信息技術與高校檔案管理工作創新的研究

王皓

摘 要：隨著我國經濟的快速迅猛發展，信息科技也非常的發達，我國已經進入了信息時代。可以說信息科技已經影響到人們的生活和社會經濟的各行各業，信息科技讓人們的生活更加的方便、快捷，也給社會經濟中各行各業的發展帶來了機遇和挑戰，對于高校的檔案管理工作也不例外。在高校檔案管理中運用信息科技能夠有效地提高檔案管理的效率和水平，促進檔案管理工作更加高效的開展，但是與此同時，由于檔案管理人員的素質所限等其他方面的影響，高校檔案管理的信息化水平不高，所以，必須要創新理念，充分運用現代信息技術的先進性，開創高校檔案管理工作的新局面。因此，本文主要探討信息技術條件下高校檔案管理創新的相關問題。

關鍵詞：信息科技 檔案管理 存在問題 有效舉措

高校的檔案管理作為高校管理的組成部分，其管理的好壞直接影響高校的進一步發展，所以必須要提高對檔案管理的重視程度，但是傳統的高校檔案管理存在著一定的問題，不僅管理滯后，導致檔案丟失現象嚴重，而且人員結構老化，使得信息化技術的水平低下，面對信息時代信息科技運用的重要意義，高校的檔案管理工作必須要創新理念，通過高科技的應用提高檔案管理水平。本文首先分析信息科技對高校檔案管理工作乃至高校的發展都具有深遠的意義，然后分析高校傳統的檔案管理中存在的一些問題，最后提出高校檔案管理中有效運用信息技術的重要途徑。

一、信息技術對高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理工作充分運用信息科技具有十分重要的意義，具體表現在以下幾個方面：

首先，可以節約勞動力，提高工作效率。檔案管理工作本身就比較的復雜，還需要很多的勞動力進行答案的整理、歸檔以及收藏等，但是如果在高校檔案管理中采用信息科技，就可能改變傳統的方案管理方式，通過運用網絡信息等平臺進行檔案的規整，這樣就可以在最短的時間內完成較大的工作量，所以說信息科技的應用能夠改變傳統的檔案管理工作量大、效率低以及效果不明顯等特征。

其次，提高高校檔案管理的現代化水平，促進檔案整理更加的規范化。在高校檔案管理中運用信息科技，一方面能夠促進高校檔案管理工作更加有序的開展，通過使用信息科技，可以實現大量信息的快速存儲，而且能夠克服傳統檔案管理中檔案丟失等不足，使得檔案管理工作更加有序、科學，能夠促進高校檔案管理更加的自動化和系統化，只要通過設置程序進行查詢，就可以很快查找信息，這樣就節省了大量人力和物力，促進檔案管理現代化水平的提升。

最后，信息技術的運用能夠使得檔案管理更加系統、全面。可以說信息技術的普及是一次全新的更新，給檔案管理工作帶來全新的發展機遇，通過引用信息科技能夠改變傳統的檔案管理方式，而且通過檔案管理的系統和軟件，能夠讓檔案管理更加的全面，把復雜的檔案管理變得更加系統化、程序化。在高校的檔案管理中只需要建立一個網絡的平臺，就可以解決所有檔案規整的麻煩問題。

二、當下高校檔案管理管理中信息技術應用的發展現狀及存在的問題

隨著我國信息科技的不斷普及，高校的檔案管理工作面臨帶著全新的發展機遇和嚴峻的挑戰，一方面，信息技術能夠給高校檔案管理帶來更加現代、科技的手段，另一方面又苦于缺乏經驗，運用現代信息技術的程度有效，因此，在信息科技條件下，我國高校檔案管理工作存在以下的發展現狀及問題：

第一，缺乏信息化檔案管理的軟件及硬件條件。為了推廣信息科技在高校檔案管理中的應用，必須要配備計算機、打印機、掃描儀等現代設備，這樣才能開展工作，但是由于高校對于信息化的檔案管理工作不重視，使得各種硬件設備嚴重不足，導致高校檔案管理的方式依然陳舊、落后。另外，信息技術的運用也需要相關的系統軟件，這種軟件需要購買，且非常的昂貴，這樣就使得高校的檔案管理的信息化程度比較低。正所謂“巧婦難為無米之炊”，缺乏信息技術的軟件和硬件設備，導致工作無法正常開展。

第二，檔案管理非常的簡單，缺乏系統性和規范性。隨著我國高校的不斷擴張，檔案管理的工作量不斷地加大，加之部分學校對于檔案管理工作不重視，使得高校的檔案管理工作趨于形式，檔案中的內容非常簡單，除了成績及個人信息外，其他方面的信息統計非常的少，這樣就會使得學生的檔案資料少，不利于畢業后用人單位依據其檔案進行選拔人才。部分院校甚至是畢業之前找學生填充檔案信息，導致檔案管理缺乏規范性，還有可能造成信息檔案造假的現象。

第三，檔案的造假以及檔案丟失現象屢禁不止。檔案作為評價學生大學生活和學習的唯一資料，如果高校檔案管理工作中缺乏專門的管理人員及保護措施的話，就會造成檔案的丟失，一旦丟失如果沒有網絡信息檔案的話，就會造成無法挽回的損失。即使不丟失，會造成工作人員的隨意更改信息，導致檔案失真，影響到學校的信譽和形象。

第四，檔案管理人員結構老化，運用信息科技的水平比較低。高校的檔案管理工作人員多為年紀比較大的同志，他們運用信息科技的水平比較低，這在一定程度上也影響到了檔案管理的信息化水平。

第五，檔案管理方式依然落后，缺乏科學的管理體系。檔案管理工作作為學校管理的重要組成部分，但是在管理的過程中依然采用傳統的管理方式，不僅造成了工作的難度，而且導致檔案管理繁重的人力、物力投入，雖然強調無紙化管理，但是在現實工作中管理方式依然落后，或者是停滯，導致高校檔案管理工作面臨著嚴峻的工作任務而無法有效地解決。

三、高校檔案管理充分運用信息科技的有效途徑

鑒于信息科技的運用對于高校檔案管理的重要意義，必須要尋求有效的途徑，切實創新高校的檔案管理方式，提高檔案管理的信息化水平。因此，可以從以下幾點進行有效的探索：

第一，加強對高校檔案管理信息化的重視程度，通過增加投入，完善軟硬件設施。為了開展高校檔案管理的信息化工作，首先要完善信息化所需的軟硬件設施，這就需要高校加強檔案管理信息化的重視程度，加大投入的力度，尤其是資金的投入力度。一方面加大對檔案管理工作配備計算機等信息技術設備，完善硬件條件，確保檔案管理信息化工程的展開；另一方面購買檔案管理的軟件，這樣完善軟件條件，才能夠開展檔案管理的網絡化辦公，從而節省大量的勞動力開展手動的檔案整理方式。

第二，建立現代化檔案管理信息平臺，推動無紙化檔案管理。為了真正的改變傳統的檔案管理方式，必須要建立現代化的檔案管理信息平臺，通過計算機操作，完成檔案管理的一系列流程，比如添加信息、轉移檔案、查閱檔案等工作。所以，高校要充分的運用互聯網信息技術，通過完善信息平臺，加強檔案管理的網上辦公。另外，要加強推廣和完善檔案管理的網絡系統，這樣就可以打破地域的限制，保證招聘單位能夠在網絡上進行信息檔案的篩選，同時，學生也可以通過檔案管理系統進行個人信息的查詢和下載。

第三，提高檔案管理人員的綜合素質，尤其是信息科技的運用技術。檔案管理的信息化工作也都是通過人力來進行操作，因此，必須要提高檔案管理人員的綜合素質，尤其是其計算機軟件的操作水平，只有檔案管理人員懂計算機、會用計算機等信息技術設備，才能提高工作效率，確保操作的更加規范和科學，因此，面對當下檔案管理人員老化、知識結構不完整的現象，高校應該完善檔案管理人員的隊伍，通過招聘新員工，充實新鮮的血液，另一方面，加大培訓，提高現有人員的計算機水平。

第四，建立完善的檔案信息化管理體系，規范檔案管理工作，提高檔案管理的水平，有效的減少檔案丟失現象。為了更好的開展檔案管理信息化工作必須要建立一個體系和制度，這樣才能夠指導工作的規范開展。面對當下檔案丟失的現象，必須要制定相關制度，通過制度約束和監督日常工作的開展，從而提高檔案管理的規范化水平，確保工作人員按照檔案管理的流程制度辦事，這樣才能夠減少檔案丟失、漏項的現象，提高檔案管理的信息化水平。

第五，加強檔案管理信息化的安全性和保密性。檔案管理信息化使得檔案信息管理具有開放性和共享性，這樣為查詢信息提供了便利，但是同時也帶來較大的隱患，一旦信息被竊取和泄露就會給學生帶來困擾和危險。因此，必須要加強檔案管理信息化的安全性和保密性工作，提高檔案管理人員的職業道德，避免檔案信息篡改等行為。

總結

信息科技的應用改變了傳統的高校檔案管理現狀，對于高校檔案管理具有十分重要的現實意義，但是由于高校檔案管理工作存在著觀念落后，設備落后以及人員素質差等現狀，所以，為了充分運用信息科技技術，高校檔案管理必須要創新理念，完善檔案管理設備的軟硬件，同時，提高檔案管理人員的綜合素質等舉措，切實開創我國高校檔案管理工作的新局面。“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，在高校檔案管理中充分地運用信息科技需要不斷地創新和嘗試，這樣才能夠提高檔案管理的現代化水平。

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