辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的思考

王明罡

摘 要：在信息化技術的推動下，辦公自動化系統在社會中的應用越來越廣泛，辦公自動化背景下文書檔案管理工作表現為許多新的特點，辦公自動化與文書檔案之間的聯系越來越密切。要想進一步加強文書檔案管理工作，為事業單位的發展提供更好的服務，就需要深入探索文檔一體化管理的有效舉措，進一步整合文書檔案管理系統與辦公自動化系統。鑒于此，本文主要針對辦公自動化背景下文書檔案的特點進行了系統的闡述，在此基礎上提出幾點辦公自動化背景下加強文書檔案管理的途徑，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：文書檔案；辦公自動化；措施；發展

作為檔案管理中不可或缺的一部分，文書檔案能夠有效反映領導決策、研究開發、問題處理以及基本建設等各個領域的開展情況，文書檔案管理工作的好壞直接關系到事業單位的發展。“互聯網+”時代的全面到來，辦公自動化系統的發展越來越完善，對文書檔案來說，辦公自動化的發展不僅是挑戰，同時也是機遇[1]。如何應對辦公自動化帶來的挑戰，抓住機遇，在文書檔案信息化建設的進程中與辦公自動化進行有效的整合，進一步提升文書檔案管理工作的效率與質量，就成為新形勢下急需解決的重要課題。

1 辦公自動化背景下文書檔案的特點分析

（一）文書與檔案統一管理

文書本身是在各類活動進程中產生的，其本身具有極強的分散性，檔案是根據文書對應的性質及一定的規律實施儲存的，本身存在較強的系統性。傳統理念中，文書與檔案之間的聯系密切，但其本質卻存在巨大的差異性。辦公自動化不斷普及的形勢下，文書與當作年之間的界限越來越模糊，文書均能夠根據信息化分類實現檢索利用。通過辦公自動化，使得所有的文書均能夠歸納到相應的資料庫中，文書與檔案成為有機的整體，真正實現統一管理的目標。

（二）管理效率大幅提升

辦公自動化背景下，能夠實現數據一次錄入、多次充分利用。文書檔案管理人員在完成資料編輯、簽發以及著錄等相關工作以后，只需要利用辦公自動化系統就可以進行歸檔操作，僅僅需要較為簡單的操作，就可以直接從文件處理系統轉變為檔案管理系統，并且辦公自動化系統可以為文書檔案提供相應的檢索途徑，檢索的過程極為便捷。無論是從歸檔來看，亦或是從用戶檢索而言，基于辦公自動化的文書檔案管理具有極高的效率。

（三）多個部門共同參與

傳統文書檔案管理模式中，歸檔管理僅僅需要幾個工作人員或者一個部門就能夠完成相應的工作，文書檔案管理則是以案卷作為基本單位。基于辦公自動化，文書檔案管理則是以文件作為基本單位，在進行文件處理以后，相應的文件能夠通過辦公自動化系統直接進入檔案系統，相應的歸檔管理需要檔案管理部門、信息技術部門以及其他部門的協同參與，在這個過程中，多個部門能夠進行更好的交流、合作，互相之間的聯系更為密切[2]。

2 辦公自動化背景下加強文書檔案管理的途徑

（一）檔案系統與辦公自動化系統對接

事業單位在針對辦公自動化系統進行調整設計的時候，檔案管理部門應當參與到設計規劃中來，防止辦公自動化系統相應的文件管理功能與檔案管理系統歸檔存在不兼容的現象。這就需要相應的負責人提前介入，主動與辦公自動化系統設計人員進行交流，積極做好整體框架與流程的設計，使得文書檔案管理系統能夠與辦公自動化系統更好的兼容，前期的文書處理與后期歸檔管理可以進行有效的對接，進一步提升兩個系統文件傳輸的時效性、可靠性、準確性以及安全性。

（二）規范統一文書檔案體制標準

辦公自動化背景下，要向讓文書檔案完全融入到辦公自動化系統中，進一步保障相關資料的安全性、規范性以及真實性，就必須要制定一套統一、規范的體制、規范，具體而言，主要包含以下幾個方面：

1、文檔管理

現階段，許多事業單位仍舊采用文件、檔案分開管理的體系，在一定程度上制約了檔案管理與辦公自動化的有效整合。這就需要事業單位全面規范檔案管理體制，采用統一化管理模式，積極利用辦公自動化系統，使得各個部門的文件管理能夠直接與檔案管理部門進行有效的交流、傳遞，同時通過制定相應的管理制度，使得各個部門之間能夠進行互相督促，進一步保障文書檔案的合法性、客觀性以及真實性[3]。

2、業務流程

文件最初的產生到最后的檔案形成需要歷經一個流程，文書檔案管理要向實現標準化、規范化管理的目標，必須要設計系統的流程管理規定，根據該流程管理規定來開展相應的工作。這就需要事業單位綜合參考有關法律法規，同時結合自身實際情況與發展戰略，進一步完善文書檔案業務流程。

（三）加強文書檔案安全管理

“互聯網+”時代，信息技術與科學技術日新月異的變化，電子文件與檔案信息安全問題已經成為社會各界共同關注的焦點。辦公自動化背景下，要想進行文檔一體化管理，必然需要高度重視信息安全工作。要想保障電子文件的信息安全，首先需要建立健全軟硬件功能設計，綜合利用電腦病毒防治技術、加密技術以及防火墻技術等各種技術來保障系統本身的完整性與安全性；其次，完善檔案管理安全管理相關的規章制度，綜合保密部門、文秘檔案人員以及其他機構共同組成檔案信息安全保密體系，進一步落實相應的安全保護職責；再者，全面提升相關人員的安全意識，針對辦公自動化系統實施規范性操作，定期進行維護，并且需要構建相應的身份認證體系，分別設置對應的用戶權限；最后，隔離辦公自動化內網與外網，設置兩層保護，第一層主要是通過路由器，利用路由器有效過濾屏蔽的服務與IP地址等，選擇安全的地址進入到文書檔案辦公自動化系統，第二層主要是建立認證機制，針對各種網絡攻擊進行實時監督，全面屏蔽各類禁止內容。

（四）強化檔案管理隊伍培訓教育

首先，事業單位檔案管理部門應當加強文書檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，事業單位應當綜合參考文書檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬、信息技術專業能力強的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍。再者，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平，為文書檔案管理工作提供更好的服務[4]。最后，建立文書檔案管理人員與辦公自動化系統相關人員的交流溝通體系，使得雙方能夠在日常工作中進行更為深入的交流、互動，在互相監督、互相學習、互相幫助的過程中，實現共同提升的目標。

3 結語

綜上所述，辦公自動化對文書檔案管理工作來說不僅是挑戰，同時也是機遇。這就需要事業單位意識到辦公自動化對文書檔案管理工作的重要性，通過檔案系統與辦公自動化系統對接、規范統一文書檔案體制標準、加強文書檔案安全管理以及強化檔案管理隊伍培訓教育，使得文書檔案管理工作能夠與辦公自動化進行有效的互動，進一步提升文書檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]曾霞.OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業務，2015，04：90.

[2]常青.檔案管理系統與開發的辦公自動化系統的數據交換方法[J].蘭臺世界，2015，20：31-32.

[3]譚捷.高校文書檔案管理在辦公自動化系統中的實施與研究[J].才智，2014，23：211.

[4]李莉.在辦公自動化環境下如何做好電子文書檔案管理工作[J].城建檔案，2016，02：51-52.endprint