數字檔案管理中存在的問題與對策分析

孫燕

摘要：隨著社會的發展，科學技術的更新換代，檔案已經由傳統的紙質檔案向數字檔案邁進。檔案的管理是一項重要的工作，目前檔案管理模式也發生了很大的變化，在檔案管理的過程中需要有效的制度支撐，我國各地逐漸實現了檔案信息化管理。在管理的過程中可能會遇到很多的問題，人們享受到數字檔案的優勢，同時也面臨著許多問題。比如有時效性更強，內容更加真實可信的優勢，但是其中又伴隨著數字化的一些問題，本文對數字檔案管理中存在的問題進行了詳細的分析和研究，結合實際情況提出了有效的解決對策。對于檔案管理人員而言不僅需要提高一定的專業技能，還要有頑強的毅力以及強大的耐心，積極采取具有針對性的解決措施。

關鍵詞：數字檔案管理；存在的問題；對策分析

目前在我國隨著計算機技術、通信技術以及多媒體網絡技術的快速發展，作為網絡信息高速發展的重要標志，數字檔案管理被廣泛應用。傳統紙質檔案已經被數字檔案代替，數字檔案管理應運而生，通過網絡連接，以數字化的形式存儲，方便存儲，方便資源共享，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，這是數字檔案非常重要的優勢。但是事物是有兩面性的，數字檔案也存在著一定的弊端，直接限制了數字檔案管理的進一步發展，對數字檔案管理的未來發展來說，解決并完善問題是十分必要的。本研究將找出數字檔案管理過程中出現的漏洞，并針對每一個問題提出相對合理可實施的解決對策，提高數字檔案的質量，促進檔案管理數字化的高速發展。

一、數字檔案管理中存在的問題。

1、檔案數字化管理工作未得到足夠的重視，部分職工電腦操作能力不強。政府財政每年都有檔案數字化專項經費的預算，但是在真正落實的時候，有些企業并沒有安排專人進行檔案管理，資金的投入力度存在差距，在信息化快速發展的今天，檔案數字化的“軟”“硬”條件不能充分滿足發展的需要。目前計算機成為主要的辦公工具，我國正面臨人口結構老齡化的趨勢，他們雖然熟悉業務工作、經驗豐富，但是對計算機的操作卻不熟練，阻礙了辦公自動化，影響了檔案數字化管理的正常推行。部分單位安排即將退休人員負責文件收發這項工作，由于年齡的原因，學習新技能比較困難，檔案數字化管理系統掌握的不夠透徹。

2、數字檔案管理中缺乏專業的人才。檔案數字化管理并不是一項簡單的工作，其專業性非常的強，因此要求檔案管理從業人員具備專業的檔案管理知識，并熟練掌握較高的計算機技能，具備較強的信息處理能力。但是目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業畢業，大部分人沒有掌握相關的檔案管理專業知識，對計算機操作也不熟練，沒有接受過檔案數字化相關的專業培訓，嚴重影響了工作效率。

3、數字檔案缺乏永久性、安全性，不能確保真實性。

在真實記錄了檔案文件后，數字檔案的儲存很難實現永久性，隨著多媒體的普遍應用，保存的介質變得復雜化，存儲介質容易受到磁場的影響，數字文件的保存內容容易受到破壞。因此，必須有更高的技術，目前在我國技術發展不一致，沒有一致的標準化管理，阻礙了數字檔案的內容流通。數字檔案管理的過程中，由于計算機病毒、網絡黑客和系統不穩定等因素存在，直接阻礙了數字檔案管理的發展。在傳輸的過程中，需要保密的檔案文件，容易受到病毒的侵襲或者網絡黑客的攻擊，甚至被他人盜用，不能確保檔案文件的保密性，造成很大的損失。網絡信息環境的不安全性，阻礙了數字檔案管理的正常發展，數字檔案缺乏紙質文件所具有的真實性，容易受周圍環境影響。某種利益的驅使個人可能在不被察覺的情況下對檔案進行改動，造成文件的不真實，導致儲存的困難。

二、提高數字檔案管理的有效對策。

1、提高對數字檔案管理工作的重視程度，提升員工電腦操作能力。嚴格按照規定，單位檔案必須定期向本單位相關部門檔案室移交，集中管理，重視收集檔案的工作。嚴格按照規定認真的貫徹執行，加強對數字檔案管理工作的投入。進一步推進檔案數字化的快速發展，逐步加大館藏檔案數字化建設投入，引進專業人才，為檔案管理員量身訂制培訓計劃，為工作人員組織專業的業務培訓，不但要對計算機應用理論知識學習進行培訓，更重要的是系統文件管理，常用辦公軟件的實際操作，強化檔案數字化軟硬件設施建設，確保相關的工作人員掌握計算機相關知識的同時提高實際操作能力。并將檔案數字化經費納入財政預算，確保完全的落實。

2、培養數字檔案管理專業化人才，強化檔案管理人員的工作意識？。國家高度重視檔案管理學科建設，開設檔案專業的學校，開設檔案專業的課程，有電子文件方式管理檔案的相關知識。從事數字檔案管理的相關人員一定要接受過相關的專業學習和培訓，成為檔案管理教育的專業型人才。在實際的工作中，組織檔案管理人員定期進行專業培訓，提高管理人員的職責意識和法律意識，加強其知識儲備量，全面提升檔案管理人員的文化素質，促使管理人員更好地進行管理工作。

3、在數字檔案管理中加強數字檔案的永久性、安全性、真實性。建立并完善數字檔案信息系統，在第一時間備份新的數字檔案信息，提高數字檔案的利用率，組織人員定期對檔案數據庫進行必要的維護，堅決避免出現信息泄露的情況。保證檔案信息的完整性能夠方便信息交流，資源共享。建立完善的檔案分類標準，根據信息內容、收集時間、數據類型等分類保存，在查找的時候能夠更加的方便，保證數據信息的永久性。采用高質量的介質存儲數字檔案，加強硬件設施的建設，安裝安全防護措施。定期清理計算機垃圾，及時的清除病毒。及時進行備份，定期檢查，將儲存數字檔案的介質妥善保管到安全處。防止檔案信息被盜用或者篡改，及時升級防護軟件，進一步確保檔案信息的安全性。建立完整全面的規章制度，在工作人員整理數字檔案的過程中，在排除人為因素的情況下，嚴格監控周圍環境，合理運用相關的技術措施來解決，運用不可逆存儲介質來最大程度的防范數據文件被修改，確保檔案文件的真實性和完整性。

三、結束語：

綜上所述，數字檔案管理的過程中，電子文件的風險不是主觀的，是客觀存在的，數字檔案的風險是不確定的，因此數字檔案的管理部門和管理者一定要提高對數字檔案的管理，提高對數字檔案風險的警覺度，避免由于風險引起的重大損失。在管理的過程中把預防風險作為工作的重中之重，相關的管理人員應該積極的提高專業水平，根據現狀制定相應的管理制度，制定并完善有效的風險防范辦法，提高數字檔案管理水平，提高數字檔案的利用率，有效的規避數字檔案的風險，進一步降低損失。