辦公軟件自帶的比較全面的數據運算功能，對于公司中每個月工作信息，在其中輸入相關統計而得到的數據，選擇相關正確的運算公式來進行精確、迅速的數據統計，讓檢查公司相關工作表格的人員一目了然，對于整個公司工作的管理方向和出現問題都有一個清晰的導向。在一些企業和人事單位，經常會為了進行整體工作的部署而進行公司情況的數據統計，如果使用WPS和Word等辦公軟件來完成這項數據處理工作可能會出現軟件不兼容的情況，但是使用Excel辦公軟件就能比較準確而快速地提升統計數據工作效果，在進行辦公的時候，如果事先進行所需信息檢索設定，Excel辦公軟件就能把人們需要的信息進行自動篩選，將辦公人員最需要的信息優先呈現給人們。

2 掌握相關自定義功能，提高工作人員辦公效率

辦公軟件的普及讓人們能夠十分輕松地處理需要的數據，公司和單位的辦公效率都大大提升，但是每個人的辦公習慣都有所差別，在進行操作的時候如果能將Office辦公軟件進行自定義設置，將Office辦公軟件進行最適合自己操作習慣的修改，不僅僅讓Office辦公軟件自動化特點更加凸顯，還能讓辦公人員感受到Office辦公軟件人性化的一面。由于Office辦公軟件在人們的工作中的廣泛應用，微軟公司就不斷推出新的Office辦公軟件版本，導致辦公界面會出現變化，人們如果能夠利用自定義功能進行Office辦公軟件操作的設定，就能在辦公中更加自如，增強Office辦公軟件用戶體驗。接下來就給讀者介紹幾種常見的Office辦公軟件自定義功能設定方法。

第一種比較常用的Office辦公軟件自定義功能設定就是對自定義功能區進行設定，由于在辦公中Office辦公軟件分成了選項卡、命令卡和組的三級管理模式組成的界面，而人們常用的辦公指令都排列在Office辦公軟件的頂端，在進行辦公的過程中如果用戶命令存在于多個選項卡之間，辦公人員就可以使用新建選項卡的方式來進行辦公指令重新排列的目的，在人們常見的Word辦公軟件中，就可以把常用的設置格式功能、圖形設置等功能放置在相同的新建選項卡中，先打開一個“自定義功能區”，然后尋找到主選項卡中的新建，在新建的選項卡中把自己常用的辦公指令進行排列，完成Office辦公軟件自定義功能設定。

第二種常見的自定義功能區設定就是將添加命令進行自定義，由于系統本身帶有默認組，在人們完成添加操作以后不能夠對這些系統默認組中的數據進行修改或者刪除。這時候就需要自定義添加指令來進行系統默認組中的數據的修改或者刪除。人們需要重復自定義功能區設定中的操作，新建一個選項卡，在這個選項卡中進行辦公指令的“重命名”操作，然后在命令選擇列表中設置好所有的設定的命令進行全選，如果在上一步操作中進行了“字體”的重命名，就需要選擇所有相關的字體辦公命令，然后進行自定義添加操作，將相關的字體格式都完成添加，這樣就可以對系統默認組中的數據進行修改或者刪除。

3 熟練常用辦公軟件技巧，提高工作人員辦公效率

工作員工如果能夠熟練掌握Office辦公軟件的一些常用技巧，在辦公的時候就能比其他人有著更高的效率，也能夠保持自己在激烈的工作崗位競爭中得到更強的競爭力，從而更加熟練掌握相關知識技能。計算機辦公軟件自動化技術的開發與應用不僅僅是為了單單的人員技能的提高，更反映著一個公司企業對于辦公自動化管理的思想，在很多傳統企業中由于管理層次的嚴格，自動化管理機制并沒有得到最好的應用，而在一些利用計算機軟件進行主要辦公的公司中，其交流途徑就顯得更為流暢，在公司內部的各個部門之間互相有所感應，整個企業在運作中也就有了更為整齊、規范的特征，實現了企業管理水平的提升。因此，在如今的企業運作中，需要提升辦公人員對于Office辦公軟件技巧的熟悉，提升公司內部運作效果。

在進行Office辦公軟件操作的時候，辦公人員可以通過自定義設定來將著重號添加到Word工具欄中，在“命令”一欄尋找到“DotAccent”命令，然后將著重號拖拉到工具欄上，在以后的Office辦公軟件相關操作中就能夠通過點擊“著重號”命令來實現添加。在工作員工使用Office辦公軟件的時候，常常會被要求制作目錄，以此保證瀏覽者能夠一目了然文件中的內容，人們可以將Word文檔中大標題設置為標題2，然后將下一級標題依次降級，然后在“插入”菜單中選擇標有“目錄”字樣的標簽，在設置的時候選中頁碼和右對齊選項，利用系統默認的二級格式模板，在點擊了“選項”以后彈出的“目錄選項”，然后在已經設置過的“2、3”小標題中輸入“1、2”，然后刪除標題后面出現的數字，就可以成功完成數秒之內自動生成目錄的設定了。辦公人員如果能夠熟練掌握相關Office辦公軟件技巧，就能大大提升辦公效率，節約了時間的同時也能更好地認識Office辦公軟件的巧妙之處。

總之，在進行Office辦公軟件自動化技術應用的過程中需要辦公人員對于Office辦公軟件本身有一定的深度認識，才能更好地應用Office辦公軟件自動化技術的優勢，在辦公過程中巧妙利用自動化功能完成Word或者是Access等常用辦公軟件的數據處理。節約辦公人員進行電腦文案操作的時間，提升工作效率。

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