淺談企業檔案管理社會化

施春芳

摘要：企業在發展過程中，檔案管理是比較重要的組成部分，在很多方面都會造成特別大的影響。從客觀的角度來分析，企業檔案管理的社會化，是比較主流的趨勢。文章就此展開討論，并提出合理化建議。

關鍵詞：企業；檔案管理；社會化

相對而言，企業檔案管理的難度較高，在很多方面都必須騰出較多的時間來進行處置。可是現下的企業競爭非常激烈，在很多地方都會產生較大的影響，為了能夠減少檔案管理帶來的壓力，通過社會化的方法進行解決，具有較高的可行性，基本上不會出現嚴重的損失。

一、企業檔案業務外包需求分析

（一）大型國有企業檔案業務外包需求

大型國有企業在經營過程中，自身的檔案數量是比較多的，同時在很多方面都會得到特別多的關注。從客觀的角度來分析，大型國有企業在檔案業務的外包方面，是存在一定需求的，但是自身的很多工作都存在明確的準則，在加上近年來的檔案管理工作體系不斷健全，因此大型國有企業的檔案管理社會化，還是處于嘗試的階段，很多工作都是在淺嘗輒止以后，進行積極的總結與分析，然后在決定下一個階段的工作是否繼續拓展[1]。與一般的企業有所不同，大型國有企業的檔案工作，會直接受到所屬地區的檔案行政管理部門干預，必須在很多的國家法律、條文上積極的遵守，這其中包括《檔案法》、《企業檔案管理規定》等等，每一份文件的出臺和遵守，大型國有企業都必須做好帶頭領導作用。在檔案社會化方面，大型國有企業可以嘗試，但不能過分的推廣，一定要在充分的掌握情況和方式方法以后，再將社會化的檔案管理方法應用，避免對固有的工作造成嚴重的沖突。

（二）房地產開發類企業檔案業務外包需求

企業檔案管理社會化的趨勢在出現以后，不同企業所展現出的檔案管理內容，具有很強的差異性特點。分析認為，房地產開發企業，是我國的主要企業組成部分，在很多地方都會產生特別大的影響。尤其是在現階段的國家建設中，房地產開發企業承擔的工作任務較為繁重，想要將企業檔案管理更好的完善，社會化的道路是不可或缺的組成部分[2]。從已經掌握的情況來看，房地產開發類企業檔案業務的外包需求，主要是在以下幾個方面表現突出：首先，房地產企業的檔案類型較多，同時又有很多的核心檔案，涉及到城市開發、國家規劃、社會戰略部署等，這類機密的檔案，是絕對不能通過社會化的管理方法實施的，必須嚴格按照國家的規范標準，在內部開展檔案管理，要減少數據、信息的泄露情況，從而在多個方面，掌握好房地產開發類企業的檔案管理水平，減少工作當中的漏洞。

（三）生產型企業檔案業務外包需求

在眾多的企業類型當中，生產型企業是最常見的企業，同時對居民的生產、生活等，都會產生特別大的影響，在很多方面都需要提高關注度。首先，該類型企業在日常工作中，生產加工任務特別的繁重，必須要加班加點的完成，不僅要追求生產的速度，還必須在生產的質量上大幅度的提升。此時，如果可以將檔案管理按照社會化的模式做出轉變，能夠為生產型企業提供更多的外部幫助，在內部管理的協調性方面，也可以擁有較多的支持。其次，生產型企業在經營當中，與很多的企業都存在密切的聯系，大量的訂單和項目合作，直接拉動了相關行業的進步，在國家快速發展的今天，生產型企業得到了重視程度較高。

二、提供檔案業務外包服務的供應方分析

對于企業檔案而言，這是非常敏感的信息和數據，雖然檔案管理社會化的可行性較高，但是在很多方面，都不能出現忽視的現象，必須從長遠的角度來考慮，盡量的減少檔案管理當中的一些隱患和矛盾。分析認為，提供檔案業務外包服務的供應方，還是處于建設的階段。供應方本身必須得到國家的認可，同時與相關部門存在密切的關系，能夠在法律法規的外部約束下，以及國家相關政策的支持下，有效的開展社會化檔案管理工作。另外，檔案中介組織提供檔案服務日益呈現出廣闊的市場空間，隨著檔案行政管理部門加大規范管理力度，檔案中介組織將為未來更為深入和廣泛的企業檔案管理社會化趨勢提供強有力的市場支撐。由此可見，企業檔案管理社會化工作的開展，在今后還有很多的方面要積極的探討，必須對工作上的成果不斷總結分析，盡量的將外包服務按照體系化的模式來完成，避免造成嚴重的惡性循環。

三、企業檔案管理社會化的對策

我國的企業發展是比較迅速的，對于各個行業所產生的影響較為突出。結合以往的工作經驗和當下的工作標準，認為企業檔案管理社會化的對策，可從以下幾個方面完成：第一，必須將企業的類型作出詳細的劃分，不同企業在檔案管理社會化的允許空間上，要得到嚴格的限制，減少檔案管理的混亂問題。第二，在開展檔案管理社會化過程中，相關部門的監督和審查力度，都要不斷的提升，要確保提供服務的企業，能夠將檔案管理更好的完成，避免造成丟失和缺損現象。

四、總結

本文對企業檔案管理社會化展開討論，現階段的工作實施中，還是處于實踐階段，并沒有在全國范圍內大量的推廣。企業檔案管理正面臨非常重要的轉變階段，管理社會化工作需要深入的探討，不斷去調查研究，要搜集較多的數據開展分析，這樣才能在今后的工作中，創造出更高的價值。

參考文獻：

[1]董娟.企業檔案管理社會化問題初探[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（01）：49-50.

[2]鄧純.淺談企業檔案管理社會化[J].辦公室業務，2014（23）：177+183.