高等院校網(wǎng)上自助報銷模式優(yōu)勢及現(xiàn)存問題分析

郝俏

[摘 要]隨著我國高?？蒲许椖抠Y金量不斷增加和互聯(lián)網(wǎng)平臺的強勢介入，傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式已逐步被網(wǎng)絡(luò)報銷所取代。文章在系統(tǒng)介紹XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷流程及優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，重點分析網(wǎng)上自助報銷運行過程中出現(xiàn)的各類問題，并提出了相應(yīng)的解決方案和建議，為進一步完善網(wǎng)上自助報銷模式、提升高校財務(wù)管理工作水平做出了有益探索。

[關(guān)鍵詞]高校財務(wù)；網(wǎng)絡(luò)；自助報銷

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.341

1 XJ大學(xué)背景介紹

XJ大學(xué)是我國教育部直屬重點大學(xué)，也是首批進入國家“211”和“985”工程建設(shè)的國家重點綜合性院校，然而由于院系規(guī)模大，科研項目多，導(dǎo)致XJ大學(xué)的財務(wù)報銷一直存在現(xiàn)場排隊時間長、處理業(yè)務(wù)數(shù)量有限、財務(wù)人員易與報銷對象發(fā)生摩擦等問題，成為困擾XJ大學(xué)內(nèi)部管理工作的難題。

2 XJ大學(xué)傳統(tǒng)報銷模式的局限性分析

在XJ大學(xué)傳統(tǒng)的現(xiàn)場財務(wù)報銷制度中，整個財務(wù)報銷過程需要經(jīng)過票據(jù)整理、填寫報銷審批單、經(jīng)費主管人簽批、現(xiàn)場等候辦理等多個環(huán)節(jié)，存在以下局限性。

2.1 財務(wù)報銷流程復(fù)雜

第一，審批流程復(fù)雜影響工作效率。報銷人員需要對財務(wù)報銷流程、規(guī)章制度和相關(guān)信息有較為全面的了解才能夠順利完成財務(wù)報銷整體流程。第二，手工填寫單據(jù)導(dǎo)致錯誤頻出。手工填寫的報銷單據(jù)經(jīng)常存在格式錯誤、字跡不清、大小寫錯誤等情況，容易造成核算錯誤。第三，現(xiàn)場受理業(yè)務(wù)有限引發(fā)集中報賬：一方面，劇增的工作量和嘈雜擁擠的工作環(huán)境會導(dǎo)致財務(wù)人員超負(fù)荷工作并引發(fā)焦躁情緒；另一方面，教職工長時間等候卻無法完成報銷，極易引發(fā)雙方矛盾。

2.2 財務(wù)報銷信息失衡

XJ大學(xué)利用數(shù)字化校園網(wǎng)等信息平臺已實現(xiàn)學(xué)校財務(wù)制度和各類報銷管理辦法的公開化，但學(xué)校教職工僅在財務(wù)報銷存在問題時才對其進行片面了解。同時，傳統(tǒng)報銷模式缺少能夠系統(tǒng)展示教職工科研經(jīng)費管理及財務(wù)報銷業(yè)務(wù)狀態(tài)的平臺，導(dǎo)致教職工不能掌握財務(wù)報銷的實時動態(tài)，造成科研經(jīng)費的結(jié)題審計困難。

2.3 財務(wù)報銷功能單一

經(jīng)費主管人缺少在傳統(tǒng)報銷中獲取科研經(jīng)費等相關(guān)信息的渠道，無法滿足XJ高校現(xiàn)階段財務(wù)管理工作中將預(yù)算進度執(zhí)行權(quán)下放經(jīng)費負(fù)責(zé)人手中的實際需求，同時，由于報銷過程中經(jīng)費預(yù)算未設(shè)限制，財務(wù)工作人員無法在實際操作中杜絕超范圍、超額度支出現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了財務(wù)報銷在項目預(yù)算執(zhí)行過程中的控制作用。

3 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷流程及現(xiàn)有功能簡介

XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷流程分為事前授權(quán)、網(wǎng)上申單、現(xiàn)場投遞、審核制單、差錯修改四個環(huán)節(jié)：第一，經(jīng)費授權(quán)。經(jīng)費主管人可登錄綜合財務(wù)服務(wù)平臺，利用集中項目授權(quán)管理功能，將多個項目授權(quán)給不同經(jīng)辦人。第二，自助填單。經(jīng)辦人根據(jù)報銷內(nèi)容選擇不同的模式并輸入金額等相關(guān)信息，提交審核預(yù)約，打印報銷預(yù)約單據(jù)。第三，投遞單據(jù)。經(jīng)辦人在打印出預(yù)約單據(jù)后三日內(nèi)可將預(yù)約單、發(fā)票、合同等附件資料投遞至自助接單機中，由財務(wù)處人員統(tǒng)一處理。第四，查詢處理。對存在問題的單據(jù)，財務(wù)人員會采用電話或短信的方式“一對一”進行處理，經(jīng)辦人也可通過財務(wù)綜合查詢系統(tǒng)實時查詢掌握報銷進度。

4 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷優(yōu)勢及成效分析

第一，實現(xiàn)自助投單零等候，有效解決排隊報銷難題。同時，經(jīng)辦人無須等待現(xiàn)場報銷，從根本上解決了教職工“排隊報銷難”的困難。

第二，改善財務(wù)人員工作環(huán)境，切實提升服務(wù)質(zhì)量。有效減輕了財務(wù)人員的工作壓力。經(jīng)辦人可按照網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的提示進行申報，降低了申報出錯率，有助于提升服務(wù)質(zhì)量。

第三，落實無現(xiàn)金報銷制度，降低現(xiàn)金使用風(fēng)險。減少報銷人員預(yù)約、攜帶、管理現(xiàn)金的風(fēng)險；有效降低出納人員點鈔配款的差錯風(fēng)險、假鈔風(fēng)險以及赴銀行提取保管現(xiàn)金的風(fēng)險，緩解了出納崗位的工作壓力。

第四，準(zhǔn)確傳遞財務(wù)信息，提高科研經(jīng)費使用效率。登錄網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)，經(jīng)費主管人和經(jīng)辦人可隨時查看每一筆業(yè)務(wù)報銷狀態(tài)并能收到系統(tǒng)發(fā)出的已完成業(yè)務(wù)的提示短信，確保經(jīng)費執(zhí)行進度順利完成。

第五，推進財務(wù)信息公開化，助力學(xué)校內(nèi)控建設(shè)。高?？蒲薪?jīng)費需要由學(xué)院財務(wù)處、科研院等多部門協(xié)同管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的共享性，實現(xiàn)校內(nèi)財務(wù)信息公開化，建立更加完善的監(jiān)督格局和內(nèi)控系統(tǒng)。

5 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷現(xiàn)存問題

5.1 實際操作問題

第一，網(wǎng)上自助報銷對經(jīng)辦人要求較高。網(wǎng)上自助報銷要求報銷經(jīng)辦人利用財務(wù)綜合服務(wù)平臺和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，自主學(xué)習(xí)財務(wù)報銷知識并正確填寫報銷信息、金額，無形中增加了經(jīng)辦人報銷前期準(zhǔn)備工作的難度，在一定程度上阻礙了網(wǎng)上自助報銷的全面推廣。

第二，網(wǎng)上自助報銷單據(jù)返工情況較嚴(yán)重。由于經(jīng)辦人的不固定性和不專業(yè)性，網(wǎng)上自助報銷中問題單據(jù)比率不斷上升，導(dǎo)致財務(wù)人員必須耗費大量精力處理遺留的問題單據(jù)。

第三，網(wǎng)上自助報銷與國庫集中支付資金和教育部專項資金報銷不兼容。隨著我國財政改革的推進和高校資金監(jiān)管的不斷增強，這一問題將會在很大程度上制約網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的持續(xù)運行和發(fā)展。

第四，網(wǎng)上自助報銷受到簽批制度和紙質(zhì)票據(jù)限制。經(jīng)辦人仍需由經(jīng)費主管人親自簽批報銷審批單并附紙質(zhì)發(fā)票進行報銷，不能滿足未來財務(wù)報銷發(fā)展的趨勢。

5.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題

網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)推行后，大量的財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中傳遞，若網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊導(dǎo)致自助報銷系統(tǒng)崩潰，勢必造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，造成巨大的安全隱患。

5.3 數(shù)據(jù)共享問題

XJ大學(xué)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)尚未與校內(nèi)其他行政部門形成信息資源共享機制，容易造成財務(wù)處與其他部門的核算數(shù)據(jù)存在統(tǒng)計口徑、使用范圍不對應(yīng)等問題，不利于建成全校信息集成平臺。

5.4 預(yù)算控制問題

XJ大學(xué)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)在經(jīng)辦人錄入報銷信息時存在預(yù)算控制滯后問題，以差旅費報銷為例，由于報銷人填寫的金額不包含出差補助，接單會計在核算時無法判斷項目余額是否足以支出含補助的差旅費報銷額。

6 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報銷的完善對策

6.1 做好網(wǎng)上自助報銷的宣傳及人員培訓(xùn)工作

對網(wǎng)上報銷實施過程中新出現(xiàn)的各種疑難問題，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)充分利用指南手冊、PPT、微信公眾平臺等多種宣傳渠道，加強基層財務(wù)工作人員專業(yè)技能考核，確保其對網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)充分掌握，以便廣大教職工及時更新網(wǎng)上自助報銷的相關(guān)信息。

6.2 加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

XJ大學(xué)財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施投入，規(guī)避使用不良軟件造成的安全風(fēng)險；另外，應(yīng)當(dāng)設(shè)定內(nèi)部管理人員并建立嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，同時定期檢查系統(tǒng)的安全性，做到防患于未然，并不斷完善銀行系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷體系的對接狀況，采取相應(yīng)的技術(shù)手段保護財務(wù)信息。

6.3 引入網(wǎng)上簽批和電子票據(jù)

財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中設(shè)置經(jīng)費簽字審批功能，報銷人員在完成預(yù)算報銷單后直接將其發(fā)送至經(jīng)費主管人的系統(tǒng)中進行審批。但是，鑒于電子發(fā)票推廣尚需一定時間，可以選擇由經(jīng)辦人將原始票據(jù)通過拍照或掃描方式轉(zhuǎn)化為電子資料上傳至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的方式，系統(tǒng)根據(jù)該項目預(yù)設(shè)的審批權(quán)限自動提交簽批。

6.4 增加網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的通用性

為掙脫經(jīng)費用款計劃對財務(wù)報銷的枷鎖，可在現(xiàn)有網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中引入用款計劃填報平臺，該平臺可直接從網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)字，對國庫集中支付項目的填報數(shù)、使用數(shù)和支付數(shù)進行準(zhǔn)確的記錄，以確保財務(wù)審核人員能夠?qū)崟r了解并監(jiān)督項目經(jīng)費用款計劃的變化情況。

6.5 強化網(wǎng)上報銷的預(yù)算控制功能

可引入項目分段動態(tài)管理模式，將特殊經(jīng)費項目的預(yù)算信息加入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，由指定人員根據(jù)項目預(yù)算執(zhí)行情況實行分段預(yù)算額度控制，當(dāng)經(jīng)辦人在網(wǎng)上填寫報銷申請單時，一旦申報金額超過了本階段預(yù)算額度，就會收到相應(yīng)的提示，從而對科研經(jīng)費的預(yù)算控制起到有力的支持作用。

綜上所述，網(wǎng)上自助報銷相較傳統(tǒng)報銷方式存在明顯的優(yōu)勢，能有效緩解XJ大學(xué)等國內(nèi)一流高校面臨的現(xiàn)場報賬壓力大、教職工報銷難等問題，受到了財務(wù)人員和廣大師生的一致肯定。但是，受環(huán)境及自身特點影響，其在實行的過程中出現(xiàn)了實際操作、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險、信息共享、預(yù)算監(jiān)控等問題，嚴(yán)重影響了網(wǎng)上自助報銷的運行，甚至可能威脅高校財務(wù)信息安全，因此只有針對網(wǎng)上報銷面臨的各類問題制訂相應(yīng)的解決方案并積極實施，才能保證其為高校財務(wù)工作的高效、和諧奠定堅實的基礎(chǔ)。

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