淺析高校檔案現狀的服務工作研究理論

滕增強

【摘 要】檔案對于每個人是身份、履歷的確定，并且對今后工作問題以及退休等方面都息息相關。本文通過對高校檔案管理的現狀進行分析，并提出一些建議。

【關鍵詞】高效檔案；服務工作；理論研究

一、高效檔案管理

高校的檔案工作對于大學生來說是關鍵的一個環節，個人檔案直觀的反應一個人在學生生涯中的成長以及重要的信息數據，比如該學生在高校中，形成的學習信息以及在學習生活中的各種獎勵、表現等，均可以在人事檔案中表現出來，隨著學生步入社會，檔案中涵蓋的內容也大大增加，記錄的內容也更加詳細與細致。因此檔案的全面反映一個大學生全部學習履歷，對步入社會進入工作單位都具有非常重要的意義。高校對大學生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現狀與水平。

二、高校檔案管理意識薄弱

隨著社會的快速發展，高校中對于學生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當做一件重要的事看待。每年面對眾多的畢業生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯誤百出，甚至有檔案丟失現象發生，這給學生造成很大的麻煩，也給學校管理帶來負擔。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會將這些有缺失的檔案進行簽收備案，這樣就會使畢業生的參考價值大打折扣，嚴重的會影響到工作單位對畢業生的招收問題。

（一）高校檔案管理水平較低

在我國存在的普遍情況就是高校中負責管理檔案的人員不僅僅專業知識不過硬，工作也不盡心盡責，這對學生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠的落后地區，對于檔案管理的信息化技術缺乏，檔案管理人員業務不專業等因素，導致學生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對著歷年學生的增加和累計，非信息化的手抄式檔案管理已經無法與社會進步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質量與水平也與社會大環境的水平相差較遠。很多畢業生的檔案中除了歷年的學習成績之外其他獲獎以及社會實踐的信息全無，導致應聘工作時，工作單位需要考核員工綜合實力時，學生的素質與個人能力無法得到真實的反應，對畢業生的個人發展帶來一定的影響。

（二）高校檔案管理人員的素質問題

高校管理學生檔案的人才服務中心，對于大學生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學生服務的內容，認真完成招聘企業以及畢業生需要的檔案等咨詢服務。高校檔案管理工作是需要很強的專業知識和良好的工作態度，才能在每年高校畢業季繁忙的工作中耐心的為畢業生提供服務與指導。部分高校人才服務中心在處理檔案問題時工作效率較低，工作態度不積極，畢業生會因為檔案的問題得不到及時的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠落后的地區更甚，人才服務中心缺乏專業的檔案管理服務人員，對檔案管理的知識與技能并不嫻熟，對于畢業生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質量。

三、高校檔案管理發展的方向

隨著科技的快速發展和社會的不斷進步，檔案管理勢必要提高專業度才能更好的配合社會的人才需要，更好的為培養人才而服務。

（一）高校檔案管理信息化

高校的規模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數也在不斷的遞增，檔案數量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統的紙質模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發展。傳統檔案管理模式已經無法適應當前檔案工作量巨大的現狀，并且紙質的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數字化是檔案管理發展與進步的必然趨勢。

檔案管理信息化就是利用電子計算機把檔案原件掃描并存儲到計算機，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質檔案存放的繁復性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風險性，還便于招聘畢業生查檔、調檔。在存儲學生檔案的時候也要注意對文檔進行保密處理，因為檔案中多存儲的是高校的學生以及在校職工的個人詳細資料，如果不妥善保管發生遺漏、丟失、泄密等事情發生，尤其是在當今科技發達的互聯網時代，都會在不同程度上對學生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對檔案工作造成不必要的影響。

（二）高校檔案管理制度化

要想提高高校檔案管理的水平與質量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學生檔案管理在高校檔案管理中占據著重要的地位，因此必須建立相關的規章制度進行管理，這樣可以速進大學生檔案管理工作完善、有效的進行。在遵循國家規定的相關檔案管理法律法規為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴格遵守。只有規范的檔案管理規章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質量、效率，并且檔案管理人員也會加強對工作的認識度，從根本上促進檔案管理工作越來越規范、越來越完善。

四、結語

高校檔案管理對于當前社會人才的培養與管理都有比較重要的意義，人才服務中心的大學生檔案管理人員也應明白其重要性并加強服務意識、端正服務態度，利用高科技、信息化的便利把高校學生檔案管理質量提高一個新層次。

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